Порядок переходу на виплату заробітної плати готівкою та ведення касових операцій

Так, роботодавець може змінити спосіб виплати заробітної плати працівнику з безготівкового на готівковий. Для цього необхідно дотриматися процедури, встановленої трудовим та касовим законодавством.

Коротко:

Для переходу на виплату зарплати готівкою працівник має надати письмову заяву. На підставі цієї заяви підприємство отримує готівку в банку, оприбутковує її в касі за допомогою прибуткового касового ордера (ПКО), а потім видає працівнику за видатковим касовим ордером (ВКО) або за відомістю на виплату готівки. Усі ці операції обов'язково відображаються у касовій книзі, а підприємство повинно дотримуватися правил касової дисципліни, встановлених Положенням НБУ №148.

Детальний аналіз процедури

Крок 1: Отримання заяви від працівника

Законодавство надає працівнику право обирати спосіб отримання заробітної плати.

Обґрунтування:  частина 5 ст. 24 Закону про оплату праці встановлює, що «за особистою письмовою згодою працівника виплата заробітної плати може здійснюватися через установи банків». Це означає, що виплата на картку є опцією, яка потребує згоди працівника. Якщо працівник відкликає свою згоду або висловлює бажання отримувати зарплату готівкою, роботодавець повинен забезпечити таку можливість.

Дії: 

• працівник повинен написати заяву на ім'я керівника підприємства у довільній формі з проханням виплачувати його заробітну плату готівкою через касу підприємства. Наприклад: «Прошу, починаючи з (дата), виплачувати належну мені заробітну плату готівкою через касу підприємства»;
• роботодавець затверджує відповідний наказ про зміну способу виплати.

Крок 2: Організація виплати готівкою та касова дисципліна

Після отримання заяви бухгалтерія повинна організувати процес виплати з дотриманням касової дисципліни. Основний регулюючий документ — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148 (далі — Положення №148).

Отримання готівки в банку

Підприємство отримує необхідну суму готівки для виплати зарплати зі свого поточного рахунку в банку.

Оприбуткування готівки в касі

Отримана з банку готівка обов'язково оприбутковується в касі підприємства. На суму отриманої готівки складається прибутковий касовий ордер (ПКО) і робиться відповідний запис у касовій книзі (п. 25 Положення №148).

Документальне оформлення виплати

Видача готівки з каси оформлюється видатковими касовими ордерами (ВКО) або відомістю на виплату готівки (п. 26 Положення №148).

Відомість на виплату готівки

Зручніше використовувати, якщо зарплату готівкою отримують декілька працівників. На загальну суму виданої за відомістю готівки складається один ВКО.

Видатковий касовий ордер

Складається на кожного працівника окремо, якщо виплата є разовою або для невеликої кількості осіб. В даному випадку на одного працівника.

Крок 3: Ведення звітності по касі

Так, при здійсненні готівкових розрахунків обов'язково потрібно вести касову книгу та дотримуватися інших вимог касової дисципліни.

Касова книга

Усі операції з надходження (ПКО) та видачі (ВКО) готівки повинні щоденно відображатися у касовій книзі.

Ліміт каси

Підприємства (крім мікропідприємств та деяких інших винятків) зобов'язані встановити ліміт залишку готівки в касі. Однак, згідно з п. 18 Положення №148, готівка, отримана в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, може зберігатися в касі понад установлений ліміт протягом п'яти робочих днів, включаючи день отримання готівки в банку.

Депонування невиплаченої зарплати

Якщо працівник не отримав зарплату у встановлений строк (протягом 5 днів), сума невиплаченої зарплати депонується. Касир у відомості на виплату готівки навпроти прізвища такого працівника ставить штамп або робить напис «Депоновано» і складає реєстр депонованих сум (п. 31 Положення №148).

Бухгалтерський облік

Операції з виплати зарплати готівкою відображаються так:

Отримання готівки з банку в касу:

• Дт 301 «Готівка в національній валюті»;
• Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті».

Виплата заробітної плати з каси:

• Дт 661 «Розрахунки за заробітною платою»;
• Кт 301 «Готівка в національній валюті».

Депонування невиплаченої зарплати (за потреби):

• Дт 661 «Розрахунки за заробітною платою»;
• Кт 662 «Розрахунки з депонентами».

Висновки та рекомендації:

1. Обов'язково отримайте письмову заяву від працівника. Це є юридичною підставою для зміни способу виплати;
2. Суворо дотримуйтесь вимог Положення №148: правильно оформлюйте ПКО та ВКО, ведіть касову книгу, дотримуйтесь строків зберігання готівки для виплати зарплати;
3. Призначте відповідальну особу (касира або іншого працівника за наказом) за ведення касових операцій.