Як організувати касові операції в ресторані?

Запитання:

Ресторан працює кожного дня. В штаті директор та головний бухгалтер працюють 5 робочих днів на тиждень, а менеджери та решта персоналу – за графіком 2 через 2 дні. Касира взяли теж з графіком 2 через 2 дні, тобто касир також працює не кожного дня, а касові операції здійснюються щодня. Готівкову виручку (суми невеликі) не здають до банку, а видають у підзвіт. Решта готівки зберігається на місці касира у сейфі. Вилучення готівки з РРО робиться щодня, розмінна монета у грошовий ящик вноситься на початку робочого дня також щодня. 

В посадовій інструкції менеджера прописаний функціонал касира, касову книгу веде касир (менеджер згідно з його посадової інструкції). 

Чи можна в порядку оприбуткування готівки та складанні касових ордерів на підприємстві прописати, що менеджер має виписувати ПКО, також він може підписувати ВКО замість директора та головного бухгалтера у їх вихідні (чи у разі відсутності через відпустку тощо)? Тоді  в касовій книзі буде підпис одного працівника (менеджера чи касира) за касира та бухгалтера; у ВКО у вихідний день буде підпис одного працівника (менеджера чи касира) за керівника, головбуха та касира. 

Відповідь:

Враховуючи порядок ведення касових операцій, встановлений Положенням №148, доходимо висновку, що касир на підприємстві повинен бути один, тобто за касу повинна відповідати одна людина, а не декілька. Положенням №148 не передбачено змінну роботу касира та регулярне передавання повноважень касира від одного працівника до іншого. Докладніше ця тема розглянута тут>>

Від цього й потрібно відштовхуватися під час організації касових операцій в даному випадку. Також потрібно врахувати щоденну потребу підприємства у готівці та з’ясувати, чи доцільно передавати готівку з місця розрахунків (яким є РРО у залі ресторану, причому їх може бути декілька) до головної каси підприємства. Якщо ресторан один, то й головна каса теж повинна бути одна. Якщо підприємство має декілька ресторанів, то кожний з них може мати власну касу за наявності однієї головної каси. Тоді на підприємстві буде старший касир та інші касири. Підприємство може й не організовувати касу в кожному ресторані, в такому випадку виручка всіх ресторанів збирається в одній головній касі підприємства, за яку відповідає один працівник – касир.

Отже, весь функціонал касира (приймання, видача готівки, ведення касової книги) може бути покладений тільки на одну особу, причому саме ця особа повинна також і здавати готівку в банк (за необхідності). Функціонал касира може виконувати як окремий працівник – касир, так і будь-який працівник за суміщенням (наприклад, менеджер). Не можна ділити функції касира між різними працівниками.

Якщо працівник, на якого покладені обов’язки касира, працює позмінно, то слід врахувати, що Положенням № 148 не передбачено наявність декількох касирів на підприємстві, які працюють позмінно, тобто не можна так, що два дні працює один касир, два дні – другий.

Якщо касир на підприємстві один, то касові операції не повинні виконуватись в ті дні, коли такий працівник не працює через те, що у нього вихідний. Як варіант, слід організувати щоденну роботу касира, в тому числі на умовах п’ятиденного робочого тижня з двома вихідними днями. Тоді у ці два вихідні дні ресторан не здає готівку до головної каси, а накопичує її у скриньці РРО на місці проведення розрахунків. У перший день нового робочого тижня цю виручку можна внести з РРО до головної каси. Щоденне вилучення всієї готівкової виручки зі скриньки РРО не є обов’язковим, виручку можна залишати в РРО на кінець дня.

Нажаль, у вихідний день касира не можна буде вилучити готівку з РРО для надання її у підзвіт працівникам підприємства та для інших касових операцій, бо це касові операції, які не можуть бути проведені без участі касира. У вихідний день можна тільки вилучити готівку з РРО для внесення її на рахунок у банку або для інкасації. 

Касову книгу може вести тільки касир – п. 40 Положення №148.

Складання прибуткових та видаткових касових ордерів не входить до функціоналу касира і зазвичай покладається на бухгалтера, але п. 32 Положення №148 допускає виконання цього обов’язку іншою відповідальною особою (в даному випадку – менеджером).

Керівник підприємства може надати повноваження з підписання прибуткових та видаткових касових ордерів, касової книги іншим працівникам (менеджерам тощо). На відміну від касира, таких працівників може бути декілька. Головне, щоб ці повноваження входили в посадові обов’язки таких працівників.

Також не забороняється уповноважити одну людину на підписання касових ордерів за керівника і головного бухгалтера, але при цьому втрачається частина контролю за витрачанням коштів, тому що видаткові касові ордери будуть підписуватися однією людиною, а не двома. 

Нагадаємо, що підприємства мають право тримати в касі залишок готівки в межах ліміту каси. До ліміту каси включається залишок готівки в головній касі та в усіх РРО.

Станом на теперішній час фінансової відповідальності за перевищення ліміту каси не встановлено, а є тільки адміністративна відповідальність за ст. 164-4 КУпАП, та й то не за перевищення ліміту, а за порушення термінів здавання готівкової виручки до банку. Докладніше про це читайте у новині, а також у нашій аналітиці, в розділі «Відповідальність за перевищення ліміту каси». Зокрема, в аналітиці ми звертаємо увагу на те, що протоколи за порушення ст. 164-4 КУпАП складають працівники Нацполіції (ст. 255 КУпАП), а ймовірність накладення адмінсанкцій органами поліції за несвоєчасне здавання виручки протягом двох місяців з дня вчинення правопорушення практично нульова.

Також немає й прямих санкцій за порушення приписів Положення №148 щодо організації касових операцій на підприємстві в частині описаних вище ситуацій. КУпАП містить ст. 164-2, яка передбачає адміністративну відповідальність за ведення бухобліку з порушенням встановленого порядку. Але накладати адмінсанкції за цією статею мають право органи державного фінансового контролю, у завдання яких не входить контроль ведення бухобліку на підприємствах приватного сектору економіки (ст. 234-1 КУпАП, ст. 8 Закону №2939).

Висновки:

1. Касир (або старший касир, якщо підприємство має декілька кас) на підприємстві може бути тільки один, касир (старший касир) не може працювати позмінно;
2. Обов’язки касира можна покласти на будь-якого працівника підприємства;
3. Передавати готівку з місць розрахунків з клієнтами (зі скриньок РРО) до головної каси і можна тільки в робочі дні касира;
4. Необов’язково щоденно передавати готівку з РРО до головної каси;
5. Видавати готівку у підзвіт або на інші потреби можна тільки з каси підприємства за видатковим касовим ордером у робочі дні касира;
6. Вести касову книгу та здавати готівку до банку може тільки касир;
7. Обов’язки складання та підписання касових ордерів можуть покладатися на інших працівників;
8. Немає відповідальності за перевищення ліміту каси та за порушення Положення №148 в частині організації касових операцій на підприємстві.

***

Додатково читайте: Директор виконує обов’язки касира: як оформити та оплачувати? (матеріал актуальний також і для ситуації, коли обов’язки касира виконує менеджер)