Чи можна відшкодувати витрати, якщо працівник загубив чек?

Зразу зауважимо, що законодавчо не передбачено формування дубліката чеку. Більш детально див. тут.

На цьому наголошують і податківці в своїй консультації в ЗІР (109.10): «Чи передбачено створення у паперовій та/або електронній формі РРО та/або ПРРО дублікату касового чеку у тому числі у разі його втрати?».

Тобто якщо працівник не надасть чек, то відповідно пальне буде вважатися безоплатно отриманим. Для визначення обсягу отриманого пального необхідно провести інвентаризацію і визначити первісну вартість.

У разі безоплатного отримання первісною вартістю запасів є їх справедлива вартість з урахуванням витрат, передбачених п. 9 П(С)БО 9 (п. 12 П(С)БО 9).

З цього випливає, що комісія, створена на підприємстві за розпорядженням (наказом) керівника, встановить справедливу вартість безоплатно отриманого пального. Справедлива вартість — це сума, за якою можна продати актив за звичайних умов на певну дату (див. п. 4 П(С)БО 19). Отже, по суті, це його ринкова ціна.

Відображення в обліку: Дт 203 Кт 718 — безоплатно отримано пальне.

Якщо ТОВ вирішить компенсувати витрати, тоді такі витрати будуть додатковим благом для працівника відповідно оподатковуватимуться ПДФО та ВЗ. Відображення в обліку додаткового блага див. тут.

Подорожній лист та ТТН підтверджують факт використання пального, а не придбання.

Отже:

• Пальне, отримане без підтвердних документів, є безоплатно отриманим для ТОВ;
• Вартість безоплатно отриманого пального включається до складу інших доходів та збільшує фінансовий результат до оподаткування;
• Права на податковий кредит з ПДВ немає, оскільки відсутня зареєстрована ПН;
• Якщо ТОВ планує відшкодувати витрат без належних документів, то для працівника це буде додатковим благом, що потребує утримання ПДФО та ВЗ.