Електронні чеки РРО/ПРРО у відрядженні у 2026 році: візуалізація та ризики за Законом про ТРО і позицією ДПС (аудіоверсія)

Документи, що підтверджують витрати в електронній формі

Згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, фактичні витрати на відрядження підтверджуються документами, що засвідчують їх вартість, у паперовій або електронній формі.

Відповідно до ст. 2 Закону про РРО, розрахунковий документ (фіскальний чек) може створюватися як у паперовій, так і в електронній формі (через класичний РРО або програмний РРО – ПРРО).

Якщо фіскальний чек створено в електронній формі відповідно до вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 №851-IV та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 №2155-VIII, підзвітна особа має право надати його візуалізовану версію. За роз’ясненням податкових органів у Базі знань ЗІР, категорія 109.14, візуалізований розрахунковий документ, створений в електронному вигляді, не вважається копією та за правовим статусом прирівнюється до оригіналу.

Якщо оплата здійснювалася особистою чи корпоративною карткою працівника, обов’язковим є також надання документа, що підтверджує виконання операції з використанням платіжного інструменту: виписки банку та/або відомостей з рахунку в паперовій чи електронній формі (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).

Зверніть увагу: за правилами пп. 170.9.4 ПКУ Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, обов’язково складається та подається лише тоді, коли виникає оподатковуваний дохід (наприклад, неповернені вчасно кошти або витрати без підтвердних документів) або якщо працівник використовував готівку понад суму добових. Якщо всі витрати оплачені карткою безготівково і оподатковуваного доходу немає, працівник надає підтвердні документи та банківську виписку без складання форми Звіту.

Що є «візуалізованою версією» чека та статус XML-файлу 

Візуалізована версія — це відображення електронного документа у формі, придатній для сприйняття людиною (графічне відображення на екрані пристрою, файл у форматі PDF/зображення або його роздруківка на паперовому носії), що містить обов’язкові реквізити та дійсний QR-код, передбачені наказом Мінфіну від 21.01.2016 №13. Факт фіскалізації та реквізити чека можна автентифікувати через сервіс ДПС «Пошук фіскального чека». Скріншот або роздруківка сформованого електронного чека з сервісу ДПС містить повний набір обов'язкових реквізитів і є належною візуалізованою формою.

XML-файл — це структурований набір цифрових даних, який не є людиночитабельним відображенням. Сам по собі XML-файл не є візуалізованою версією чека, проте накладений кваліфікований електронний підпис (КЕП) або печатка суб’єкта господарювання забезпечує цілісність таких даних при автоматизованому електронному документообігу. Для підтвердження витрат у паперовому документообігу (або долучення до паперового звіту, якщо він складається) подається саме роздрукована візуалізована форма електронного чека. За наявності електронного документообігу на підприємстві файл чека може передаватися в електронній формі.

Паперові чеки, їх фотокопії та скани: ризики відшкодування

Відповідно до п. 20 розділу II Положення №148 підтвердження витрат здійснюється виключно на підставі оригіналів розрахункових документів. Згідно зі ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронна копія паперового документа (фотографія чи скан-копія) є копією, а не оригіналом електронного документа.

Підзвітна особа не має права надавати копію розрахункового документа (База знань ЗІР, категорія 109.14). Той факт, що дані паперового чека можна перевірити в базі даних ДПС, не перетворює фото паперового чека на оригінал електронного документа. Створення дубліката втраченого паперового чека через РРО чи ПРРО законодавством не передбачено.

Податкові наслідки компенсації за копією/сканом 

Якщо підприємство компенсує витрати на підставі фото чи скану паперового чека за відсутності фізичного оригіналу, така сума визнається надміру витраченими коштами за п. 170.9 ПКУ і тягне за собою необхідність складання Звіту про використання коштів та оподаткування:

• ПДФО за ставкою 18% із застосуванням «натурального» коефіцієнта за п. 164.5 ПКУ: 100/(100 − 18) = 1,219512; 
• Військовим збором за ставкою 5% від нарахованої суми доходу без застосування підвищувального коефіцієнта. 

Винятком у правозастосовній практиці є використання підприємством витягу з Електронного кабінету платника як самостійного підтвердного первинного документа для обліку ПММ (див. ІПК ДПСУ від 18.10.2024 №4920/ІПК/99-00-07-03-02). Проте без отримання власної індивідуальної податкової консультації застосування такого підходу несе високі фіскальні ризики під час податкової перевірки.

Строки зберігання

Первинні та підтвердні документи, включаючи оригінали паперових чеків та візуалізовані форми електронних чеків (разом із банківськими виписками), зберігаються юридичними особами не менше 1825 днів із дня подання відповідної податкової звітності згідно з пп. 44.3.2 ПКУ (для фізичних осіб – підприємців цей строк становить не менше 1095 днів за пп. 44.3.3 ПКУ). 

Висновки

• Електронний чек (ПРРО/РРО) підтверджує витрати за умови його візуалізації на папері (роздруківка з обов’язковими реквізитами та QR-кодом) або передачі в електронній формі в межах системи внутрішнього електронного документообігу;
• XML-файл не є візуалізованою версією документа; для цілей підтвердження витрат обов'язковою є людиночитабельна форма відображення (PDF, графічний вигляд або паперова роздруківка з реквізитами);
• Паперовий чек РРО повинен надаватися виключно в оригіналі. Фотографія, скан або ксерокопія паперового чека не замінюють оригінал, а виплата відшкодування за ними тягне обов'язок скласти Звіт і оподаткувати суму ПДФО (із коефіцієнтом 1,219512) та військовим збором (5%);
• Якщо відряджений працівник розраховувався безготівково і всі витрати підтверджені належними документами (без виникнення оподатковуваного доходу), Звіт про використання коштів взагалі не складається.