Авто в працівника краще орендувати, ніж компенсувати витрати

Відповідаючи на це запитання, слід прийняти рішення, яку форму договорів обирає роботодавець щодо ТЗ, приймаючи на роботу менеджерів.

Варіант 1. Використання власного авто може бути частиною трудового договору, де умовами буде встановлено використання авто для виконання трудових обов’язків. Причому таке використання компенсовуватиметься роботодавцем у певній сумі або в інший спосіб.

Варіант 2. Трудовий договір з менеджером окремо, а договір на використання авто — окремо. Найчастіше застосовується договір оренди ТЗ, укладений між працівником та роботодавцем зі встановленою орендною платою за відповідний період використання.

Якщо обирається перший варіант, то тут слід бути готовим до такого.

По-перше, такі відносини залишаються трудовими та регулюються відповідним нормами чинного трудового законодавства. Відповідно до ст. 125 КЗпП працівники, які використовують свої інструменти-1 для потреб підприємства, установи, організації, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію). Розмір і порядок виплати компенсації, якщо вони не встановлені в централізованому порядку, визначаються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з працівником.

1 -Тут слід розуміти, що автомобіль не входить у поняття «інструмент». Тобто прямої норми, яка б давала можливість компенсувати використання такого ТЗ працівником для виконання останнім трудових обов’язків, не встановлено. Податкові органи, наприклад, вважають, що забороняється виплата компенсації на підприємствах, на балансі яких перебувають легкові автомобілі або які орендують (використовують) автомобілі в інших юридичних та фізичних осіб (лист ДПСУ від 26.07.2006 р. №8393/5/17-0716). Натомість Держкомпідприємництва вважає, що й прямої заборони чи обмежень щодо використання власного автомобіля у службових цілях чинне законодавство не містить.

По-друге, такий варіант залишає право розпорядження та використання транспортного засобу працівникові. Відповідно використання такого ТЗ не обмежується лише робочим часом. У результаті оформлення великої кількості документів може зайняти багато часу, зокрема, для нарахування та підтвердження сум компенсації за ПММ, ремонт, паркування, інших необхідних затрат саме за час виконання трудових обов’язків.

Причому одним лише наказом про використання ТЗ у госпдіяльності та сумою компенсації тут не обійтись. У додатку до наказу слід також навести відповідний перелік документів, які мають бути оформлені працівником.

Тож з огляду на неузгодженість чинного законодавства щодо можливості компенсації використання власного ТЗ працівником для виконання ним трудових обов’язків найбільш прийнятним на практиці є другий варіант — оренда автомобіля працівника. I це навіть незважаючи на те, що договір оренди ТЗ з працівником укладається у нотаріальній формі (ч. 2 ст. 799 ЦКУ).

Усі витрати, пов’язані з використанням транспортного засобу, в тому числі зі сплатою податків та інших платежів, несе наймач згідно зі ст. 801 ЦКУ. Наймач також зобов’язаний підтримувати транспортний засіб у належному технічному стані.

За користування майном з наймача справляється плата, розмір якої встановлюється договором найму. Причому факт сплати не залежить від факту використання майна, якщо тільки таке майно не могло бути використане через обставини, за які наймач не відповідає (частини 1, 6 ст. 762 ЦКУ).

Отже, у другому варіанті експлуатація автомобіля роботодавцем здійснюється з оформленням наказу по підприємству на його використання у госпдіяльності та первинної документації згідно з Iнструкцією про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи (наказ Держкомстату від 17.02.98 р. №74), Нормами експлуатаційного пробігу автомобільних шин (наказ Мінтрансу від 08.12.97 р. №420), Нормами витрат пального і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті (наказ Мінтрансу від 10.02.98 р. №43)-1.

Щодо оподаткування сум компенсації та сум оренди, то тут різниці немає — в обох випадках сплачується ПДФО.

Єдиний соціальний внесок у такому разі не сплачується (див. лист ПФУ від 10.08.2011 р. №16534/03-20, «ДК» №45/2011)-2.

1 -Додатково див. ухвалу Вінницького апеляційного адміністративного суду від 29.08.2012 р. у справі №2а/0270/2573/12.

2 -Докладніше щодо питання оформлення оренди авто у фізособи та їх оподаткування див. у статті «Оренда автомобіля у фізособи», «ДК» №46/2012.