Електронний підпис у договорах та актах ФОП: ризики та норми закону №2155 у 2026 році (аудіоверсія)

Коротка відповідь

Так, можна. І договір між ФОП, і акти виконаних робіт (наданих послуг) можна підписувати електронним підписом — такі документи мають повну юридичну силу та визнаються контролюючими органами і судами.

Обґрунтування

1. Щодо підписання договору електронним підписом

Прирівняння до письмової форми

Відповідно до ч. 1 ст. 205 та ст. 207 Цивільного кодексу України правочин може вчинятися в електронній формі. Договір, зміст якого зафіксований в електронному документі та підписаний сторонами із застосуванням електронного підпису, вважається укладеним у письмовій формі.

Юридична сила

Згідно із ч. 12 ст. 11 та ст. 12 Закону України «Про електронну комерцію», електронний договір, підписаний сторонами за допомогою електронного підпису, за правовими наслідками прирівнюється до договору, укладеного у письмовій формі. При цьому згідно зі ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» кожний примірник електронного документа з обов'язковими реквізитами (включаючи підписи сторін) є оригіналом.

Статус КЕП

Кваліфікований електронний підпис (КЕП) має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію відповідності власноручному підпису згідно з ч. 4 ст. 18 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

2. Щодо підписання актів (первинних документів)

Законність в обліку

Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» первинні документи можуть бути складені в паперовій або електронній формі. Складені в електронній формі акти застосовуються в обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Завершення створення документа

Відповідно до ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Якщо документ двосторонній (як акт наданих послуг/виконаних робіт), його створення вважається завершеним у момент накладання підпису другою стороною (замовником).

Електронний акт, підписаний КЕП обох ФОП, є належним первинним документом, що підтверджує факт здійснення господарської операції та витрати/доходи для податкового обліку.

Практичні рекомендації для ФОП

Тип підпису

Найбільш універсальним і юридично безпечним для електронного документообігу є кваліфікований електронний підпис (КЕП). У відносинах між суб’єктами господарювання може застосовуватися також удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа (УЕП), якщо такий спосіб підписання погоджений сторонами та якщо законом, умовами відповідної інформаційної системи або конкретної процедури не встановлено обов’язкового застосування КЕП. ФОП може використовувати власний електронний підпис, виданий на нього як на фізичну особу: законодавство не вимагає окремого виду підпису виключно «для ФОП». Водночас у сертифікаті та/або супровідних реквізитах документа бажано, щоб можна було однозначно ідентифікувати підписувача як підприємця, зокрема за РНОКПП та даними про статус ФОП.

Умови в договорі

Укладати окремий договір про електронний документообіг не обов'язково, але в тексті самого договору доцільно закріпити пункт про те, що сторони визнають юридичну силу документів (договорів, додаткових угод, актів, рахунків), підписаних КЕП/УЕП та переданих через системи електронного документообігу чи узгоджені електронні канали.

Дата господарської операції

Зверніть увагу на ситуацію, коли сторони підписують акт у різні дні або навіть у різних звітних періодах. Для цілей бухобліку господарська операція відображається в періоді її фактичного здійснення (за датою складання акта).

Зберігання

Електронні договори та акти мають зберігатися в електронному вигляді разом із файлами підписів або у форматах з інтегрованими мітками часу (ст. 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»). Строк зберігання такий самий, як і для паперових документів. Звичайна роздруківка електронного документа є лише його копією, а не оригіналом.