Використання електронного документообігу в договірних відносинах

Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу (ст. 14 Закону №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Електронний договір – це домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов’язків та оформлена в електронній формі (п. 5 ч. 1 ст. 3 Закону №675-VIII «Про електронну комерцію»).

Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-телекомунікаційної системи, що використовується сторонами. Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв’язку (ч. 1 ст. 207 ЦКУ).

Підсумовуємо: 

Якщо сторони укладають договір, який відповідно до чинного законодавства має укладатись в письмовій формі – такий договір можна укладати в електронній формі. При цьому бажано в основному договорі прописати умови електронного документообігу, погоджені сторонами. 

Якщо йдеться про договір, щодо якого законодавством не встановлено вимоги щодо його письмової форми, але сторони уклали такий договір в паперовій формі і бажають здійснювати електронний документообіг щодо його виконання – бажано в основному договорі погодити порядок і умови такого документообігу. 

Якщо сторонами укладено письмовий договір в паперовій формі, яким не передбачений електронний документообіг, а сторони мають намір здійснювати саме такий документообіг то:

з одного боку – вважаю вони можуть це зробити, адже якщо обидві сторони погоджуються на обмін документами саме у такому форматі (тобто, відбулось направлення підписаного документу однією стороною і його підписання іншою стороною), то з огляду на принцип мовчазної згоди це є правомірним; 

з іншого боку – доцільно укласти додаткову угоду, якою визначити порядок електронного документообігу, адже інакше можуть виникати питання від ДПС наприклад, в разі блокування ПН.

Докладніше читайте тут>>

Висновки:

• Електронна форма договору: Договір, який за законом має укладатись в письмовій формі, може укладатися в електронній формі, але в ньому бажано прописати умови електронного документообігу;
• Погодження умов для інших договорів: Якщо закон не вимагає письмової форми договору, але договір укладений письмово, сторони можуть здійснювати електронний документообіг, попередньо узгодивши його порядок в основному договорі; 
• Додаткова угода для електронного документообігу: Якщо договір не передбачає електронний документообіг, сторони можуть обмінюватися електронними документами за мовчазною згодою, але доцільно укласти про це додаткову угоду для уникнення проблем, наприклад, із ДПС при блокуванні податкових накладних.