Розрахунок перехідних відпускних у 2026 році: приклад проводок, ЄСВ, ПДФО та звітність (аудіоверсія)

Пряма відповідь

Перехідні відпускні — це оплата відпустки, яка починається в одному місяці, а закінчується в іншому. Вони розраховуються на основі однієї середньої зарплати, але для бухгалтерського обліку, оподаткування (ПДФО, ВЗ, ЄСВ) та податкової звітності розподіляються пропорційно до календарних днів, які припадають на кожен із місяців відпустки.

Обґрунтування та правила роботи з перехідними відпускними

1. Розрахунок та виплата

• Єдиний розрахунковий період: Навіть якщо відпускні нараховуються на декілька місяців наперед, для їх обчислення визначають один розрахунковий період (зазвичай останні 12 календарних місяців перед місяцем початку відпустки) згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 №100.
• Строк виплати: Відпускні мають бути виплачені працівнику до початку відпустки (не пізніше дня, що передує дню її початку) відповідно до Кодексу законів про працю України, ст. 115 та Закону України «Про відпустки», ст. 21.

2. Бухгалтерський облік

Згідно з нормами Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5, пп. 1.6.1, суми нарахувань за час відпусток розподіляються пропорційно до часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці.

Підприємство в обліковій політиці може визначити один із двох підходів:

• Нарахування всієї суми в місяці виплати: Увесь обсяг відпускних відображається за Кт 661 у місяці виплати.
• Розподіл між місяцями: Сума відпускних нараховується частинами в тих місяцях, на які припадають дні відпустки (наприклад, із використанням резерву відпусток Кт 471 або рахунку 39 «Витрати майбутніх періодів»).

3. Оподаткування та застосування ПСП

• ПДФО (18%) та Військовий збір (5%): Нараховуються та сплачуються під час виплати відпускних.
• Перерахунок для ПСП: Згідно з Податковим кодексом України, пп. 169.4.1, для цілей застосування податкової соціальної пільги (ПСП) перехідні відпускні обов'язково відносяться до податкових періодів (місяців), за які їх нараховано.
• Межа ПСП: Якщо після розподілу дохід працівника за місяць не перевищує граничний ліміт для застосування ПСП (у 2026 році — 4 660 грн), до його доходу за цей місяць застосовується ПСП (базова ПСП у 2026 році становить 1 664 грн).

4. Особливості ЄСВ (22%)

Для перевірки максимальної бази нарахування ЄСВ (у 2026 році — 172 940 грн) та мінімального страхового внеску (у 2026 році — 1 902,34 грн за ставкою 22% від МЗП 8 647 грн) відпускні також розподіляються по місяцях.

• Донарахування до мінімальної бази ЄСВ: Якщо сума відпускних за майбутній місяць менша за МЗП (8 647 грн), донараховувати ЄСВ до мінімального рівня (із КТН «13») у місяці виплати відпускних заборонено. Це робиться лише після закінчення майбутнього місяця, коли відома остаточна сума доходу за цей місяць (відпускні + можлива зарплата за відпрацьовані дні).

5. Відображення в єдиній звітності

• Додаток Д1:
• Перехідні відпускні відображаються в Д1 за місяць, у якому їх фактично нараховано в бухобліку (за кредитом субрахунку 661).
• Вони показуються окремими рядками за кожен місяць, на який припадає відпустка.
• У графі 09 обов'язково зазначається код типу нарахувань (КТН) «10».
• У графі 10 вказується місяць та рік, на які припадає частина відпустки (наприклад, для майбутнього місяця — «072026»).
• Додаток 4ДФ:
• Відпускні включаються до загальної суми заробітної плати за звітний місяць та відображаються одним рядком за ознакою доходу «101». Розподіляти їх за місяцями у 4ДФ не потрібно.

Практичний приклад розрахунку

Працівник йде у відпустку з 25 червня по 10 липня 2026 року (6 календарних днів у червні, 10 днів у липні). Середньоденна зарплата становить 350 грн. У липні працівник не матиме інших нарахувань (весь місяць у відпустці та за власний рахунок).

1. Розрахунок відпускних:

• Частина за червень: 6 × 350 = 2 100 грн
• Частина за липень: 10 × 350 = 3 500 грн
• Загальна сума: 2 100 + 3 500 = 5 600 грн

2. Утримання при виплаті у червні:

• ПДФО = 5 600 × 18% = 1 008 грн
• Військовий збір = 5 600 × 5% = 280 грн

3. Нарахування ЄСВ у червні:

• ЄСВ на червневу частину: 2 100 × 22% = 462 грн
• ЄСВ на липневу частину: 3 500 × 22% = 770 грн (Обидва рядки відображаються у звіті за червень: рядок за червень із КТН «10» та рядок за липень із КТН «10»).

4. Донарахування ЄСВ до мінімального рівня за липень (виконується у липневому звіті): Оскільки дохід за липень (3 500 грн) менший за МЗП (8 647 грн), у звіті за липень розраховується додаткова база ЄСВ:

• Додаткова база = 8 647 − 3 500 = 5 147 грн
• Донарахований ЄСВ за липень = 5 147 × 22% = 1 132,34 грн (У Додатку Д1 за липень створюється рядок із КТН «13» на суму різниці 5 147 грн).