Як діяти, якщо квитки на відрядження та проживання відсутні, але наказ на відрядження є?

В економічній енциклопедії зазначається, що добові  - грошові суми, що виплачуються понад заробітну плату працівникам, які відбувають у службове відрядження, для покриття особливих витрат під час перебування у відрядженні, а також особам, яких переводять в іншу місцевість, — на час перебування в дорозі до нового місця роботи. 

Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за бюджетні кошти, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. №59. Для небюджетних роботодавців вона не є обов’язковою, тому таким підприємствам слід розробити власний регламентуючий документ про службові відрядження, за основу якого можна взяти норми Інструкції №59.

Розглянемо поняття добових, відповідно до Інструкції №59.

Добові – це окремий  вид витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи, понесені у зв'язку з таким відрядженням) (п. 15  розділу І Інструкції №59).

Також, у п.  12 розділу ІІ Інструкції №59 йдеться про таке: витрати, понесені у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

За кожний день (включно з днем вибуття та днем прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом із вимушеними зупинками), йому виплачуються добові (п.4 розділу ІІ Інструкції №59).

Якщо організація не фінансується з бюджету, направляючи працівників у відрядження, необхідно керуватися такими нормативно-правовими актами:

• КЗпП (ст.121, 127, 176, 177) – у частині регулювання трудових відносин із працівником, який відряджається;
• ПКУ (пп. 140.1.7, п. 170.9) – у частині відображення витрат на відрядження в податковому обліку.

Відповідно до ст. 121 КЗпП,   працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення й назад та витрати щодо найму житлового приміщення в порядку й розмірах, встановлюваних законодавством.

Сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. 

За відсутності наказу добові витрати не виплачуються.

Саме наказ про відрядження працівника є підставою для відшкодування йому витрат на відрядження, про це  зазначається в листі Мінфіну від 14.05.2015 р. №31-08030-16-10/15972.

Отже, стає зрозуміло, що є добові за відрядження, а також можуть бути витрати на відрядження, як оплата за транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), у тому числі електронні квитки та розрахункові документів про їхнє придбання за всіма видами транспорту, у тому числі на чартерні рейси; рахунки, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, у тому числі бронювання місць у місцях проживання; страхових полісів тощо. Такі витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат (п.12 Розділ ІІ Інструкція №59).

Перейдемо до ПКУ. Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ неоподатковувана сума добових витрат визначається в разі відрядження:

• у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
• до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Якщо такі підтвердні документи відсутні, то сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Також слід зазначити, що будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця, зокрема:

• запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що відряджає;
• укладеного договору чи контракту;
• інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю підприємства, що відряджає.

Такий перелік не є вичерпним, отже, може бути доповнено й іншими підтвердними документами.

Отже, немає підстав для невиплати добових працівнику, оскільки є наказ про відрядження.

Щодо компенсації інших витрат, то їх можна здійснити за наявності оригіналів підтвердних документів.