Оподаткування добових за відсутності підтвердження перебування працівника у відрядженні

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ до оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як:

• 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження,
• для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

 Сума добових визначається в разі відрядження:

- у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

- до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Отже, документальне підтвердження, на що були витрачені добові і чи були вони взагалі працівником витрачені, не потрібне. Але для того, щоб визначити їх розмір, документи потрібні. Але які? 

На нашу думку, якщо відрядження оформлено відповідним наказом, працівник відзвітував про відрядження вчасно, і зазначив суму належних йому добових у авансовому звіті відповідно до цього наказу, при цьому сума добових не перевищує розмір, встановлений пп. 170.9.1 ПКУ, цього достатньо для того, щоб не оподатковувати зазначені суми.

Також, щоб уникнути запитань з боку податківців, можна зобов’язати працівника, крім подання авансового звіту, на доказ того, що він дійсно перебував у відрядженні (при відсутності інших підтвердних документів), подавати у довільній формі звіт про виконання службового завдання у відрядженні. Мета відрядження обов’язково має зазначатися у наказі про відрядження. 

Але враховуючи те, що ПКУ вимагає підтвердження факту перебування працівника у відрядженні на території  України саме первинними документами (і не зазначає, якими саме, хоча авансовий звіт, складений працівником, це саме первинний документ), і те, що зміни у визначенні терміну «первинний документ» були внесені до Закону про бухоблік відносно недавно (тому Мінфін ще не надавав роз’яснення, чи можна вважати первинним документом звіт про відрядження, складений працівником, адже у ньому міститься інформація про таку службову поїздку), при документальній перевірці суперечок щодо оподаткування таких добових не уникнути. 

Хоча ось у листі від 04.05.2011 р. №31-07230-16-25/11433 Мінфін висловлював думку, що у разі, якщо працівник під час перебування у відрядженні не здійснював жодних витрат, пов'язаних із таким відрядженням, і як наслідок - відсутні вказані первинні документи, сума добових в даному випадку буде визначатися лише згідно з наказом.

Тому ви повинні бути готові або відстоювати свої права перед податківцями, зокрема, у суді, або донарахувати ПДФО та ВЗ із штрафними санкціями. Найбільш безпечний шлях для виплати добових за відрядження по Україні без штрафів – це мати будь-які первинні документи, складені іншими особами (не працівником і не роботодавцем), про факт перебування працівника у відрядженні.