Із Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене Постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637 (п. 2.11) та ПКУ (пп. 170.9.1 ПКУ) випливає, що підзвітні кошти – це кошти, отримані працівником для здійснення витрат на відрядження або на окремі цивільно-правові дії від імені особи, яка їх видала (наприклад, для закупівлі матеріальних цінностей, оплати послуг оренди, зв'язку та ін.).
Отже, статус коштів, які отримав не той працівник безготівково, визначається призначенням платежу, зазначеним у платіжному дорученні, за яким відбулося перерахування коштів на його картку. Якщо в призначенні платежу зазначено, що це кошти на відрядження або здійснення цивільно-правової дії, то є підстави вважати ці кошти підзвітними.
При цьому слід врахувати таке. Підставою для видачі працівнику грошового авансу чи то на відрядження, чи на виконання цивільно-правових дій є наказ (розпорядження) керівника про службове відрядження/виконання цивільно-правової дфії відповідно, в якому зазначаєтсья про забезпечення таких коштів у готівковій або безготівковій формі. Але часто, наприклад, на виконання цивільно-правових дій, такий наказ окремо не складається.
Отже, говорити про те, що відсутність наказу на час перерахування коштів є доказом того, що ці кошти не є підзвітними (про що чітко говорить первинний документ про їх перерахування), на нашу думку, не можна.
Оскільки кошти було перераховано на особисту картку працівника, то вони вважаються отриманими під звіт на дату зарахування на рахунок працівника.
Відповідно до п. 2.12 Положення №637 фізичні особи - довірені особи підприємств (юридичних осіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі.
Згідно з пп. 170.9.2 ПКУ звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала грошові кошти під звіт.
При цьому, сума підзвітних коштів, яка залишається невикористаною підзвітною особою, повертається до або під час подання звіту.
У разі скасування відрядження, тобто працівник в будь-якому випадку не завершить його, бо й не розпочав, в Інструкції №59 чітко вказано, що якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти (п. 11 р. ІІ Інструкції №59).
Норми Інструкції №59 обов’язкові до виконання для бюджетних установ й організацій. Відповідно до листа Міндоходів від 03.07.2013 №6091/6/99-99-22-02-04-15/169 госпрозрахункові підприємства Інструкцію №59 можуть використовувати як допоміжний (довідковий) документ. Тому вважаємо, що підприємство не зобовязане притримуватися норми про повернення підзвітних коштів лише у касу.
Тому для уникнення виникнення ПДФО та військового збору радимо повернути кошти якомога швидше. Повернути ці кошти, в разі відсутності на підприємстві каси, працівник може на поточний рахунок підприємства. Радимо також оформити на ці кошти авансовий звіт, у якому зазначити про їх перерахування та повернення. На нашу думку, такі кошти, в разі їх повернення працівником, не потраплять до його оподаткованого доходу.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цього матеріалу можливий лише для зареєстрованих користувачів. Якщо ви вже зареєстровані на нашому сайті — будь ласка, авторизуйтесь.
Або зареєструйтесь , прямо зараз, це не вимагає ваших персональних даних і займе не більше однієї хвилини.
Зареєструватись