Компанія має повне законне право підписувати кадрові документи та документи з обліку оплати праці електронними підписами й зберігати їх на власних серверах. Законодавство прямо передбачає можливість ведення електронного кадрового діловодства та створення електронних первинних документів.
Розглянемо.
Юридична сила електронних документів та підписів
Відповідно до ст. 5, 6, 8 Закону про електронний документообіг, документ, створений в електронній формі з обов'язковими реквізитами та підписаний електронним підписом, має таку саму юридичну силу, як і паперовий документ. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.
Згідно із ч. 6 ст. 18 Закону про електронну ідентифікацію, кваліфікований електронний підпис (КЕП) прирівнюється за юридичною силою до власноручного підпису та має презумпцію його відповідності.
Кадрові накази та взаємодія з працівниками
На період дії воєнного стану згідно зі ст. 7 Закону №2136 сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин за допомогою будь-якого доступного способу електронної комунікації.
Відповідно до ч. 3 ст. 29 КЗпП ознайомлення працівників з наказами, повідомленнями та іншими документами роботодавця допускається з використанням визначених у трудовому договорі електронних засобів комунікації з накладенням КЕП або УЕП (удосконаленого підпису).
Документи по заробітній платі (розрахункові відомості, табелі)
Розрахункові відомості є первинними документами бухобліку. Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік первинні документи можуть складатися у паперовій або в електронній формі та повинні містити обов'язкові реквізити, зокрема особистий підпис (в електронній формі — електронний підпис згідно із законодавством про довірчі послуги).
Зберігання PDF-документів на серверах
Згідно зі ст. 13 Закону про електронні документи, зберігання електронних документів здійснюється суб’єктами документообігу на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їхню цілісність.
Але існує вимога до збереження, де файл формату PDF сам по собі без прикріпленого/накладеного файлу електронного підпису або без збереження у форматі контейнера (наприклад, ASiC-E чи збереження PDF разом із файлом цифрового підпису .p7s) вважається лише електронною копією без підтвердження авторства. Тому на серверах обов'язково повинні зберігатися PDF-файл разом із файлом КЕП/протоколом підписання або електронні документи у спеціалізованій системі документообігу, що забезпечує перевірку цілісності та міток часу.
Висновки
- Компанія має законне право вести кадрове діловодство та створювати первинні документи з оплати праці в електронному вигляді з використанням КЕП;
- Для запровадження такого формату необхідно видати внутрішній наказ та закріпити порядок використання електронних засобів комунікації в трудових договорах із працівниками;
- На серверах обов'язково слід зберігати не лише PDF-файли, а й файли електронних підписів (або контейнери з мітками часу), щоб забезпечити юридичну силу та цілісність документів.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
