Законодавство не встановлює уніфікованої форми акта про неможливість видачі (вручення) трудової книжки, тому роботодавець складає його в довільній формі. Нижче наведено юридично обґрунтований зразок такого акта, який допоможе роботодавцю уникнути відповідальності за затримку видачі документів при звільненні.
Обґрунтування та порядок дій
- Обов’язок роботодавця: Відповідно до Кодексу законів про працю України, ст. 47 роботодавець зобов'язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення, провести з ним остаточний розрахунок, а також (якщо трудова книжка зберігається на підприємстві) видати належним чином оформлену трудову книжку.
- Якщо працівник відсутній: Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, п. 4.2, якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, роботодавець повинен у цей же день надіслати йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
- Захист від штрафів та виплати середнього заробітку: Складання акта про неможливість вручення та направлення офіційного листа є ключовими доказами відсутності вини підприємства в затримці видачі трудової книжки (Інструкція №58, п. 4.1).
- Особливість для працівників за кордоном: Якщо працівник перебуває за межами України, пересилати трудову книжку за кордон заборонено згідно з п. 2 Переліку вкладень, заборонених до пересилання у поштових відправленнях, затвердженого постановою КМУ від 08.09.2023 №958. У цьому разі в акті обов'язково фіксують факт перебування працівника за кордоном та неможливість відправлення документа міжнародною поштою.
Зразок акта про неможливість видачі трудової книжки
ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ТОВ «Альфа» __________ І. І. Петренко 16 червня 2026 року
АКТ 16.06.2026 р. м. Київ Нами, комісією у складі: складено цей акт про те, що 16 червня 2026 року, у день звільнення провідного Причина неможливості видачі: працівник не з'явився на робочому місці в день З метою дотримання вимог п. 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок (Додатково для осіб за кордоном): Цей акт складено у двох примірниках. Підписи членів комісії: Голова комісії ___________ О. П. Ковальчук Члени комісії: ___________ Т. М. Василенко |
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
