Документальне підтвердження витрат на проживання
Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ до підтвердних документів належать:
- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти; документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
- інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Своєю чергою, Мінфін у листі від 11.03.2006 р. №31-26030-12-13/5020 визначає: "у разі сплати директором підприємства вартості проживання у готелі відряджених працівників підприємства шляхом застосування закріпленої за директором цього підприємства корпоративної платіжної картки (тобто за рахунок і в межах коштів, виданих під звіт), до звіту про використання коштів, наданих на відрядження, мають бути додані оригінали квитанцій (рахунків) готелю, у яких мають бути відображені прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату, терміни проживання у готелі вказаних осіб, вартість найманих ними номерів та види уключених до квитанції (рахунку) витрат".
Таким чином, достатнім підтвердженням є:
- рахунок, що містить деталізовану інформацію про надані послуги (проживання, сніданки, якщо включені, тощо), їх вартість, ПІБ гостя та дати проживання;
- документ, що підтверджує оплату, наприклад, як зазначено в умові, фіскальний чек РРО/ПРРО, виписка з корпоративного рахунку.
При цьому акт виконаних робіт не є обов'язковим документом для підтвердження послуг з проживання при оплаті корпоративною карткою.
На кого має бути виставлений рахунок?
Рахунок за проживання, що оплачується корпоративною карткою, має бути виписаний таким чином, щоб чітко простежувався зв'язок між витратами та господарською діяльністю підприємства.
Якщо оплата готівкою або платіжною карткою і бронював готель співробітник, то зазвичай рахунок виставляється на ім'я працівника (гостя), який фактично проживав у готелі. У рахунку обов'язково мають бути зазначені:
- прізвище, ім'я та по-батькові відрядженого співробітника;
- терміни проживання;
- вартість номеру та перелік наданих послуг.
Оплата, проведена корпоративною карткою з використання POS-терміналу на рахунок отримувача, буде зарахована еквайром однією сумою, без ідентифікації платника. Тому хоча платником є ТОВ (через корпоративну картку) та кошти ідентифікувати у виписці не вийде. Підтвердженням оплати буде чек РРО/ПРРО.
Рахунок можна виставити і на ТОВ. В цьому випадку працівник також може розрахуватись корпоративною карткою.
Рахунок, разом з іншими підтверджуючими документами, є підставою для звітування працівника та відшкодування витрат.
Як відображати проживання в обліку?
Всі витрати на проживання, сплачені корпоративною карткою, відображаються в Звіті про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт працівника.
Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний скласти Звіт про використання коштів. До Звіту він додає усі отримані від готелю документи: рахунок, чек РРО.
Бухгалтерія на підставі затвердженого Звіту та банківської виписки по корпоративному картковому рахунку списує витрати на відрядження: Дт 91, 92, 93 Кт 372.
Що з ПДВ?
Якщо готель є платником ПДВ, ваше підприємство має право на податковий кредит за таких умов:
- витрати пов'язані з господарською діяльністю.
- наявний правильно оформлений документ:
- податкова накладна, зареєстрована в ЄРПН (якщо сума за день перевищує 240 грн з ПДВ).
- якщо у підприємства не буде готельного рахунку, а тільки фіскальний чек, що містить суму ПДВ та податковий номер постачальника, може бути підставою для податкового кредиту без отримання податкової накладної, якщо загальна сума отриманих послуг за день не перевищує 240 грн з урахуванням ПДВ . Якщо готельний рахунок у наявності, то в межах повної суми, без наявності податкової накладної (п. 201.11 ПКУ).
Чи відображаються операції у Єдиній звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ, якщо готель - ФОП?
Ні, не відображаються.
Саме таке роз’яснення ми бачимо в ЗІР, категорія 103.25: «Чи відображає ЮО у додатку 4ДФ до Розрахунку сплачені працівником ЮО кошти ФОП за надані під час відрядження послуги?».
Висновки:
1. Документи. Для підтвердження витрат на проживання потрібен рахунок готелю з деталізацією послуг та чек РРО/ПРРО чи виписка з корпоративного рахунку. Акт виконаних робіт не обов’язковий.
2. На кого рахунок. Рахунок може бути виписаний як на працівника (гостя), так і на ТОВ; головне — щоб простежувався зв’язок з відрядженням.
3. Облік витрат. Оплата корпоративною карткою відображається у Звіті про використання коштів працівником і списується на витрати (Дт 91, 92, 93 Кт 372).
4. ПДВ. Податковий кредит можливий за наявності зареєстрованої податкової накладної або фіскального чеку з ПДВ (якщо сума ≤ 240 грн/день) за умови відсутності готельного рахунку, а за наявності - в повній сумі ПДВ, зазначеній у рахунку.
5. 4ДФ. Якщо послуги надає ФОП, відображати їх у додатку 4ДФ до Єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ не потрібно.