Виїзд заброньованого засновника у відрядження за кордон

Не є доходом платника податку — фізособи, яка перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих їй в установленому законодавством порядку витрат на відрядження у межах фактичних витрат, встановлених пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.

У статуті товариства зазначають, зокрема, органи управління товариством, їхню компетенцію, порядок ухвалення ними рішень (ст. 88 ЦКУ). Учасники товариства мають право брати участь в управлінні товариством у порядку, передбаченому Законом про ТОВ/ТДВ та статутом товариства (ст. 5 Закону про ТОВ/ТДВ).

Отже, у статуті товариства зазначають відомості про органи управління, а це наглядова рада (у разі створення), виконавчий орган товариства, що керує поточною діяльністю товариства. Голова та члени правління наглядової ради, а також голова ревізійної комісії ТОВ відповідно до законодавства є членами керівних органів.

Оформлення відрядження

Для скерування засновника у відрядження видають наказ, у якому зазначають термін і мету такого відрядження — мета поїздки має збігатися з основною діяльністю підприємства. Наприклад, це може бути документальне підтвердження участі засновника у переговорах, виставках і, як наслідок, укладений контракт або участь у конференції, тематика якої збігається з діяльністю підприємства.

Отже, щоб засновник міг виїхати за кордон, необхідно підготувати два пакети документів: один підтверджує право на перетин кордону як заброньованої особи, а інший — обґрунтовує мету поїздки.

1. Документи, що підтверджують право на перетин кордону (бронювання): 

Основним документом, що надає право на виїзд, є підтвердження бронювання. Відповідно до Постанови КМУ №57 "Про затвердження Правил перетинання державного кордону громадянами України", заброньовані особи можуть перетинати кордон за наявності документів, що підтверджують їх бронювання. Це:

• витяг з наказу Міністерства економіки про бронювання військовозобов’язаного. Це документ перевірятимуть прикордонники. Витяг має бути завірений підписом керівника та печаткою підприємства (за наявності).
• закордонний паспорт.

2. Документи, що обґрунтовують ділову мету поїздки:

Цей пакет документів пояснює прикордонникам, що поїздка є не приватною, а здійснюється в інтересах українського підприємства.

• наказ по підприємству про направлення у ділову поїздку.

Оскільки засновник не є працівником, наказ має видаватися не про "відрядження", а про "направлення у ділову поїздку для вирішення/проведення (вказати конкретну мету)". У наказі слід зазначити: 

• ПІБ засновника та його статус (засновник ТОВ "Назва"); 
• країну та місто призначення;
• термін поїздки;
• чітку мету поїздки (наприклад, "для проведення переговорів з компанією-партнером (назва партнера) щодо укладення контракту", "для участі у виставці (назва виставки) з метою представлення продукції компанії");
• підстава для поїздки (наприклад, "Рішення загальних зборів засновників, протокол №... від ...", або "статут підприємства");
• інформацію про те, що витрати, пов'язані з поїздкою, несе підприємство.

Документи, що підтверджують статус засновника:

• копія статуту підприємства, де вказано ПІБ засновника;
• витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, що підтверджує склад засновників;

Документи, що підтверджують мету поїздки (дуже бажано):

• офіційне запрошення від іноземної компанії-партнера;
• копії контрактів або протоколів про наміри;
• квитки на виставку, семінар чи інший захід;
• бронювання готелю та авіаквитків.