Відпустка без збереження зарплати більше 15 к.д. та її відображення в єдиній звітності

Як правильно оформити відпустку без збереження зарплати тривалістю більше ніж 15 к.днів, за якою статтею КЗпП?

Відпустка без збереження заробітної плати надається працівникові на підставі ст. 84 КЗпП та ст. 26 Закону про відпустки. Протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки (ст. 12 Закону №2136).

Крім того, звертаємо увагу, що відпустка без збереження зарплати з 24.12.2023 р. за власним бажанням має тривалість 30 к.д., а не 15.

Чи потрібно працівника, який перебуває у відпустці без збереження зарплати, відображати у Додатку 1 єдиної звітності? 

Зважаючи на те, що трудові відносини під час відпустки працівника без збереження заробітної плати, яка триває цілий місяць, не перериваються, його відображають у додатку 1 єдиної звітності в тому місяці кварталу, в якому вона надана, таким чином:

• у графі 13 зазначають кількість днів наданої відпустки без збереження зарплати;
• у графі 14 — кількість календарних днів перебування у трудових відносинах;
• графи 05 — 08, 10, 21 — 24 заповнюють у звичайному порядку;
• інші графи не заповнюють.

Окрім того зазначимо, що відповідно до пп. "б" пп. 176.2 ПКУ податкові агенти зобов’язані подавати у строки, встановлені ПКУ для податкового кварталу, податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізосіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (з розбиттям за місяцями звітного кварталу) до контролюючого органу за основним місцем обліку. Такий розрахунок подають лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку — фізособі податковим агентом — платником єдиного внеску протягом звітного періоду.

Тобто у додатку 4ДФ не потрібно відображати працівника, який цілий місяць перебував у відпустці без збереження зарплати, адже немає нарахувань доходу та утримань податків і зборів.

Отже, якщо працівник цілий місяць перебував у відпустці без збереження зарплати, то єдину звітність за звітний квартал подавати потрібно тільки з додатком 1, а в титульній частині звіту у рядку 061 слід поставити позначку про подання зазначеного додатка з кількістю аркушів. Зрозуміло, що позначок про суми нарахованих доходів та ЄСВ там не буде.

Чи потрібно сплачувати за працівника ЄСВ у розмірі 22% від МЗП? 

Як зазначено у відповіді на попереднє питання ЄСВ за працівника, який цілий місяць перебуває у відпустці без збереження зарплати, ЄСВ не нараховується, бо  відсутній нарахований дохід. Це виняток передбачений нормами Закону про ЄСВ. Про це ми писали тут.

Чи включати до рядків 101, 104 та 105 працівника, який перебуває у відпустці без збереження зарплати?

До рядку 105 «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховано заробітну плату (крім осіб, яким у звітному періоді нараховано грошове забезпечення)» включає кількість працівників, інформація про яких відображена в додатку 1.

Проте, до рядка 105 не включають працівників або інших фізичних осіб, по яким у зв'язку з відпусткою без збереження зарплати, перебуванням повний місяць на лікарняному, який буде оплачений в наступному місяці, чи відсутністю доходу (оскільки відпускні були нараховані в попередньому місяці) у Додатку 1 зазначають тільки кількість днів.

Тобто працівник, який перебуває у відпустці без збереження зарплати не включається у рядок 105.

Що стосується облікової та середньооблікової кількості штатних працівників, рядків 101 та 104, то працівник, який перебував цілий місяць у відпустці без збереження зарплати, включається до цих рядків на підставі пп. 2.5.7 Інструкції №286.