Які дії роботодавця у разі смерті працівника?

Які дії, виплати, звіти підприємства у випадку смерті працівника?

У разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин, а саме видати відповідний наказ та виплатити усі належні померлому працівникові грошові суми членам його сім’ї або спадкоємцям, але не раніше отримання копії свідоцтва про смерть.

Тобто, проводячи останній розрахунок, роботодавець має нарахувати цьому працівнику зарплату за відпрацьований період, компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки, лікарняні тощо.

Тож, провівши всі необхідні розрахунки, бухгалтер має відобразити їх у відповідних додатках єдиної звітності. Далі детальніше.

Додаток 5 єдиної звітності

Отримавши свідоцтво про смерть працівника, роботодавець вносить інформацію про цього працівника у додаток 5 єдиної звітності.

Якщо, наприклад працівник помер у червні, а свідоцтво роботодавець отримав у серпні (а це різні квартали), то потрібно буде подати уточнюючу інформацію за ІІ квартал. Відобразити цю інформацію за звітний квартал (ІІІ квартал) не вдасться, тому що це інформація за минулий період.

Якщо, наприклад працівник помер у липні чи серпні, а свідоцтво роботодавець отримав у серпні, то це вже один квартал, і інформацію відображають у єдиній звітності з типом «Звітний» за ІІІ квартал.

Заповнюється додаток 5 як при звичайному звільненні працівника з вказанням підстави для звільнення у графі 17 – п. 8.2. ч. 1 ст. 36 КЗпП; у графі 16 – вказується дата та номер наказу (оформлений у серпні по факту отримання свідоцтва про смерть (в даному випадку дата наказу та дата смерті можуть бути різні), згідно з яким проведено звільнення. При цьому датою закінчення трудових відносин буде дата смерті, вказана у свідоцтві, вона і зазначається у графі 10.

Що стосується додатків 1 та ф. №4ДФ єдиної звітності, то відображення інформації про звільнення працівника у зв’язку зі смертю здійснюється у місяці нарахування належних виплат, тобто незалежно від дати смерті, якщо вона сталася уминулих періодах.

Додаток 1 єдиної звітності

Відповідно до п. 1 розділу IV Порядку №773 нарахування зарплати, здійснені за попередній звітний період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої зарплати включаються в зарплату місяця, в якому були здійснені такі донарахування.

Отже, якщо нарахування проводиться за минулі періоди, то їх коригувати не можна, а потрібно відображати нараховані виплати при звільненні померлому працівнику тільки у місяці нарахування (у серпні).

Відображення у додатку 1 нарахувань здійснюється у звичайному порядку. Єдине, якщо нарахування здійснені за минулий період (місяць), то у графі 9 – код типу нарахувань треба вказати «1».

Звертаємо увагу: якщо припинення трудових відносин з працівником відбулося не останнім робочим днем місяця, ЄСВ сплачується з фактично нарахованої суми. У випадку, якщо дата смерті працівника є останній робочий день/останній день місяця і цей працівник (для якого місце роботи було основним, а не місцем роботи за сумісництвом) не був особою з інвалідністю, у роботодавця виникає обов’язок щодо сплати ЄСВ не менше мінімального розміру (ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ). Тому тут з’явиться ще один рядок з кодом «13» у графі 9 та відображенням у графі 18 суми різниці між МЗП та фактично нарахованим доходом і у графі 20 – нарахована сума ЄСВ на цю різницю.

Додаток 4ДФ єдиної звітності

У Додатку 4ДФ нарахована сума остаточного розрахунку відображається також у місяці того кварталу, коли проведено нарахування, тобто нарахована сума компенсації (графи 3 та 3а) буде відображена у серпні за ІІІ квартал з відображенням утриманих ПДФО (графи 4 та 4а) та ВЗ (графи 5 та 5а) за ознакою доходу «101». Крім того, у графі 8 потрібно буде зазначити дату звільнення працівника (це буде дата смерті, зазначена у свідоцтві).

Тож, стає зрозумілим, що проведені суми остаточного розрахунку з працівником підлягають відображенню уДодатку 4ДФ саме на працівника підприємства, з яким припиняються трудові відносини. А ось виплата самих належних сум працівнику – перераховуються на банківські реквізити (чи видаються через касу) членам сім’ї.

Кому виплачувати компенсацію за невикористану ним відпустку?

Відповідно до ч. 1 ст. 1227 ЦКУ зокрема, суми заробітної плати, які належали спадкодавцеві, але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім'ї, а у разі їх відсутності - входять до складу спадщини.

Отже, невиплачена за життя зарплата працівника має бути виплачена членам сім'ї.

Членами сім’ї фізичної особи першого ступеня споріднення для цілей розділу IV ПКУ вважаються її батьки, її чоловік або дружина, діти такої фізичної особи, у тому числі усиновлені.

Членами сім’ї фізичної особи другого ступеня споріднення для цілей розділу IV ПКУ вважаються її рідні брати та сестри, її баба та дід з боку матері і з боку батька, онуки.

Це визначено нормами пп. 14.1.263 ПКУ.

Окрім того, членами сім’ї відповідно ст. 3 СКУ є особи, які:

1) спільно проживають;

2) пов’язані спільним побутом;

3) мають взаємні права та обов’язки.

Детальніше тут: Працівник помер: право «цивільної» дружини на остаточний розрахунок (dtkt.ua)