Яка буде сума добових, якщо приймаюча сторона надає додаткові кошти на харчування?

Відразу зазначимо, що чинне законодавство не встановлює обов’язку приймаючої сторони фінансувати відрядження працівників іншого підприємства. Тому встановити такий обов’язок приймаюча сторона і роботодавець, який спрямовує працівників у відрядження, можуть тільки в укладеному договорі між собою.

На самого ж роботодавця покладається обов’язок при направленні працівника у відрядження, згідно зі ст. 121 КЗпП, виплачувати:

• добові за час перебування у відрядженні;
• вартість проїзду до місця призначення і назад;
• витрати з найму житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлених законодавством.

З огляду на цю норму, на законодавчому рівні встановлено обов’язок таких виплат саме для роботодавців своїм працівникам.

Тобто роботодавець, який направляє працівника у відрядження має виплатити добові, опллатити проїзд та проживання.

В протилежному випадку під час податкової перевірки можуть бути негативні наслідки, якщо фінансування проїзду, проживання і навіть добових будуть проведені за рахунок приймаючої сторони:

• у відрядженого працівника можуть визнати додаткове благо у вигляді вартості безкоштовно наданого (оплаченого) проживання та решта доходів, отриманих не від роботодавця під час відрядження.  При цьому обов’язок із утримання ПДФО й військового збору із такого доходу покладається саме на приймаючу сторону, оскільки у цьому випадку вона є податковим агентом;
• сплачені приймаючою стороною суми, якщо вони передбачені договором із роботодавцем відряджених працівників, можуть визнати як частину оплати вартості наданих роботодавцем послуг або виконаних робіт. Адже такі доходи виплачуються не стороннім особам, а працівникам такого підприємства при виконанні ними замовленими приймаючою стороною робіт (наданні послуг), в межах витрат, які повинен був профінансувати сам роботодавець.

Якщо підприємство є бюджетною установою, то при відшкодуванні витрат на відрядження слід ще застосовувати норми Інструкції №59, оскільки в ній прямо прописана норма, що дозволяє не платити добові у разі їх сплати приймаючою стороною.

Згідно з пп. 16.8 розд. ІІІ Інструкції №59, якщо відрядженого за кордон працівника бюджетної установи приймаюча сторона забезпечує додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації поточних витрат (окрім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на найм житлового приміщення) або добових витрат. Тому сторона, яка направляє у відрядження, виплату добових витрат зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, перевищує або дорівнює встановленим сумам добових витрат, сторона, яка відряджає, виплату добових витрат не проводить.

Але приватним підприємствам така можливість нормативними документами не передбачена, оскільки на них норми Інструкції №59 взагалі не діють. Норма ст. 121 КЗпП щодо виплати суми добових та компенсації витрат на найм житла саме роботодавцем є обов’язком, який не може бути скасований. І цей обов'язок залишається незалежно від того, чи виплачувала щось відрядженим працівникам сторона, що їх приймала, чи ні.

При цьому прямої норми у законодавстві, яка б дозволяла приватним підприємствам не сплачувати або сплачувати у меншій сумі добові та не компенсувати вартість проживання, немає. За невиконання цього обов’язку на роботодавця при перевірці чекає штраф за порушення мінімальних гарантій оплати праці у розмірі 2 МЗП на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення.

Резюмуємо:  роботодавець – приватне підприємство не має права зменшувати розмір добових при забезпеченні відрядженого працівника приймаючаю стороною коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації поточних витрат в т.ч. на харчування.