Відрядження дистанційного працівника та добові

Чи може працівник, який знаходиться за кордоном та продовжує працювати дистанційно, вибувати у відрядження в інше місто або в іншу країну, які знаходяться поза межами території України?

Так, може.

Згідно із ст. 60-2 КЗпП, дистанційна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Ані в цій статті, ані в інших нормах законодавства не міститься заборон направляти працівника у відрядження, який працює дистанційно. Як і немає заборони щодо дистанційної роботи перебуваючи за кордоном.

Нагадаємо, що Інструкція №59 обов’язкова лише для підприємств, установ та організацій, які фінансуються з бюджету, втім податківці у всіх своїх роз'ясненнях орієнтуються саме на неї, попри те, чи це підприємство госпрозрахункове, чи бюджетне. 

В Інструкції №59 зазначається, що службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства (установи) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (за наявністю документів, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства/установи). 

Оскільки для госпрозрахункових підприємств вона є лише рекомендацією, то наполегливо рекомендуємо розробити внутрішнє Положення про відрядження. Саме в цьому локальному акті, потрібно обґрунтувати, в тому числі питання направлення у відрядження працівника-дистанційника.

Отже, працівник, який працює дистанційно, може направлятися у відрядження і в законодавстві заборон немає. 

Не буде порушенням чинних нормативних документів той факт, що відрядження починається не з місця розташування компанії в Україні, а з віддаленого тимчасового місця роботи в іншій країні і для того, щоб поїхати у відрядження, працівнику-дистанційнику не потрібно повертатися в Україну.

Якими документами ми можемо підтвердити зв’язок з господарською діяльністю?

Підтвердити, що відрядження працівника-дистанційника пов’язане з господарською діяльністю будуть: наказ, підтвердні документи (зазначені в пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ) про здійснені витрати у відрядженні та авансовий звіт (за потреби). 

Наказ на відрядження дистанційника нічим не відрізняється від звичайного наказу на відрядження з єдиною відмінністю місця вибуття (див. зразок). 

Зразок 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

«ВЕСЕЛКА»

(ТОВ «ВЕСЕЛКА»)

 Код ЄДРПОУ 123456789

НАКАЗ

24.08.2023                                                            Київ                                                № 19

Про направлення у відрядження

НАКАЗУЮ:

1.Відрядити менеджера КОНОНЕНКА Петра у службове відрядження за кордон до (тут зазначається місце відрядження, наприклад, назва компанії та її адреса) для участі у виставці строком на 4 (чотири) дні з 25 серпня 2023 р. по 11 вересня 2023 р., з урахуванням часу перебування в дорозі.

2.Встановити розмір добових 80 (вісімдесят) євро на добу.

3. Бухгалтеру з оплати праці ВАЛИЛЬЧЕНКО Людмилі видати аванс у розмірі (тут зазначається розмір авансу, визначений вашим керівництвом).

4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Директор                                               Іванченко                      Петро ІВАНЧЕНКО

З  наказом ознайомлені:

Кононенко Петро КОНОНЕНКО 26.05.2023

Васильченко Людмила ВАСИЛЬЧЕНКО 26.05.2023

Ознайомити працівника-дистанційника з наказом на відрядження можна шляхом направлення його в електронному вигляді, а підписати його за допомогою КЕП з дотриманням вимог електронного документообігу. 

Як це зробити.

Відповідно до ст. 1 Закону про електронний документообіг суб’єктами електронного документообігу є - автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу.

Отже, накладати КЕП на авансовий звіт слід в такій послідовності: 

1. працівник (який звітує); 
2. головний бухгалтер або особа, яка відповідає за ведення бухобліку  (як особа, яка перевіряє);
3. керівник підприємства (як особа, яка затверджує).

Тобто, підписи накладаються в тій же послідовності, якби підписували паперовий авансовий звіт власноруч.

Але, звісно, це ідеальний варіант, хоча не в усіх є технічні можливості створювати повноцінні кадрові електронні документи. Тому слід зазначити, що на час воєнного стану, згідно із ч. 2 ст. 7 Закону № 2136, сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

Отже, під час війни копію такого наказу (скан) можна надіслати працівнику на ознайомлення і звичайною електронною поштою, а він про те, що не заперечує, може відповісти і листом в цій електронній пошті (зокрема, і надіслати фото підписаного ним наказу). Головне, щоб цей спосіб комунікації був встановлений на вашому підприємстві на час дії воєнного стану. 

Про авансовий звіт

Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подається у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

В решті випадках складати авансовий звіт не обов’язково (хоча багато роботодавців все ще дотримуються старих правил і вимагають від працівників складання авансових звітів на будь-які відрядження). 

Якщо виникне потреба все ж таки скласти авансовий звіт, то працівник може скласти його в електронній формі (з дотриманням вимог щодо електронного документообігу) (пп. 170.9.4 ПКУ) та підписати власним КЕП (як це вірно зробити, зазначено вище).

На нашу думку, просто скласти його, наприклад, в Excel і надіслати його електронною поштою в цій ситуації закон не дозволяє, адже авансовий звіт це не документ з трудових відносин. 

Який розмір добових має бути в такому відрядженні?

Як відомо, для госпрозрахункових підприємств законодавство не встановлює обмежень у розмір добових. Законодавство встановлює межу лише неоподатковуваній сумі добових. 

Так, згідно з абз. 5 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ встановлено для відряджень за кордон неоподатковувану суму, яка має бути не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день. 

А суму перевищення доведеться оподаткувати ПДФО і ВЗ як надміру витрачені кошти (причому, ПДФО розраховується із суми перевищення, збільшеної на «натуральний» коефіцієнт – формула розрахунку наведена на лицевій стороні бланка авансового звіту). ЄСВ на такий дохід не нараховується. 

У додатку 4ДФ об’єднаного звіту суму перевищення відображають за ознакою доходу «118». Неоподатковані суми витрат на відрядження (зокрема, і добові в межах неоподаткованих сум) в додатку 4ДФ не відображають.