Затримка у закордонному відрядженні працівника з власної ініціативи: оплата квитка та добові

Запитання:

1. Оскільки відрядження припадає на вихідні дні, то працівнику можна надати інші дні відпочинку в понеділок та вівторок 21 та 22 серпня. В середу 23.08.2023 р. працівник виїжджає з Польщі. День виїзду можна вважати робочим чи все ж таки вихідним?

2. Якщо працівник оформить цей день як відпустку, то чи можна компенсувати вартість зворотного квитка?

3. Які ще є варіанти оформлення цих днів відпочинку для працівника, щоб компенсувати витрати за зворотній квиток? Чи потрібно нараховувати та оплачувати добові за дні виїзду з Польщі та повернення в Україну?

Відповідь на 1 та 3 питання:

Відповідно до ст. 121 КЗпП, працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: 

• добові за час перебування у відрядженні;
• вартість проїзду до місця призначення і назад;
• витрати по найму жилого приміщення.

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства (п. 9 Інструкції №59). І це має бути зазначено в наказі. Також має бути зазначено, як працівнику (за згодою сторін) компенсуватимуть роботу в ці дні: наданням інших днів відпочинку чи оплатою в подвійному розмірі (ст. 72 та ст. 107 КЗпП).

Тож, якщо вибір зупиняється на наданні інших днів відпочинку, – то вони не оплачуються, працівник відпочиває, а відпрацьовані години у відрядженні оплачують як звичайний робочий день. 

І у випадку, якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові теж може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин (п. 11 Інструкції №59).

Тобто, якщо роботодавець при направленні працівника у відрядження зазначить в наказі, що за день вибуття у вихідний день надається інший день відпочинку, то такий день оплаті не підлягає.

Проте працівник не повертається в неділю 20.08, а залишається ще на 3 дні. Відповідно понеділок (21.08) буде вихідним за роботу в суботу, а от вівторок (22.08) може бути вихідним днем для працівника, якщо в неділю, окрім повернення назад, працював. Якщо ж працівник в неділю не працював і не витратив цей день на повернення до місця роботи, права на вихідний у нього немає.

Щодо затримки у відрядженні

Дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника) має співпадати з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Відповідно дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) має співпадати з датою прибуття працівника з відрядження відповідно до наказу про відрядження.

Якщо дата на транспортному квитку не співпадає з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження, з дозволу керівника підприємства береться до уваги затримка у відрядженні на вихідні або святкові й неробочі дні.

За ці дні працівникові не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи). У цьому питанні можна орієнтуватися на п. 7 Інструкції №59, хоча ця Інструкція не має юридичної сили для підприємств приватного сектору і не може бути доказом позиції підприємства, але можуть використовувати цю Інструкцію як допоміжний (довідковий) документ. 

Тож, затримка у відрядженні з дозволу керівника, дає право працівнику на компенсацію витрат на повернення з місця відрядження до місця постійної роботи, але без відшкодування за ці дні добових витрат, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати. Як не потрібно нараховувати та оплачувати добові за дні виїзду з Польщі та повернення в Україну після затримки в ньому без поважної причини.

Окрім цього, потрібно видати наказ, у якому зафіксувати згоду керівника на затримку працівника та умови компенсації вартості зворотного транспортного квитка. При цьому вартість квитка не оподатковуватиметься ПДФО за умови наявності відповідним чином оформлених транспортних квитків, що підтверджують розмір витрат (пп. 170.9.1 та пп. 165.1.11 ПКУ). А от виплачені добові на початку відрядження за деньна зворотну дорогу вважатиметься додатковим благом (якщо не працював у цей день) для такого працівника, якщо він не повертатиме ці кошти.

Таким чином, час затримки працівника у відрядженні без поважної причини йому не виплачується зарплата, не відшкодовуються добові та витрати на проживання. Але відшкодовуються витрати на зворотню дорогу, адже ці витрати будуть понесені у будь-якому випадку з причини направлення працівника у відрядження, незалежно від затримки.

Відповідь на 2 питання:

Відпустка - це один з видів часу відпочинку, що надається працівнику на встановлений законом строк (з практики застосування термінів, слів та словосполучень у юриспруденції).

Тобто відпустка - це встановлена законом, колективним договором або трудовим контрактом певна кількість календарних днів безперервного відпочинку, які надаються працівнику роботодавцем у календарному році з оплатою або без оплати їх із збереженням місця роботи (посади) за працівником на цей час.

У разі якщо дата на транспортному квитку (визначена п. 7 Інструкції №59) не збігається з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження у зв’язку з його затримкою на декілька робочих днів, що оформлена відпусткою, то сума відшкодованих йому витрат на проїзд з місця відпочинку є для працівника додатковим благом та оподатковується ПДФО (пп. 164.2.11 ПКУ) і військовим збором (пп. 1.2 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ).

Отже, надати працівнику відпустку за дні затримки у відрядженні можна, але відшкодування йому вартості квитка на зворотну дорогу буде додатковим благом з відповідним оподаткуванням, оскільки це вже буде оплата дороги не з відрядження, а з відпочинку.