Авансовий звіт при відшкодуванні готівкових коштів працівнику

Запитання:

Чи можна не видавати кошти авансом на здійснення вище описаних операцій, відшкодовувати працівнику його витрати в кінці місяця? Чи не буде це порушенням? 

Видача добових водію

Відповідно до ч. 2 ст. 121 КЗпП, працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Згідно із ст. 9 КЗпП умови договорів про працю, які погіршують становище працівників порівняно з законодавством України про працю, є недійсними.

Тож, ніяким положенням про відрядження не може бути передбачено невиплата працівникам добових перед відрядженням. 

Тому, якщо підприємство не виплачує добові перед відрядженням, це є порушенням ст. 121 КЗпП.

За невиплату добових на підприємство можуть накласти штраф на підставі абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП, як за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці - у двократному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення.

Тут, звертаємо увагу, що фінансовий штраф застосовується до роботодавця тільки, якщо на момент перевірки добові взагалі не були виплачені працівнику. В зазначеному випадку, роботодавець виплачує добові після відрядження (з запізненням, але виплачує), тому штрафу за абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП не буде. 

Проте, за виплату добових з запізненням, роботодавцю не уникнути фінансового штрафу за абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП, як за порушення інших вимог законодавства про працю - у розмірі однієї мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення.

Крім того, за невиплату добових на посадових осіб підприємств може бути накладено адмінштраф у розмірі від 30 до 100 нмдг (від 510 до 1700 грн) (ч. 1 ст. 41 КпАП). 

Нагадаємо, що, згідно зі ст. 221, 255 КпАП, протоколи про адмінправопорушення за ч. 1 ст. 41 КпАП складаються посадовими особами Дерпраці, адмінсправи розглядаються в судовому порядку, відповідно строк давності, згідно зі ст. 38 КпАП, становить 3 місяці з дня вчинення правопорушення. Тому притягнення до відповідальності за невиплату добових у межах строку давності, по суті, можливе лише за наявності скарг працівника.

Строк звернення до суду або комісії з трудових спорів у таких випадках становить 3 місяці з дня, коли працівник дізнався або повинен був дізнатися про порушення його прав (ст. 225, 233 КЗпП).

Отже, працівник має право звернутися до суду (або комісії з трудових спорів) з вимогою виплатити йому добові, якщо підприємство їх взагалі не виплачувало. Тож, якщо роботодавець виплачує добові працівникам відразу після відрядження, то й для застосування адмінштрафу за ч. 1 ст. 41 КпАП не буде підстав.

Видача менеджеру коштів на закупівлю сільгосппродукції

У пп. 19 Положення №148 зазначено, що готівка видається під звіт, зокрема на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини на строк не більше 10 робочих днів, а звітування за одержану під звіт готівку здійснюється відповідно до законодавства України.

Якщо менеджеру не видати кошти на закупівлю продукції, то розрахуватися з таким працівником можна і пізніше. 

Порушенням це не буде, бо зазвичай при цьому використовуються строки давності, передбачені ЦКУ, а саме ст. 257 та 261 ЦКУ.  

Так, відповідно до ст. 257 ЦКУ, загальна позовна давність становить три роки. 

За п. 1 ст. 261 ЦКУ перебіг позовної давності починається від дня, коли особа довідалася або могла довідатися про порушення свого права або про особу, яка його порушила. Водночас, за зобов'язаннями з визначеним строком виконання перебіг позовної давності починається зі спливом строку виконання.

Так, відповідно до ст. 257 ЦКУ, загальна позовна давність становить три роки. 

За п. 1 ст. 261 ЦКУ перебіг позовної давності починається від дня, коли особа довідалася або могла довідатися про порушення свого права або про особу, яка його порушила. Водночас, за зобов'язаннями з визначеним строком виконання перебіг позовної давності починається зі спливом строку виконання.

Законодавством прямо не визначено термін повернення витрат за рахунок зайво витрачених сум підзвітної особи. На практиці ж доволі рідко трапляється так, що працівник, надаючи авансовий звіт, пише заяву з вимогою компенсувати понесені витрати. Для визначення початку перебігу строку з метою звернення до суду працівник має звернутися до роботодавця з вимогою щодо повернення йому понесених витрат.

Таким чином, доки працівник не звернеться до підприємства з письмовою вимогою щодо повернення заборгованості, перебіг позовної давності за заборгованістю підприємства перед працівником не розпочнеться. Якщо ж така письмова вимога буде, то відлік позовної давності (3 роки) розпочнеться на восьмий день після пред'явлення вимоги (ч. 2 ст. 530 ЦКУ). 

Таким чином, виплатити заборгованість перед працівником за авансовими звітами за раніше придбаними товарами підприємство може добровільно і після його звільнення, а може почекати: 

• письмового звернення працівника;
• або коли мине позовна давність і така заборгованість відповідатиме визначенню безнадійної (пп. 14.1.11 ПКУ) – та списати;
• або списати внаслідок звільнення (прощення боргу) кредитором (працівником) боржника (підприємства) від його обов’язків (не чекаючи спливу строку позовної давності).

Чи необхідно складати в даних випадках авансовий звіт?

Авансовий звіт на добові

Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подається у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Тобто, якщо водію виплачувалися тільки добові готівкою, то оподаткованого доходу за таким відрядженням в нього немає, тому що відбулося отримання готівки в межах суми добових. І подавати авансовий звіт він не зобов’язаний. Звісно, якщо він не використовував готівку на інші витрати (крім добових). 

Навіть, якщо роботодавець не видасть водію добові, а виплатить їх по завершенню такого відрядження, останньому не потрібно подавати авансовий звіт.  

Авансовий звіт на закупівлю сільгосппродукції

Авансовий звіт підзвітна особа за отримані кошти під звіт має подати до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому така особа завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт (пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ).

Тобто якщо під час закупівлі сільгосппродукції менеджер отримав кошти під звіт, витратив їх до копійки, покривати частину оплати власними коштами не довелося, авансовий звіт він не подає. Якщо закупівля здійснювалася лише за його власні кошти, то авансовий звіт теж не подається.

І тут відразу постає питання: коли роботодавець має розрахуватися з працівником, який витратив власні кошти, якщо авансовий звіт не подається? На жаль, як і раніше, ані ПКУ, ані  Порядком про складання авансового звіту не передбачено.

Тому радимо роботодавцю, щоб працівники, які витратили власні кошти на потреби підприємства й надалі подавали авансовий звіт, оскільки запам’ятати, хто, коли і скільки кому винен не під силу. Або керуючись Положенням №88 розробити власний документ для таких випадків, який обов’язково має містити необхідні реквізити, визначені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.   

Також рекомендуємо уникати таких ситуацій, коли працівник витрачає власні кошти на закупівлю ТМЦ для підпримства. Податківці можуть вбачати в цьому не відносини з підзвітною особою (адже кошти під звіт дійсно не видавалися), а придбання ТМЦ у працівника як у фізичної особи: працівник надає ТМЦ, придбані за його особисті кошти і які на даний момент належать саме працівнику, а підприємство платить йому кошти за ці ТМЦ. Це дуже схоже на банальне придбання ТМЦ у фізособи, а це значить, що з виплачених коштів потрібно утримувати ПДФО та ВЗ. Щоб уникнути цієї суперечки, рекомендуємо видавати аванс у достатній сумі, щоб це дійсно були підзвітні кошти.