Дистанційні працівники у відрядженні: визнання витрат в податковому обліку

Запитання: 

1. Як правильно оформити документи щодо таких відряджень (в т.ч. і в офіс у Харкові та за кордон), щоб видані на відрядження кошти не вважалися додатковим благом працівника?

2. Чи є витрати за цими відрядженнями з метою податкового обліку витратами господарської діяльності?

Відповідь: 

Дистанційна робота — це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій (ст. 60-2 КЗпП).

Дистанційні працівники  працюють у будь-якому місці за власним вибором. Водночас мають бути на зв’язку з роботодавцем за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій.

Важливо! Новоприйняті працівники можуть працювати дистанційно після укладення трудового договору про дистанційну роботу в письмовій формі. Якщо роботодавець  запроваджує тимчасовий дистанційний режим роботи для працівників, що вже працюють, наприклад на час війни, закон дозволяє зробити це за допомогою наказу (розпорядження).

Переведення працівників на дистанційну роботу з ініціативи керівника підприємства вважають зміною істотних умов праці, про що працівники мають бути повідомлені,  період дії воєнного стану, не пізніш як до запровадження таких умов (ч. 2 ст. 2 Закону №2136).

Тобто роботодавець  має ознайомити працівників з наказом десь упродовж двох днів із дня ухвалення, але до запровадження дистанційної роботи.

Увага! Перевести працівників на дистанційну роботу можна лише за їх згодою.

Як правильно оформити документи щодо таких відряджень (в т.ч. і в офіс у Харкові та за кордон), щоб видані на відрядження кошти не вважалися додатковим благом працівника? 

В нормах законодавства не міститься заборон направляти працівника у відрядження, який працює дистанційно. Як і немає заборони щодо дистанційної роботи, перебуваючи за кордоном.

Нагадаємо, що Інструкція №59 обов’язкова лише для підприємств, установ та організацій, які фінансуються з бюджету, втім податківці у всіх своїх роз'ясненнях орієнтуються саме на неї, попри те, чи це підприємство госпрозрахункове, чи бюджетне. 

В Інструкції №59 зазначається, що службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства (установи) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (за наявністю документів, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства/установи).

Оскільки для госпрозрахункових підприємств вона є лише рекомендацією, то наполегливо рекомендуємо розробити внутрішнє Положення про відрядження. Саме в цьому локальному акті, варто зафіксувати в тому числі питання направлення у відрядження працівників, що працюють дистанційно.

Отже, працівник, який працює дистанційно, може направлятися у відрядження і в законодавстві заборон немає.

Не буде порушенням чинних нормативних документів той факт, що відрядження починається не з місця розташування компанії в Україні, а з віддаленого тимчасового місця роботи в іншій країні і для того, щоб поїхати у відрядження, працівнику-дистанційнику не потрібно повертатися в Україну чи з іншого місця перебування в Україні до місця знаходження офісу.

Наказ на відрядження нічим не відрізняється від звичайного наказу на закордонне відрядження чи відрядження по Укрраїні з єдиною відмінністю місця вибуття. Ознайомити працівника з наказом на відрядження можна шляхом направлення його в електронному вигляді, а підписати його за допомогою КЕП з дотриманням вимог електронного документообігу. 

Отже, видані кошти на відрядження при правильному документальному оформленні та наявність підтвердних документів не вважатиметься додатковим благом працівника.

Чи є витрати за цими відрядженнями з метою податкового обліку витратами господарської діяльності?

Жодних коригувань витрат на відрядження розділом ІІІ ПКУ не передбачені, це стосується як відряджень по країні, так і закордонних відряджень. 

Тож, і малодохідники і високодохідники при визначенні об’єкта обкладення податком на прибуток керуються виключно бухгалтерськими правилами. Витрати на відрядження, які потраплять до складу бухгалтерських витрат, при формуванні фінрезультату вплинуть на розмір податку на прибуток.

Отже, підприємство, кошти витрачені працівниками, які працюють дистанційно у відрядженні, відносять на витрати за наявності підтвердних документів, які згодом потраплять до фінрезультату.