Добові у відрядженні по Україні та за кордоном: як оподаткувати?

Суми добових витрат працівників, які не оподатковуються ПДФО, встановлено пп. 170.9.1 ПКУ. Неоподатковувана сума добових витрат:

• у межах території України - не більше ніж 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження,
• для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день (пп. 170.9.1 ПКУ).

Мінімальна заробітна плата у місячному розмірі з 1 січня 2023 року становить 6700 грн.

Отже, у 2023 році неоподатковувана ПДФО сума добових для відряджень у межах території України становить 670 грн, а за кордон - не вище 80 євро за кожен день відрядження.

Сума перевищення розміру добових витрат на відрядження понад встановлені норми включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку (оподатковується ПДФО за ставкою 18% та ВЗ за ставкою 1,5%) як додаткове благо.

Витрати на відрядження

Витрати, передбачені пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ не будуть доходом працівника та не підлягатимуть оподаткуванню за наявності підтвердних документів. 

До підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат (зокрема, до цих документів можна віднести документи, що підтверджують поїздку на службовому автомобілі – шляховий лист автомобіля тощо).

Також, якщо оплату витрат буде здійснено платіжними картками або електронними грошима, то підтвердити ці витрати можуть виписка та/або відомості з відповідного рахунку. Але за наявності й інших документів – рахунків, квитків тощо це теж не буде зайвим.

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума витрат включається до оподатковуваного доходу платника податку та є його додатковим благом.