Відрядження дистанційного працівника та авансовий звіт

Згідно із ст. 60-2 КЗпП, дистанційна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Ані в цій статті, ані в інших нормах законодавства не міститься заборон направляти працівника у відрядження, який працює дистанційно.

Нагадаємо, що Інструкція №59 обов’язкова лише для підприємств, установ та організацій, які фінансуються з бюджету, втім податківці у всіх своїх роз'ясненнях орієнтуються саме на неї, попри те, чи це підприємство госпрозрахункове, чи бюджетне. 

В Інструкції №59 зазначається, що службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства (установи) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (за наявністю документів, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства/установи). Саме таке визначення 

Оскільки для госпрозрахункових підприємств вона є лише рекомендацією, то наполегливо рекомендуємо  розробити внутрішнє Положення про відрядження. Саме в цьому локальному акті, обумовте, в тому числі питання направлення у відрядження працівника-дистанційника.

Доходимо висновку, що працівник, який працює дистанційно, може направлятися у відрядження і в законодавстві заборон немає. Також ми писали про це тут. 

Не буде порушенням чинних нормативних документів той факт, що відрядження починається не з місця розташування компанії в Україні, а з віддаленого тимчасового місця роботи в іншій країні і для того, щоб поїхати у відрядження, працівнику-дистанційнику не потрібно повертатися в Україну.

Авансовий звіт

Нагадаємо, що після завершення відрядження працівник зобов’язаний подати авансовий звіт разом із документами, що підтверджують витрати на відрядження та повернути суму надміру витрачених коштів (за наявності).

Щодо підписання авансового звіту ЕЦП податківці надавали ІПК від 14.04.2021 р. №1536/ІПК/99-00-04-03-03-06. 

Запитувач просив податківців надати роз'яснення: «чи можливо при складанні Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт) використовувати простий електронний підпис або це має бути виключно кваліфікований електронний підпис, а також чи підписання авансового звіту електронним підписом не передбачається чинним законодавством взагалі, і потрібно використовувати виключно паперову форму авансового звіту з власноручним підписом підзвітної особи».

На це податківці відповіли, що згідно із пп. 170.9.2 ПКУ авансовий звіт подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільноправової дії за дорученням та за кошти особи, що видала кошти під звіт.

З метою оподаткування фізична особа – працівник має надати роботодавцю – податковому агенту підтвердні документи, передбачені п. 170.9 ПКУ, що засвідчують вартість витрат на відрядження або під звіт та їх зв'язок з господарською діяльністю роботодавця.

Згідно із п. 6 Порядку № 841 Звіт складається платником податку (підзвітною особою), що отримав(ла) такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи.

Фізична особа, яка отримала такі кошти, заповнює всі графи Звіту, крім: "Звіт перевірено", "Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером", кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, яка надала такі кошти. Графу "Звіт затверджено" підписує керівник (податковий агент).

Електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа (ст. 5 Закону № 851).

Відповідно до ст. 6 Закону № 851, для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису.

Згідно із пп. 12 п. 1 ст. 1 Закону №2155, електронний підпис – це електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов'язуються і використовуються ним як підпис.

Відповідно до пп. 23 п. 1 ст. 1 Закону №2155, кваліфікований електронний підпис - удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

І в підсумку, податківці зазначають, що положеннями Порядку №841 не передбачено складання та надання платником податку Звіту в електронному вигляді з накладенням кваліфікованого електронного підпису, а отже, такий Звіт подається у паперовому вигляді з дотриманням усіх вимог, визначених ПКУ і Порядком №841.