Не знали про декретний працівниці: що робити?

Працівниці відкрито лікарняний по вагітності та пологам з 07.03.22 р., але повідомила вона про це після виплати зарплати за березень та здачі звітності. Як виправити ситуацію: залишити як є, подавши об’єднану звітність з типом «Уточнююча» за І і ІІ квартали?

Відповідно до пп. 1.6.2 Інструкції №5, якщо  нарахування  фонду  оплати праці здійснюються за попередній період, зокрема у зв'язку з уточненням  кількості відпрацьованого часу,  виявленням помилок,  вони відображаються у фонді  оплати  праці  того  місяця, у якому були здійснені нарахування.

В п. 1 розділу IV Наказу №773 зазначено, що суми виплат, нараховані за дні тимчасової непрацездатності і допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами, відображаються в окремих рядках з кодами категорій застрахованої особи (у полі відповідного місяця лише в сумі, що припадає на такий місяць).

Тобто, якщо за робочі дні (місяці), протягом яких працівниця перебувала на лікарняному у зв'язку з вагітністю та пологами, їй нараховано заробітну плату, то вона є надмірно нарахованою. Тому в місяці, у якому працівниця подала листок непрацездатності, необхідно провести перерахунок і виключити суму надмірно нарахованої заробітної плати (за березень),  з персоніфікованих да¬них за відповідний місяць.

Залишити все як є не можна, потрібно виправляти, оскільки проведено розрахунок лікарняних за весь період вагітності та пологів (за 126 к.днів). 

Враховуючи, що в даному випадку йдеться не зовсім про по¬милку бухгалтера, а про обставини, що з'ясувалися, й потребують внесення поправок в індивідуальні дані працівниці, то у Додатку 1 Об’єднаної звітності допускається внесення від'ємних значень.

Тож, для виправлення ситуації не потрібно подавати Об’єднану звітність з типом «Уточнюючий», всі корегування відображаються в місяці отримання лікарняного, коли по факту і здійснено сторнування зарплати та нарахування лікарняного, тобто всі виправлення відображаються у Додатку 1 Об’єднаної звітності з типом «Звітна», а саме:

1-й рядок - сторнується зарплата в: 

• графі 8 – КЗО «1» або «2» - якщо працівник особа з інвалідністю;
• графі 10 – місяць, за який сторнуються виплати - «032022»;
• графах 16 та 17 – сума нарахованої зарплати зі знаком «-» (у березні знімається частина зарплати);
• графі 20 – сума ЄСВ, нарахована на суму зарплати зі знаком «-».

Оскільки з запитання не відомо, що було у ІІ кварталі, то припустимо, що також нараховано зарплату та відображено її в Об’єднаній звітності. Тоді у 2, 3 та 4 рядка буде аналогічне сторнування зарплати (як у 1-му рядку – березень) за квітень, травень та червень ІІ кварталу.

Після сторнування, далі починаючи з 5-го рядка проводиться відображення нарахованої суми допомоги по вагітності та пологам з розбивкою за місяцями і тільки в сумі, що припадає окремо на кожен такий місяць. 

Тож, 5-й рядок, в:

• графі 8 – КЗО «42» або «43» - якщо працівник особа з інвалідністю;
• графі 10 – місяць, за який нарахований лікарняний - «032022»;
• графі 15 – кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами «25» (бо відпустка з 7 березня);
• графах 16 та 17 – сума (її частина, яка припала на березень) нарахованої допомоги;
• графі 20 – сума ЄСВ, нарахована на суму допомоги.

Інші рядки заповнюються аналогічно, з розподіленням суми лікарняного за місяцями, на які припали 126 к.днів (квітень, травень, червень та липень).

Допомога по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО та ВЗ, проте її потрібно відобразити у Додатку 4ДФ Об’єднаної звітності за ознакою доходу «128». Відображається вона у місяці нарахування за фактом (графа 3а, наприклад, вересень), а потім у відповідному місяці за фактом виплати (графа 3, жовтень). Але перед цим (наприклад, у тому ж вересні) потрібно зняти загальну суму зарплати за всі місяці помилкового її нарахування та загальну суму утриманих ПДФО та ВЗ у місяці виправлення з ознакою доходу «1» у графі 10. При цьому сплачений ПДФО та ВЗ залишиться на переплаті. Звертаємо увагу, що всі корегування проводяться в  Об’єднаній звітності з типом «Звітна».

Чи має працівниця повернути кошти підприємству і як це зробити? 

Відповідно до ст. 127 КЗпП відрахування із заробітної плати працівників для повернення сум, зайво виплачених унаслідок лічильних помилок, можуть проводитися за наказом (розпорядженням) власника підприємства з урахуванням обмеження її розміром визначеним ст. 128 КЗпП. 

Тобто, якби в даній ситуації працівниця, якій виплатили зайві кошти, продовжувала працювати, то роботодавець мав право видати наказ про відрахування не пізніше ніж впродовж одного місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми. Проте працівниця пішла у відпустку по вагітності та пологам і цей спосіб утримання не підходить.

Тож, у випадку, якщо коштів для повернення надміру отриманої зарплати невистачає/немає, то для погашення заборгованості перед підприємством працівниця повинна добровільно повернути їх на поточний рахунок (через платіжне доручення) чи в касу підприємства (через прибутковий касовий ордер) з призначенням платежу, наприклад: «повернення зайво отриманої зарплати».

Якщо працівниця не бажає добровільно повернути надлишково виплачену зарплату, відшкодування шкоди, завданої підприємству, може відбутися за рахунок винної особи, а саме особи, яка допустила таку «помилку» (бухгалтера) (п. 3 ч. 2 ст. 127 КЗпП та ст. 136 КЗпП). 

Або питання покриття шкоди підприємству може бути вирішено у судовому порядку. Так, відповідно до ч. 3 ст. 233 КЗпП для звернення роботодавця до суду в питаннях стягнення з працівника матеріальної шкоди, заподіяної підприємству, встановлюється строк в один рік з дня виявлення заподіяної працівником шкоди.

Аналогічну думку з цього питання висвітлює Управління Держпраці в Кіровоградській області.

Фонд перерахував суму 30.08.22 р., а підприємство виплатило 10.09.22 р., чи вважається це порушенням?

Відповідно до ч. 2 ст. 32 Закону №1105 допомога, зокрема по вагітності та пологах виплачується застрахованим особам, які працюють на умовах трудового договору (контракту), інших підставах, передбачених законом, - у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати заробітної плати.

Таким чином, зважаючи на ст. 115 КЗпП, не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує шістнадцяти календарних днів, та не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. Тож, строк виплати зарплати має бути на підприємстві не пізніше 7 числа.

Отже, перерахування роботодавцем допомоги по вагітності та пологах 10.09.2022 р. є порушенням законодавства.

Адже йдеться не тільки про дотримання звичайних строків виплати лікарняних з моменту надходження коштів від Фонду, а і про те, що порушення таких строків і виникнення невикористаних коштів призведе до обов’язку повернути їх Фонду. Бо виплата лікарняних – це обов’язок роботодавця. Тому, якщо роботодавцем будуть порушені строки виплати отриманого від ФСС забезпечення, то можуть виникнути фінансові штрафи за ст. 265 КЗпП, в даному випадку за абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗпП - це 1 мінімальна зарплата, як за порушення інших вимог законодавства про працю.

Про це ми писали тут, що також зазначає Виконавча дирекція ФСС у листі від 11.10.2021 р. №2369-11-1.