Нарахування та виплата зарплати підприємцем

Оформлення нарахування зарплати

Підприємець, який використовує найману працю, є роботодавцем, отже, на нього покладається обов’язок щодо ведення всіх передбачених законодавством документів про працю, зокрема:

• відомості про нарахування та виплату зарплати найманим працівникам;
• табелів використання робочого часу працівників та інших.

Про це ми зазначали тут. А які саме форми застосовувати на практиці, читайте тут.

Отже, щоб правильно розрахувати суму зарплати працівників, потрібно оформити відповідні відомості (зведену на всіх працівників і окремо на кожного працівника). Після того, як зарплата розрахована, сума податків і зборів та сума ЄСВ за нею розраховані також, стає відома сума зарплати до виплати. Виплата може здійснюватися як готівкою, так і на карткові рахунки працівників. 

Оподаткування зарплати

Підприємець на кожну суму зарплати найманого працівника повинен нарахувати ЄСВ за ставкою 22% та перерахувати його (незалежна від того, виплата проводиться через касу чи на картку працівника) у день виплати зарплати на небюджетний рахунок (абз. 2 ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ). Звертаємо увагу, що при сплаті суми ЄСВ роботодавець за основним місце роботи завжди має дотримуватися виконання ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ, тобто, сплачувати ЄСВ не менше мінімального розміру.

Крім того, потрібно із заробітної плати працівника утримати ПДФО за ставкою 18% та ВЗ – 1,5%.

ПДФО зазвичай сплачується (перераховується) до бюджету під час виплати оподатковуваного доходу єдиним платіжним документом. Банки приймають платіжні документи на виплату доходу лише за умови одночасного подання розрахункового документа на перерахування цього податку до бюджету або розрахункового документа на зарахування коштів у сумі цього податку на єдиний рахунок (пп. 168.1.2 ПКУ).

Але якщо оподатковуваний дохід надається у негрошовій формі чи виплачується готівкою з каси податкового агента, податок сплачується (перераховується) до бюджету протягом трьох банківських днів з дня, що настає за днем такого нарахування (виплати, надання) (пп. 168.1.4 ПКУ).

Таким чином, якщо для виплати зарплати готівку знято безпосередньо з рахунку, то ПДФО і ВЗ сплачуються одночасно з отриманням грошей з банку. Оскільки банки контролюють при виплаті зарплати сплату не лише ЄСВ, а і ПДФО та ВЗ.

У випадку, якщо зарплату працівникам виплачували із виручки, що надійшла в касу, тоді ПДФО сплачувати потрібно було б протягом 3-х банківських днів, що настає за днем виплати такої зарплати, як це передбачено нормами пп. 168.1.4 ПКУ.

ВЗ, своєю чергою, треба сплатити в строки, визначені для ПДФО (пп. 1.4 п. 16-1 підрозділ 10 розділ ХХ ПКУ).

Таким чином, всі зарплатні податки та збори підлягають перерахуванню у день виплати зарплати. Окрім випадку виплати зарплати готівкою з виручки – строк перерахунку ПДФО та ВЗ три банківські дні.

Щокварталу з розподіленням за місяцями підприємець має подати Об’єднану звітність про суми нарахованої зарплати та ЄСВ (Додаток 1) і утримані ПДФО та ВЗ (додаток 4ДФ).

Виплата зарплати

Виплати, пов’язані з оплатою праці – це виплати, віднесені до фонду оплати праці, а також до інших виплат, що не належать до цього фонду згідно з Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. №5 (пп. 1 п. 3 розд. І Положення №148).

Суб’єкти господарювання використовують готівкову виручку, у тому числі готівку, одержану з банку, для забезпечення потреб, що виникають у процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетами та державними цільовими фондами за податками і зборами (обов’язковими платежами).

Отже, обмежень стосовно використання готівки, яка надійшла в касу, для виплати заробітної плати не встановлено. Але зберігати готівку в касі для виплати заробітної плати понад установлений ліміт каси підприємство має право протягом 3-х робочих днів з дня настання строків цих виплат.

Платежі понад установлені граничні суми проводяться через банки або небанківські фінансові установи.

Спосіб виплати прописується в наказі роботодавця (ФОП).

Виплата зарплати, згідно з ст. 115 КЗпП, здійснюється не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує шістнадцяти календарних днів, та не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. Детальніше про це ми писали тут.

Тобто, ФОП, як і будь-який роботодавець, має виплачувати зарплату двічі на місяць в установлені строки, незалежно від того, виплата здійснюється через касу чи з поточного рахунку.

Виплата через касу

Виплата зарплати готівкою оформлюється видатковою відомістю та видатковим касовим ордером, форми яких наведені у додатках 1  та 3 до Положення №148. Якщо працівник один або відбувається розрахунок із одним працівником (наприклад, при звільненні), то можливе оформлення видачі йому зарплати тільки видатковим касовим ордером. Ці форми не є обов’язковими для ФОП. Але їх доречно використовувати, щоб не створювати власні форми.

Виплата на карту

Для перерахування зарплати працівникам підприємець надає уповноваженому банку:

• реєстр зарахування на картрахунки працівників коштів (або розрахунково-платіжну відомість чи інший документ, який передбачено договором);
• платіжне доручення на сплату податків, зборів та інших обов’язкових платежів, пов’язаних з нарахуванням заробітної плати;
• платіжне доручення на перерахування зарплати працівникам підприємства.