У податковому обліку враховуємо лише фактично понесені витрати на оплату відпусток

Податок з доходів фізичних осіб

Абзацом 3 пп. 169.4.1 ПКУ встановлено, що з метою оподаткування доходи (або їх частина) відносяться до податкових періодів їх нарахування. Отже, щоб утримати ПДФО, наприклад, з відпусткових, виплачених у березні 2013 р. за частину березня і квітня 2013 року, слід окремо розрахувати ПДФО з доходу за березень 2013 р. (зарплата + відпусткові за березень 2013 р.) та з квітневого доходу (зарплата + відпусткові за квітень 2013 р.). У звіті за формою №1ДФ перехідні відпусткові відображають разом із зарплатою, з однаковою ознакою доходу, проте якщо виплачують такі відпусткові в одному кварталі, а нараховують їх — у наступному, то це слід відобразити у №1ДФ за фактом таких подій (нарахування).

Єдиний соціальний внесок

Як нараховувати ЄСВ і відображати у звітності перехідні відпусткові, ПФУ роз'яснив у листі від 18.02.2011 р. №3116/03-30 . У ньому, зокрема, сказано, що згідно з пп. 4.3.2 Інструкції №21-5 при нарахуванні єдиного внеску на суми оплати щорічної відпустки, період якої більший від одного місяця, максимальну величину застосовують окремо за кожен місяць. Зверніть увагу, що у 2013 році така максимальна величина змінюється двічі — адже вона дорівнює 17 розмірам прожиткового мінімуму для працездатних громадян, а він протягом 2013 року змінюється також двічі (з 01.01. до 30.11 — 19499 грн, а з 01.12 до 31.12 — 20706 грн).

У місячному звіті до ПФУ за формою, встановленою додатком 4 до Порядку №22-2, перехідні відпусткові відображають лише у таблиці 6 таким чином (згідно з п. 4.9 Порядку №22-2):

а) суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, вносяться до таблиці 6 як суми нарахованої заробітної плати до поля відповідного місяця тільки у сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці;

б) суми, що були виплачені у поточному місяці, але припадають на дні відпустки наступних місяців, включаються до поля наступних місяців та відображаються у наступних рядках за першим рядком.

Податок на прибуток

У податковому обліку враховуємо лише фактично понесені витрати на оплату відпусток. Відпусткові, які належать до інших витрат (тобто входять до фонду оплати праці працівників, не зайнятих безпосередньо виробництвом продукції або наданням послуг, виконанням робіт замовника), визнаватимуться витратами того звітного періоду, в якому вони були здійснені згідно з правилами ведення бухгалтерського обліку (п. 138.5 ПКУ). А відпусткові, які були виплачені працівникам, витрати на оплату яких належать до собівартості реалізованої продукції, наданих послуг, виконаних робіт, будуть визнані податковими витратами у періоді визнання доходів від реалізації такої продукції, робіт та послуг (п. 138.4 ПКУ).

Бухгалтерський облік

Оскільки нарахування та використання резерву витрат на відпустки є обов'язковим, то всі витрати, які підприємство понесе у зв'язку з оплатою відпусткових, списуються за рахунок такого резерву. Облік руху та залишку коштів на оплату щорічних відпусток працівникам ведеться на субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток». Щомісяця визначена сума резерву витрат на відпустки у бухгалтерському обліку включається до складу витрат звітного періоду. Яких саме — залежить від того, для яких саме працівників створюється резерв, тож витрати з нарахування резерву списуються за дебетом рахунків 23, 91, 92, 93, 94 тощо (залежно від центру витрат, на якому накопичуються витрати на оплату праці працівників). Отже, при нарахуванні відпусткових працівникам сума відпусткових не включається до витрат звітного періоду, а нараховується за рахунок коштів сформованого резерву.