Відшкодування витрат на комунальні послуги у відрядженні

Чи можна відшкодувати наведені у запитанні витрати?

Так. Можна. Далі розлогіше:

У ст. 121 КЗпП зазначено:

• працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями;
• працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються в тому числі витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Тобто, якщо працівник у зв’язку із службовим відрядженням несе витрати, вони підлягають відшкодуванню. В тому числі на найм жилого приміщення згідно з законодавством.

Таким законодавством є Інструкція про службові відрядження, яка є обов’язковою тільки для працівників підприємств, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Для інших підприємств вона є тільки орієнтиром. Такі інші підприємства можуть взяти її за зразок і розробити, затвердивши наказом керівника, власну інструкцію про відрядження.

У пп. «б» п. 7 розд. ІІІ Інструкції зазначено, що за час перебування у закордонному відрядженні працівникові відшкодовуються витрати на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях в межах затверджених Постановою КМУ від 02.02.2011 р. №98 граничних сум витрат на найм житлового приміщення, встановлених з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат за користування телефоном, холодильником, телевізором та інших витрат (крім витрат на побутові послуги та витрат на оплату ПДВ), які відшкодовуються у відповідній сумі відрядженому працівникові за наявності документального підтвердження їх сплати.

Схожа норма для відрядження в межах України наведена в п. 5 розд. ІІ Інструкції.

Тобто, відшкодовуються як витрати на найм, так і інші витрати, включені до рахунку на оплату вартості проживання. Зрозуміло, що комунальні послуги – це інші витрати, пов’язані з проживанням. А тому їх відшкодовують у складі витрат на найм житлового приміщення. Коли мова йде про витрати на найм житла, мається на увазі, що це не тільки власне орендна плата за це житло (плата за найм), а й всі інші пов’язані з проживанням витрати.

Причому в Інструкції зазначено, що такі витрати відшкодовуються в розмірі не вище граничних сум, наведених в Постанові №98. Але таке обмеження стосується тільки підприємств, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. На інші підприємства це обмеження не поширюється.

Щодо відшкодування місцевих податків, читаємо в пп. «є» п. 7 розд. ІІІ Інструкції: «За час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати на обов'язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження (у тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат)».

Тобто, витрати на сплату місцевих податків також потрібно відшкодувати.

Отже, з наведеного випливає, що підприємство може розробити власну інструкцію чи положення про службові відрядження, в якій конкретизувати, які саме витрати підлягають відшкодуванню. Записати туди і витрати на найм приміщення, комунальні витрати, місцеві податки тощо.

Хоча розробляти таку інструкцію чи положення і не обов’язково. Досить того, щоб відшкодування таких витрат погодив керівник підприємства, затвердивши відповідний авансовий звіт, наданий працівником, з прикладеними до нього підтвердними документами.

Чи може підприємство віднести зазначені суми відшкодування до витрат?

Так. Підприємство зобов’язане відшкодувати ці витрати працівнику, про що ми сказали вище. А тому воно відносить їх до складу витрат у загальному порядку, як витрати на відрядження.

Чи не будуть ці відшкодовані працівнику підприємством витрати вважатися його додатковим благом?

Ні, не будуть.

У пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ прямо зазначено, що не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме:

• на найм інших жилих приміщень;
• інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат тощо.

Причому вище ми з’ясували, що найм приміщень – це не тільки орендна плата, а й усі інші пов’язані з проживанням витрати. Тому комунальні витрати також відносяться до витрат на найм приміщень.