• Посилання скопійовано

Відшкодування витрат на комунальні послуги у відрядженні

Працівник у закордонному відрядженні винаймає квартиру та самостійно сплачує оренду, комунальні послуги і місцеві податки. При подачі авансового звіту він надає документи щодо оренди: договір, інвойси, квитанції про оплату. Чи виникає додаткове благо у працівника і чи може підприємство віднести ці суми до витрат за нормами ПКУ?

Чи можна відшкодувати наведені у запитанні витрати?

Так. Можна. Далі розлогіше:

У ст. 121 КЗпП зазначено:

  • працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями;
  • працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються в тому числі витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Тобто, якщо працівник у зв’язку із службовим відрядженням несе витрати, вони підлягають відшкодуванню. В тому числі на найм жилого приміщення згідно з законодавством.

Таким законодавством є Інструкція про службові відрядження, яка є обов’язковою тільки для працівників підприємств, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Для інших підприємств вона є тільки орієнтиром. Такі інші підприємства можуть взяти її за зразок і розробити, затвердивши наказом керівника, власну інструкцію про відрядження.

У пп. «б» п. 7 розд. ІІІ Інструкції зазначено, що за час перебування у закордонному відрядженні працівникові відшкодовуються витрати на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях в межах затверджених Постановою КМУ від 02.02.2011 р. №98 граничних сум витрат на найм житлового приміщення, встановлених з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат за користування телефоном, холодильником, телевізором та інших витрат (крім витрат на побутові послуги та витрат на оплату ПДВ), які відшкодовуються у відповідній сумі відрядженому працівникові за наявності документального підтвердження їх сплати.

Схожа норма для відрядження в межах України наведена в п. 5 розд. ІІ Інструкції.

Тобто, відшкодовуються як витрати на найм, так і інші витрати, включені до рахунку на оплату вартості проживання. Зрозуміло, що комунальні послуги – це інші витрати, пов’язані з проживанням. А тому їх відшкодовують у складі витрат на найм житлового приміщення. Коли мова йде про витрати на найм житла, мається на увазі, що це не тільки власне орендна плата за це житло (плата за найм), а й всі інші пов’язані з проживанням витрати.

Причому в Інструкції зазначено, що такі витрати відшкодовуються в розмірі не вище граничних сум, наведених в Постанові №98. Але таке обмеження стосується тільки підприємств, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. На інші підприємства це обмеження не поширюється.

Щодо відшкодування місцевих податків, читаємо в пп. «є» п. 7 розд. ІІІ Інструкції: «За час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати на обов'язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження (у тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат)».

Тобто, витрати на сплату місцевих податків також потрібно відшкодувати.

Отже, з наведеного випливає, що підприємство може розробити власну інструкцію чи положення про службові відрядження, в якій конкретизувати, які саме витрати підлягають відшкодуванню. Записати туди і витрати на найм приміщення, комунальні витрати, місцеві податки тощо.

Хоча розробляти таку інструкцію чи положення і не обов’язково. Досить того, щоб відшкодування таких витрат погодив керівник підприємства, затвердивши відповідний авансовий звіт, наданий працівником, з прикладеними до нього підтвердними документами.

 

Чи може підприємство віднести зазначені суми відшкодування до витрат?

Так. Підприємство зобов’язане відшкодувати ці витрати працівнику, про що ми сказали вище. А тому воно відносить їх до складу витрат у загальному порядку, як витрати на відрядження.

 

Чи не будуть ці відшкодовані працівнику підприємством витрати вважатися його додатковим благом?

Ні, не будуть.

У пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ прямо зазначено, що не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме:

  • на найм інших жилих приміщень;
  • інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат тощо.

Причому вище ми з’ясували, що найм приміщень – це не тільки орендна плата, а й усі інші пов’язані з проживанням витрати. Тому комунальні витрати також відносяться до витрат на найм приміщень.

Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!

Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!

Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.

Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 122 грн/міс

Передплатити

Автор: Олександр Золотухін

Джерело: «Дебет-Кредит»

Рубрика: Праця та соціальний захист/Трудові відносини

30 днiв передплати безкоштовно!Оберiть свiй пакет вiд «Дебету-Кредиту»
на мiсяць безкоштовно!
Спробувати

Усі консультації рубрики «Трудові відносини»

  • Компенсація відпустки за поданою із запізненням заявою увільненим працівником у зв'язку з мобілізацією
    Працівника було увільнено від роботи у зв'язку з призовом на військову службу 19.08.2025. Заяву на виплату компенсації за невикористану відпустку він подав 03.09.2025, тобто після закінчення місяця увільнення. Чи має підприємство виплачувати таку компенсацію і який період брати для розрахунку середньої заробітної плати?
    Сьогодні 17:169
  • Компенсація за авто у відрядженні: авансовий звіт та облік
    Як правильно оформити авансовий звіт та відобразити в обліку компенсацію директору за використання власного автомобіля у відрядженні? Компенсація виплачується за домовленістю фіксованою сумою на підставі кошторису, з неї утримуються ПДФО та ВЗ. Підтверджувальні документи на пальне відсутні. Чи потрібно в авансовому звіті відображати утримані податки та як саме його заповнювати?
    Сьогодні 08:0239
  • Підтвердження витрат на закордонні відрядження
    Які документи необхідні для підтвердження витрат під час закордонних відряджень згідно з податковим та бухгалтерським законодавством України?
    04.09.202542
  • Ризики щомісячних договорів ЦПХ з водієм: які наслідки для сторін?
    Підприємство щомісяця протягом року укладає договори ЦПХ з водієм для перевезень. Оплата здійснюється за актами виконаних робіт (за тонно-кілометри) і зазвичай перевищує мінімальну зарплату. Водій не бажає бути штатним працівником. Які юридичні та фінансові наслідки такої співпраці для підприємства та для водія?
    04.09.2025318
  • Витрати на річну «Зелену Картку» для короткого відрядження
    При відрядженні керівника за кордон на тиждень службовим автомобілем, підприємство придбало поліс «Зелена Картка» терміном на рік. Чи можна всю вартість цього полісу віднести до витрат? Чи частина вартості, що перевищує термін відрядження, є додатковим благом працівника?
    03.09.202536