Нарахування відпустки за минулі роки: які наслідки?

Працівнику надано право реалізувати свої здібності до праці укладенням трудового договору на одному чи водночас на кількох підприємствах, в установах, організаціях. Це дає змогу працівникам крім основного трудового договору укладати договори про роботу за сумісництвом (ст. 21 КЗпП).

Сумісництвом вважається виконання працівником крім своєї основної іншої регулярної оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час на тому ж або іншому підприємстві, в установі, організації або в громадянина (підприємця, приватної особи) за наймом.

Оплата праці сумісників провадиться за фактично виконану роботу, що передбачає ведення табеля обліку робочого часу на працівників-сумісників (ст. 102-1 КЗпП).

Тобто навіть у разі внутрішнього сумісництва трудові відносини за основною посадою та за посадою за сумісництвом оформлюють окремо. За кожною посадою визначають тривалість робочого часу, окремий порядок оплати праці, надання відпусток й інші істотні положення договору. Також для внутрішніх працівників-сумісників табель обліку використання робочого часу ведеться окремо від табеля використання робочого часу за основним місцем роботи.

Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу всіх видів відпусток також проводиться окремо за кожною посадою з урахуванням положень Порядку № 100: виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

При обчисленні середньої заробітної плати для оплати часу щорічної відпустки включаються: основна заробітна плата (оклад, тарифна ставка), доплати, надбавки, премії, що не мають разового характеру, індексація, виплати за час, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток та допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю (п. 3 Порядку № 100).

Виплати, які не включаються при обчисленні середньої заробітної плати у всіх випадках її збереження, визначено п. 4 Порядку № 100.

Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу щорічної відпустки провадиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців на відповідну кількість календарних днів року (за винятком святкових і неробочих днів, встановлених законодавством). Одержаний результат перемножується на число календарних днів відпустки.

Отже, відпускні внутрішньому суміснику нараховують аналогічно відпускним працівникам за основним місцем роботи.

Зауважимо, що роботодавцю фінансово не вигідно, якщо працівник роками не ходить у відпустку. Так, у працівника може бути «багаж» з відпустками за минулі роки, коли його зарплата була на рівень нижча, ніж у разі звільнення, однак компенсацію доведеться виплачувати, виходячи з розміру зарплати за останні 12 календарних місяців. Через це, якщо днів відпустки чимало, то й компенсація буде нарахована у більшій сумі.

Крім того, законодавство не містить вимог стосовно того, що працівник – сумісник зобов’язаний брати відпустку за сумісництвом одночасно з відпусткою за основним місцем роботи. Тобто працівник може піти у відпустку за основним місцем роботи та продовжувати працювати за сумісництвом. Або, навпаки, взяти відпустку за сумісництвом незалежно від часу відпустки за основною посадою.

При цьому, ключовим фактором для одночасного надання відпустки за основним місцем роботи та за сумісництвом є бажання працівника. Тому використання відпустки за основним місцем та за сумісництвом є правом працівника, а не обов’язком.

Проте, ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки заборонено ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль.

Таким чином, щорічна відпустка має надаватися вчасно згідно із затвердженим графіком відпусток. При цьому, якщо працівник з якихось причин не скористався своїм правом на щорічну відпустку в минулому році або за кілька попередніх років, він має право використати її, а в разі звільнення незалежно від підстав йому має бути виплачено компенсацію за всі невикористані дні відпусток на підставі ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки, тому що законодавством не передбачено терміну давності, після якого втрачається право на щорічну відпустку.

Якщо працівник не був у відпустці з 01.03.2017 р., а зараз 2020 рік, то як раз і виходить, що йому два роки поспіль не надавалась відпустка (2018-2019 рр.). Тобто, порушення вже є.

Чи можна його виправити і уникнути при цьому штрафів?

Варіант І. Чи можна нарахувати працівнику відпускні «заднім числом», тобто, у минулому періоді, а зробити їх виплату зараз?

Якщо працівник, як ви кажете, цією відпусткою не користувався – ні, не можна. Адже в цьому випадку ви фальсифікуєте кадрові та бухгалтерські документи, а працівника (навіть за його згодою) позбавляєте частини зароблених ним днів відпочинку.  А порушувати законодавство ми ніколи у своїх консультаціях не радимо.

Виплата такому працівнику відпускних заміною відпустки бути не може. Нагадаємо, що грошова компенсація невикористаної щорічної відпустки є легальною лише у випадках, встановлених ст. 83 КЗпП: звільнення і компенсація частини відпустки (за умов, якщо працівник використав не менш 24 календарних днів щорічної відпустки). У вашому випадку жодна з цих умов не виконується.  

Тому єдиним легальним виходом для вас в цьому випадку буде надати невикористану щорічну відпустку зараз, коли це порушення виявлено.

Варіант ІІ. Працівник має право скористатися невикористаними щорічними відпустками  за минулі роки в поточному році! Надання відпустки за минулі роки оформляється аналогічно відпустці за поточний рік. Тобто, працівник (за необхідності) пише заяву про надання відпустки за відповідний період, керівник підприємства видає наказ, в якому зазначає, з якої дати і на скільки днів (за потреби – можна зазначити і за які роки) надається відпустка, а бухгалтер нараховує та виплачує працівнику відпускні й зарплату за відпрацьований до відпустки час не пізніше як за три дні до її початку.

При цьому пам’ятайте, що згідно з ст. 10 Закону про відпустки,  черговість надання відпусток визначається графіком (складання його є обов’язком кожного роботодавця). Тобто, зазвичай усі щорічні відпустки, які надаватимуться протягом поточного календарного року, вже зазначені в цьому графіку в розрізі працівників та місяців року. Але в цей графік за потреби можна вносити зміни. Тому, якщо ви вирішите виправити порушення і надати працівнику зараз невикористані раніше відпустки (або їх частину) – ви маєте визначитись, коли вам та працівнику зручніше це зробити, вносите зміни до графіку відпусток (на підставі заяви працівника додаєте його до бажаного місяця в графіку). А конкретний період надання відпустки зазначаєте у наказі, з яким ви маєте ознайомити працівника за 2 тижні до початку відпустки.

І ось тут, при визначенні тривалості відпустки, яка надаватиметься за минулі роки, можна подумати про заміну її частини грошовою компенсацією.

Відповідно до ч. 4 ст. 24 Закону про відпустки, за бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівнику щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні.

Як це правило працює на практиці, міститься у листі Мінсоцполітики від 19.01.2017 р. №132/0/101-17/284. За бажанням працівника після використання ним за робочий рік, за який надається відпустка, не менше ніж 24 календарних дні щорічних відпусток (основної та додаткових) за решту днів невикористаних щорічних відпусток за цей самий робочий рік може бути виплачено грошову компенсацію.

А тепер щодо штрафів

Ненадання працівнику щорічних відпусток є порушенням законодавства про працю, за що передбачена:

• фінансова відповідальність – накладається на роботодавця у вигляді штрафу в розмірі 1 МЗП (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП). У 2020 р. розмір МЗП становить 4723 грн.
• адміністративна відповідальність – накладається на посадових осіб підприємства або на роботодавця-підприємця у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн) (ч. 1 ст. 41 КпАП).

Але якщо це порушення буде виправлено до його виявлення інспекторами з праці, штрафи застосовуватись не повинні. Принаймні така позиція щодо застосування штрафів за виправлені до перевірки трудові порушення наводилась у роз’ясненні Держпраці тут.