Яка кадрова документація має бути у підприємця, який має найманих працівників?

У ФОПа, який має найманих працівників, повинні бути така кадрова документація  аналогічні до тієї, які мають юрособи, а саме:

• Заява працівника на прийом на роботу;
• Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу;
• Письмовий трудовий договір  (див. лист  Мінсоцполітки від 12.12.2016 р. №488/0/22-16);
• Особова картка працівника;
• Посадова інструкція;
• Табель обліку робочого часу;
• Правила внутрішнього трудового розпорядку.

Особливості щодо ведення трудових книжок працівників, які працюють у ФОП

Те, які документи має надати працівник роботодавцю при укладанні трудового договору, зазначено у ст. 24 КЗпП. Це паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудова книжка, документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи (наприклад, військовий квиток, заяву про застосування ПСП, довідку про номер картки платника податків, свідоцтва про народження дітей тощо). Адже інформація з усіх цих документів заноситься до особової картки працівника і впливає на надання йому податкових пільг та гарантій, встановлених законодавством.

Відповідно до ч. 3 ст. 48 КЗпП трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації чи у фізособи понад 5 днів. Працівнику, який приступає до роботи вперше, трудову книжку має заводити фізособа-підприємець (п. 1.1 Інструкції №58).

У випадку заповнення вперше трудової книжки, підприємець має право підписати першу сторінку трудової книжки, як особа відповідальна за видання трудових книжок.

У п. 2.12 Інструкції №58 зазначається про необхідність завірення печаткою підприємства (або печаткою відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка. Та якщо підприємець не має печатки, то записи в трудовій книжці завіряються лише підписом підприємця (лист Мінсоцполітики від 03.12.2015 р. №492/06/186-15).

Записи в трудову книжку про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу чи звільнення, а також про нагороди й заохочення, ФОП вносить після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення ― у день звільнення, і вони повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення завіряються печаткою (за її наявності).

Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у ФОПів без створення юрособи з правом найму, та фізосіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо в працівників (п. 2.21-1 Інструкції №58).

Нюанси щодо наявності правил внутрішнього трудового розпорядку у ФОПа

У своїх публікаціях ми рекомендували ФОПу, у якого є наймані працівники, ПВТР. 

Ми вважаємо, що Правила внутрішнього трудового розпорядку необхідні підприємцю. Звісно, у ФОПів, у яких два-три найманих працівники, така рекомендація викличе обурення. Та якщо у підприємця таких найманих працівників біля двадцяти, то він й сам буде зацікавлений у наявності цього «цінного» кадрового документа.

Правила повинні відповідати за змістом типовим ПВТР, затвердженим постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 р. №213.

ПВТР можуть містити таку інформацію:

• порядок прийняття на роботу (строки випробування при прийнятті на роботу для різних категорій людей) та звільнення;
• робочий час (початок, закінчення та ін.);
• час відпочинку (початок і закінчення роботи);
• порядок надання відпусток;
• порядок переведення/переміщення працівників (у т. ч. у випадках зміни істотних умов праці, простою та ін.);
• порядок застосування до працівників заходів заохочення;
• відповідальність за порушення трудової дисципліни та порядок дисциплінарних стягнень;
• права та обов'язки працівників.

Якщо працівник уважно ознайомиться та поставить свій підпис під ПВТР, він вже не скаже, що не знав, що на роботі має бути о восьмій, а не о десятій. I можливості впливу на працівника буде значно більше, ніж якщо він не ознайомиться з ПВТР чи коли їх взагалі не буде.

Проте фахівці Мінсоцполітики нещодавно видали листи, у яких зазначається обов'язковість наявності ПВТР у ФОПів, а в іншому випадку накладатиметься штраф у розмірі 30 МЗП відповідно до ч. 3 ст. 265 КЗпП (на сьогодні - 111 690 грн). З чим ми не погоджуємося.

Докладніше на цю тему читайте тут>>

Щодо табелювання працівників

Підстава для нарахування заробітної плати працівників — це Табель обліку робочого часу.

Табель має типову форму №П-5, затверджену Наказом №489. Однак ФОП може користуватися будь-якою іншою зручною для нього формою.

Ця форма має рекомендаційний характер і містить мінімальну кількість показників, необхідних для ведення обліку робочого часу та нарахування заробітної плати.

Проте такий документ обов'язково має складати кожен роботодавець незалежно від його організаційної форми.

Табель обліку робочого часу виконує декілька важливих функцій: він є підставою для нарахування заробітної плати, надбавок, доплат тощо, підтверджує додержання чи перевищення норми робочого часу, підтверджує роботу працівників на умовах неповного робочого часу. Тому він буде об'єктом уваги:

• податківців — у частині правильності нарахування ЄСВ на зарплату тих, хто працює неповний робочий час або отримує зарплату в розмірі, меншому від мінімального;
• інспекторів з праці — у частині додержання трудового законодавства щодо робочого часу працівників та правильності його оплати.

Звісно, що зовсім не табелювати працівників теж не можна. Це доводить і судова практика (наприклад, постанова Кіровоградського окружного адміністративного суду від 21.06.2017 р. у справі №П/811/820/17). У роботодавця є обов’язок щодо ведення  Табелю обліку робочого часу на найманих працівників. Ці обов’язки покладаються на роботодавця ч. 3 ст. 30 Закону про оплату праці та полягають у забезпеченні достовірного обліку виконуваної працівником роботи.

Таким чином, за наявності найманих працівників, роботодавець має забезпечити облік використаного робочого часу, на підставі якого проводити оплату праці. Для цього, відповідно, ведеться Табель обліку робочого часу.

Невиконання ч. 2 ст. 30 Закону про оплату праці може розцінюватися як порушення інших вимог трудового законодавства, що тягне за собою накладання штрафу в розмірі мінімальної зарплати (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Щодо того, яку норму слід зазначати в Табелі обліку робочого часу зазначимо, що у Табелі обліку робочого часу слід зазначати фактично відпрацьований час працівника. А саме так, як працівник працює за своїм графіком, тобто 11,5 годин 1/1.