Документальне оформлення виплати добових після відрядження

Відповідно до ст. 121 КЗпП працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення та у зворотньому напрямку, витрати щодо найму жилого приміщення у порядку та розмірах, встановлюваних законодавством.

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Зверніть увагу: у ст. 121 КЗпП врегульовано гарантії і компенсації співробітникам під час службових відряджень незалежно від бюджетної приналежності підприємства.

Але підставою для надання цих гарантій і компенсацій є певний пакет документів – наказ про відрядження, авансовий звіт працівника, інші первинні та підтвердні документи тощо. Докладніше про документальне оформлення відрядження  в 2017 році ми писали тут>>

Щодо ненадання авансу на відрядження

Незабезпечення працівника, що відряджається, авансом, інспектор з праці може класифікувати як порушення законодавства про працю, за що передбачено штраф у розмірі мінімальної заробітної плати (ст. 265 КЗпП).

Посадових осіб, винних у порушенні, можуть притягнути до адміністративної відповідальності (ч. 1 ст. 41 КУпАП). Штраф — від 510 до 1700 грн.

Аналогічну позицію висловили Мінсоцполітики у листі від 07.11.2013 р. №998/13/155-13 та Мінфін у листі від 13.11.2013 р. №31-07230-16/23-3767/2/3430.

Але ДФС у листі від 03.07.2013 р. №6091/6/99-99-22-02-04-15/169 розглядає ситуацію по-іншому.  Фахівці ДФС вважають, що підприємства приватної власності не зобов’язані забезпечувати працівників авансом до вибуття у відрядження, якщо така норма не встановлена локальним нормативним актом.

ДФС акцентує увагу, що норми Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. №59, що регулює порядок направлення працівників у відрядження, поширюються лише на організації, які фінансуються з державного бюджету. А також вважають, що  ст. 121 КЗпП зобов’язує підприємство відшкодувати понесені працівником у відрядженні витрати. Тобто під час відрядження працівник може витрачати власні кошти. А підприємство відтак відшкодує ці витрати.

Отже, виплатити працівнику компенсацію понесених витрат та добові можна й зараз, але необхідно бути готовими доводити свою точку зору у разі, якщо виникнуть запитання при перевірці.

Щодо строків розрахунку із працівником за відрядженням

У разі, якщо документально відрядження було оформлено вірно, а працівник надав у, встановлені п. 170.9 ПКУ, строки авансовий звіт та документи, що підтверджують понесені ним витрати (крім добових), роботодавець має відобразити ці витрати в бухобліку. При цьому порядок визнання витрат залежить від мети відрядження.

Наприклад, якщо під час відрядження працівник виконував роботи, які його роботодавець реалізує, то витрати на таке відрядження потраплять до собівартості таких робіт. І будуть визнані одночасно із доходами від реалізації. До цього ці витрати перебуватимуть за дебетом рахунку 23 «Виробництво».

Якщо ж понесені витрати не можна пов’язати із отриманням конкретного виду доходу, то вони визнаються витратами того періоду, у якому було отримано від працівника авансовий звіт. Наприклад, якщо працівник підприємства їздив у відрядження з метою укладання договору про продаж продукції підприємства, витрати на таке відрядження належатимуть до витрат зі збуту (дебет рахунку 93).

За кредитом зазначені рахунки кореспондують із субрахунком 372 «Розрахунки із підзвітними особами». І в ситуації, коли аванс на відрядження не надавався, внаслідок затвердження авансового звіту і здійснення таких проведень, у підприємства виникає кредиторська заборгованість.

Податківці  говорять: «Якщо ж працівник у відрядженні витратив власні кошти, то відшкодувати їх госпрозрахункові підприємства зобов’язані у строки, визначені Положенням про службові відрядження. Якщо цей документ розроблювався на основі Інструкції №59, то в ньому визначено строк — до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником відповідного Звіту».

Хоча загалом це питання не регулюється ПКУ, проте надання подібних роз’яснень не входить у функції  податківців.  На нашу думку, оскільки така заборгованість не належить до фонду оплати праці, то строки її повернення встановлює ЦКУ і вона може бути погашена у будь-який момент протягом звичайного строку.