Які документи підтверджують перебування у відрядженні?

Витрати, понесені у відрядженні

У пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ наведено перелік підтвердних документів, які засвідчують витрати, понесені у відрядженні. До підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Добові витрати

Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, сума добових визначається в разі відрядження:

• у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
• до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Підтвердження зв’язку відрядження з господарською діяльністю

Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:

• запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
• укладеного договору чи контракту;
• інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Які документи мають бути в даній ситуації?

Вище ми навели перелік документів, які мають бути згідно з нормами ПКУ, аби відповідні витрати не оподатковувалися би як дохід працівників. Але цей перелік є орієнтовним. Залежно від особливостей кожної конкретної ситуації перелік може бути іншим.

На наш погляд, якщо менеджери здійснюють службові поїздки на легкових автомобілях компанії для роботи з існуючими та потенційними клієнтами, то підтвердити зв’язок з господарською діяльністю можуть такі документи:

• трудовий договір з відповідними працівниками (менеджерами), де визначено особливості роботи – здійснювати службові поїздки;
• наказ керівника про направлення у відрядження, де визначається мета відряджень, встановлюється маршрут тощо;
• звіт працівника про виконання службових доручень у відрядженні. Звіт прикладається до авансового звіту і затверджується керівником. У звіті працівник описує виконання робіт у відрядженні – маршрут, яких клієнтів відвідав, які питання вирішено тощо;
• первинні документи про понесені у відрядженні витрати (чеки на придбання ПММ тощо).

На наш погляд, цих документів має вистачити для підтвердження господарського характеру витрат. Причому зазначимо, що на сьогодні чинним законодавством не встановлено, що клієнти, до яких був відряджений менеджер, мають ставити якісь відмітки про прибуття-вибуття менеджера.