Неповернення покупцем примірника видаткової накладної

Первинні документи та їх реквізити

Відповідно до ст. 1 Закону про бухоблік, первинний документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію.​

Первинним документом, який підтверджує факт реалізації (продажу) товару покупцеві, є видаткова накладна або акт приймання-передачі (але частіше це видаткова накладна).​

У видатковій накладній мають бути такі обов'язкові реквізити:

• назва документа;
• дата складання;
• найменування суб'єкта господарювання;
• зміст та обсяг операції, одиниця виміру господарської операції;
• посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (ст. 9 Закону про бухоблік, пп. 2.3 Положення №88).​

Документ оформлюють у двох примірниках: один зберігається у постачальника, другий передають покупцеві. Обидва мають бути підписані особами, що передали та отримали товар.​

Відображення операції за внутрішнім первинним документом

Водночас, згідно з пп. 2.5 Положення №88, якщо правилами документообороту підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.​

Господарські операції, наведені у внутрішньому первинному документі (акті), оцінюються в порядку, визначеному національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку або міжнародними стандартами фінансової звітності.​

Тобто в бухобліку можна відобразити операцію за внутрішнім актом.​

Коригування після отримання первинного документа

Поряд з цим, у місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію. При цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента (відповідно до Положення №88).​

Ризики для підприємства

Однак відсутність видаткової накладної, підписаної покупцем, може призвести до негативних наслідків для підприємства. Зокрема, контролюючі органи під час перевірки можуть визнати операцію фіктивною, заблокувати податкову накладну, покупець може відмовитись оплачувати отриманий товар тощо.​

Тому вважаємо, що доцільно вжити заходів щодо отримання такої накладної із підписом отримувача (покупця) товару.​

Висновки:

• За відсутності реального первинного документа про здійснену операцію для цілей бухобліку можна оформити внутрішній акт;
• Однак накладну з підписом отримувача товару доцільно отримати, адже її відсутність може призвести до негативних юридичних та податкових наслідків для підприємства.​