Позиція контролюючих органів щодо використання графічного зображення підпису на сенсорних екранах залишається неоднозначною та несе потенційні загрози для платників податків. У своїй індивідуальній податковій консультації від 16.10.2026 №6070/ІПК/99-00-21-02-02 Державна податкова служба України утрималася від прямого підтвердження правомірності такого способу оформлення господарських операцій.
Податківці апелюють до п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88. Згідно з цією нормою, первинний документ має містити особистий підпис, а у разі електронного документообігу — електронний підпис, накладений відповідно до чинного законодавства. Оскільки Положення №88 не містить окремого регламенту для графічних підписів на планшетах, ДПС делегує повноваження щодо роз'яснень цього механізму профільним міністерствам (Мінфіну, Мінцифри та Мін'юсту).
З точки зору податкового та бухгалтерського законодавства, підставою для відображення операцій в обліку є належним чином оформлений первинний документ (ст. 44 ПКУ). Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», документи можуть складатися в електронній формі. При цьому закон не вимагає тотального застосування виключно кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Норма сформульована варіативно: документ повинен містити особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції.
Проте, ключова проблема полягає у правовій природі самого підпису. Відповідно до ст. 5 та ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронний документ — це зафіксована у вигляді електронних даних інформація, створення якої завершується накладанням електронного підпису. Згідно з п. 15 ст. 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги», електронний підпис — це електронні дані, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язуються.
Просте малювання стилусом на екрані, яке програмне забезпечення зберігає як звичайну картинку (графічний файл) і вставляє в акт, не є електронним підписом у розумінні законодавства. Такий візуальний елемент не гарантує цілісності документа та не дозволяє достовірно ідентифікувати підписанта. Під час документальної перевірки ДПС з високою ймовірністю кваліфікує такий акт як документ, що не відповідає вимогам законодавства. Наслідком стане невизнання факту здійснення господарської операції, виключення сум з витрат підприємства та анулювання податкового кредиту з ПДВ.
Для мінімізації податкових ризиків підприємству необхідно впровадити комплексний алгоритм дій:
По-перше, програмне забезпечення має не просто фіксувати малюнок, а збирати метадані: точний час підписання, IP-адресу, ідентифікатор пристрою, геолокацію та дані авторизованого облікового запису користувача. Це задовольнить вимогу Закону №996 щодо наявності «інших даних для ідентифікації».
По-друге, процедуру використання цифрового власноручного підпису необхідно легалізувати внутрішнім наказом керівника та обов'язково прописати у договорах з контрагентами, додавши зразки таких підписів.
По-третє, для операцій із високим ступенем ризику або значними сумами рекомендується дублювати підписання за допомогою КЕП або зберігати роздруковані паперові примірники з «живими» підписами.
Висновки
- Використання виключно графічного зображення підпису на екрані планшета без криптографічного захисту або збору ідентифікаційних метаданих несе критичні податкові ризики, оскільки ДПС не визнає такі акти належними первинними документами;
- Чинне законодавство (Закон №996 та Закон №851) допускає альтернативні методи ідентифікації сторін в електронному документі, проте вимагає, щоб застосована технологія забезпечувала нерозривний логічний зв'язок між підписом, особою підписанта та незмінним змістом самого документа;
- Легалізація планшетного підписання в межах підприємства вимагає обов'язкового документального оформлення: затвердження внутрішнього положення, внесення відповідних застережень до господарських договорів із контрагентами та налаштування IT-системи на фіксацію технічних даних процесу підписання.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
