Дії підприємства у разі знищення первинних документів через обстріл (аудіоверсія)

Втрата бухгалтерського архіву через збройну агресію вимагає від підприємства чіткої та оперативної фіксації, адже податкове законодавство встановлює спеціальні процедури для таких форс-мажорних випадків.

Насамперед керівництву необхідно подбати про документальне підтвердження самої надзвичайної події з боку уповноважених державних служб. До правоохоронних органів (Національної поліції) подається заява про вчинення кримінального правопорушення за ст. 438 Кримінального кодексу України (порушення законів та звичаїв війни). Належним свідченням відкриття провадження стане витяг із Єдиного реєстру досудових розслідувань (ЄРДР), а також протокол огляду місця події, оформлений слідчо-оперативною групою. Якщо руйнування супроводжувалося пожежею, слід звернутися до територіального підрозділу ДСНС для отримання копії акта про пожежу та висновку щодо її причин відповідно до Порядку обліку пожеж та їх наслідків, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.12.2003 №2030 (документи мають бути надані протягом 15 календарних днів із дня звернення).

Наступний крок — внутрішня фіксація обсягу втраченого. Згідно з пп. 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 №88, керівник підприємства видає наказ про призначення спеціальної комісії. Ця комісія проводить ревізію вцілілих матеріалів, встановлює повний перелік утрачених справ і складає деталізований акт із затвердженим переліком знищених документів (із зазначенням назв, номерів, дат і звітних періодів).

Ключовим обов'язком платника податків у такій ситуації є інформування контролюючого органу. Згідно з приписами пп. 44.5 ПКУ, у разі втрати, пошкодження чи дострокового знищення первинних документів платник зобов'язаний повідомити орган ДПС за місцем обліку у 5-денний строк з дня настання такої події. До повідомлення, складеного в довільній формі, обов'язково додаються копії підтвердних матеріалів:

• витяг із ЄРДР та документи поліції;
• акт і висновок органу ДСНС (за наявності пожежі);
• наказ про призначення комісії та внутрішній акт із реєстром знищеної документації.

Після надсилання такого повідомлення податковий орган не має права застосовувати штрафні санкції або проводити перевірки щодо періодів, документацію за якими втрачено, до завершення строків її відновлення. Відповідно до того ж пп. 44.5 ПКУ, платнику надається 90 календарних днів з дня, наступного за днем подання повідомлення, на повне відновлення документальної бази.

Протягом цього тримісячного терміну суб'єкту господарювання необхідно здійснити такі практичні кроки:

• Направити письмові запити бізнес-партнерам і контрагентам із проханням надати дублікати або засвідчені копії договорів, актів наданих послуг, видаткових і товарно-транспортних накладних;
• Звернутися до обслуговуючих банківських установ або самостійно вивантажити та роздрукувати електронні виписки по всіх рахунках за допомогою системи дистанційного банківського обслуговування («Клієнт-Банк»);
• Відновити внутрішню касову та кадрову документацію, забезпечивши повторне засвідчення необхідними підписами відповідальних посадових осіб.

Читайте також: Майно знищене внаслідок обстрілу: перелік документів від ДСНС, Нацполіції, ТПП та покрокова інструкція

Висновки

• Про факт знищення бухгалтерських документів платник податків зобов'язаний письмово повідомити податкову інспекцію у 5-денний строк відповідно до пункту 44.5 Податкового кодексу України;
• До повідомлення необхідно обов'язково додати офіційні підтвердження надзвичайної ситуації: витяг із ЄРДР від поліції, акт ДСНС про пожежу (за наявності) та акт призначеної внутрішньої комісії з поіменним переліком утрачених документів;
• На відновлення втраченого документообігу законодавством надається 90 календарних днів, протягом яких підприємство запитує дублікати у контрагентів, формує банківські виписки та поновлює облікові реєстри.