Коротка відповідь
Прямої заборони щодо розбіжності дат між видатковою накладною (ВН) та товарно-транспортною накладною (ТТН) законодавство не містить. Водночас виписування ВН на 1–2 дні раніше дати ТТН через процес пакування створює серйозні податкові ризики для покупця щодо ПДВ, якщо видаткова накладна оформлюється як документ реалізації до фактичного передання товару перевізнику. Оптимальний вихід — змінити внутрішній документообіг або узгодити порядок документального супроводу в договорі.
1. Чи є це порушенням закону?
Прямої санкції за неспівпадіння дат у нормативних актах немає, проте слід зважати на правову природу документів:
Суть документів: Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» первинний документ фіксує факт здійснення господарської операції, яка змінює структуру активів або зобов'язань. Видаткова накладна фіксує саме відпуск (передачу) ТМЦ покупцю або перевізнику. Внутрішнє переміщення, підбір, пакування та комплектація товару на складі постачальника є суто внутрішніми технологічними операціями, які не є реалізацією товару. ТТН відповідно до ст. 1 Закону України «Про автомобільний транспорт» та Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу від 14.10.1997 №363, оформлюється в момент фактичного приймання-передачі вантажу для перевезення.
Логістичний ланцюг: Формування складських документів заздалегідь є нормальною практикою, проте передчасне оформлення зовнішньої видаткової накладної свідчить про те, що документ складено до завершення фактичної операції відпуску товару.
2. Чому клієнти наполягають на збігу дат (податкові ризики)?
Побоювання покупців є абсолютно обґрунтованими через фіскальну позицію ДПС щодо нарахування ПДВ:
Правило «першої події»: За пп. 187.1 ПКУ податкові зобов'язання з ПДВ виникають на дату відвантаження товарів. За сталою позицією податкових органів під датою відвантаження розуміється дата початку фізичного руху товару, тобто дата передачі товару перевізнику, зафіксована у ТТН.
Ризик втрати податкового кредиту: Якщо видаткову накладну (і, відповідно, ПН) складено раніше за передачу вантажу перевізнику (наприклад, ВН складено 30-го числа, а ТТН — 2-го числа наступного місяця), ДПС під час перевірки вважає таку ПН оформленою з порушенням дати виникнення зобов'язань (не на дату «першої події»). Це несе пряму загрозу невизнання податкового кредиту у покупця.
3. Як аргументувати свою позицію клієнту?
Для врегулювання розбіжностей із контрагентами доцільно надати такі роз'яснення:
Технологія документообігу: Поясніть клієнту, що видаткова накладна формується автоматизованою обліковою системою одночасно з формуванням замовлення на відбір та пакування товарів для забезпечення їхньої схоронності та вкладення оригіналів документів у вантажне місце до моменту прибуття кур'єра чи авто перевізника.
Дата відображення в обліку покупця: Зверніть увагу клієнта, що оприбуткування товару в його бухгалтерському обліку відбувається не за датою виписки ВН постачальником, а за датою фактичного отримання товару та набуття контролю над ним (відповідно до ст. 334, 664 ЦКУ — за підписом про отримання або відміткою в ТТН). Тому раніша дата формування ВН не спотворює фінансову звітність покупця.
Рекомендації для компанії (як убезпечити себе та клієнтів)
Розмежуйте внутрішні та первинні документи: Найбільш коректний підхід — формувати для пакування та комплектації внутрішній складський документ (лист комплектації або наряд-замовлення), а видаткову накладну датувати днем передачі товару водію/перевізнику (днем складання ТТН).
Використовуйте електронний документообіг (ЕДО): Якщо вкладати паперові документи в коробку заздалегідь не обов'язково, доцільно надсилати ВН в електронному вигляді саме в день фактичної передачі вантажу логістичній компанії.
Закріпіть порядок у договорі: Доповніть договір поставки пунктом щодо порядку передачі товару та документообігу:
«Обов'язок Постачальника передати товар вважається виконаним у момент передачі товару першому перевізнику, що підтверджується ТТН. Видаткова накладна оформлюється для супроводу вантажу та комплектується разом із замовленням за технологічним регламентом Постачальника за 1–2 робочих дні до дати передачі вантажу перевізнику». При цьому податкову накладну для безпеки покупця рекомендується складати саме на дату оформлення ТТН.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
