Колишній працівник повертає підприємству вартість навчання: які облікові нюанси?

Відразу зазначимо, що дана операція досить рідкісна і порядок її проведення нічим не регламентований.

На нашу думку, в обліку її можна відобразити двома способами:

1. Повернення суми додаткового блага, яке було надане працівникові у вигляді оплати його навчання;
2. Визнання працівником заборгованості перед підприємством у певній сумі і поступового її погашення.

Варіант 1. Повернення додаткового блага

Перш за все нагадаємо, як було оподатковане та відображене в бухобліку додаткове благо, у вигляді оплати навчання працівника. 

Оскільки пільги з ПДФО не було (вона передбачена лише для оплати навчання у вітчизняному вузі), то підприємство правильно зробило, що сплатило ПДФО та ВЗ. Причому для обчислення суми ПДФО потрібно було застосовувати підвищувальний коефіцієнт 1,219512 (пп. 164.5 ПКУ). Адже вартість навчання була сплачена навчальному закладу (судячи із запитання), а не безпосередньо працівнику. Тобто для працівника таке додаткове благо вважається отриманим у натуральній формі. Для обчислення ВЗ підвищувальний коефіцієнт не застосовується.

Слід зазначити, що у деяких випадках на суму додаткового блага нараховується ЄСВ, але оскільки в питанні про це нічого не сказано, вважатимемо, що це не той випадок. 

В бухобліку сума додаткового блага зазвичай відноситься в дебет субрахунку 949 «Iнші витрати операційної діяльності». 

Тепер, по мірі надходження коштів від колишнього працівника всі раніше зроблені проводки показуються зі знаком «мінус» (сторнуються) на відповідні суми. 

Розглянемо на умовному прикладі. 

Приклад. Підприємство сплатило за навчання працівника (у гривневому еквіваленті) – 500 000 грн. З цієї суму було сплачено ПДФО (з урахуванням підвищувального коефіцієнта) - 109 756,08 грн, ВЗ (на момент оплати -1,5 %) - 7500. Працівник зобов’язався повернути підприємству 500 000 грн. протягом 20 місяців (по 25 000 грн на місяць).

Бухгалтерські проведення покажемо в таблиці 1.

Таблиця 1

Повернення працівником суми додаткового блага

По мірі надходження коштів від колишнього працівника підприємство коригує суму доходів у формі №4-ДФ та зменшує суму нарахованих ПДФО та ВЗ. Внаслідок цього у підприємства виникне переплата з цих податків, яку можна або врахувати в рахунок наступних платежів або повернути на рахунок (подавши відповідну заяву).

Отже, як бачимо, хоча за цього способу підприємство може повернути раніше сплачені ПДФО та ВЗ, однак цей спосіб досить складний і потребує коригування звітності. 

Варіант 2. Визнання заборгованості та поступового її погашення

Якщо підприємство не хоче морочитись із поверненням працівником додаткового блага, то можна оформити суму компенсації навчання як заборгованість працівника перед підприємством, яка виникла внаслідок підписання окремого договору, з одночасним збільшенням доходу підприємства. Проводки (за умовами наведеного вище прикладу) показано в таблиці 2.

Таблиця 2

Компенсація працівником вартості навчання

Але й у 2-му способі є «ложка дьогтю». Справа в тому, що якщо підприємство визнає дебіторську заборгованість із строком погашення понад 12 місяців (тобто довгострокову заборгованість), то її потрібно дисконтувати (п. 12 НП(С)БО 10). Щоправда, дисконтувати не потрібно буде, якщо на дату найближчого балансу строк погашення буде менше 12 місяців. Наприклад, якщо підприємство подає лише річну фінзвітність, і заборгованість визнає у вересні 2025 року, а погашення припадатиме на грудень 2026 року, заборгованість не буде довгостроковою, адже на дату найближчого балансу станом на 31.12.2025 року строк погашення не буде більше 12 місяців.

Висновок:

Повернення колишнім працівником суми, сплаченої за його навчання, можна оформити двома способами:

• як повернення ним суми додаткового блага. В такому разі підприємство зможе повернути сплачені ПДФО та ВЗ, але доведеться коригувати звітність;
• як просто визнану заборгованість за працівником, яка поступово погашатиметься. В цьому випадку може виникати необхідність дисконтувати заборгованість.