Документальне оформлення сторнування з клієнтами
Оскільки фактичного відвантаження товару клієнтам не було, створені видаткові накладні є фіктивними і не підтверджують здійснення господарської операції (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік).
Для сторнування нереальної дебіторської заборгованості можна скласти:
- Бухгалтерську довідку: У ній слід детально описати суть ситуації (безпідставне формування накладних внаслідок шахрайських дій) та навести розрахунок сторнованих сум.
- Акти звірки взаєморозрахунків із клієнтами: Вони підтверджують сальдо розрахунків та факт неотримання товару.
- Угоду про анулювання/відхилення електронних документів (якщо накладні встигли надіслати клієнтам через системи ЕДО, наприклад, «Вчасно» чи «M.E.Doc»).
Списання викраденого товару
Відповідно до п. 7 розд. І Положення №879, у разі встановлення фактів крадіжок проведення інвентаризації є обов'язковим на день встановлення таких фактів.
Інвентаризаційні документи для списання викраденого товару:
- Наказ керівника про проведення позапланової інвентаризації;
- Інвентаризаційний опис запасів та Звіряльна відомість;
- Протокол інвентаризаційної комісії із зазначенням причин нестачі та винної особи;
- Наказ керівника про затвердження результатів інвентаризації та списання нестачі.
При списанні викраденого товару необхідно нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання з ПДВ за п. 198.5 ПКУ (якщо товар купувався з ПДВ), склавши зведену податкову накладну з типом причини «13».
Відображення збитків та заборгованості звільненого працівника
Оскільки працівник уже звільнений, норми КЗпП щодо утримань із заробітної плати не застосовуються. Відносини переходять у цивільно-правову площину.
Документальне оформлення
Може укладатися цивільно-правовий Договір про добровільне відшкодування майнової шкоди (бажано нотаріально посвідчений для мінімізації ризиків несплати), до якого додається власноручна заява колишнього працівника з визнанням вини та графіком платежів.
Бухгалтерські проводки
- Списання собівартості викраденого товару: Дт 947 — Кт 281;
- Нарахування компенсуючого ПДВ: Дт 947 — Кт 641/ПДВ;
- Відображення суми нестачі на позабалансі: Дт 072.
- Визнання заборгованості винної особи (на дату підписання договору про відшкодування): Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» — Кт 716 «Відшкодування раніше списаних активів»;
- Списання з позабалансу: Кт 072;
- Отримання коштів від колишнього працівника: Дт 311 — Кт 375.
Варто зазначити, що сума отриманого відшкодування збитків не є об'єктом оподаткування ПДВ згідно з абз. 6 п. 188.1 ПКУ.
Чи можна робити сторно до закінчення службового розслідування?
Ви маєте право (і навіть зобов'язані) провести сторнування до закінчення службового розслідування. Згідно з НП(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах», помилки виправляються в тому звітному періоді, в якому вони виявлені. Фіктивні накладні спотворюють фінансову звітність та завищують ваші доходи. Чекати фінального Акту службового розслідування для виправлення розрахунків з клієнтами не потрібно, оскільки факт відсутності відвантаження вже є доведеним.
Сторно на підставі проміжних документів (без усіх актів звірки)
Проведення сторно на підставі Бухгалтерської довідки, до якої додано Протокол інвентаризаційної комісії та Проміжний протокол комісії службового розслідування, є абсолютно правомірним.
Відсутність підписаних актів звірки з усіма клієнтами на момент сторнування не є перешкодою. Головною підставою для сторно є внутрішнє підтвердження підприємства (через інвентаризацію та зізнання працівника), що господарська операція не відбулася. Акти звірки в цьому випадку виконують функцію додаткового контролю, а не єдиного первинного документа для сторнування.
Висновки
Сторнуйте фіктивні накладні негайно у поточному періоді на підставі бухгалтерської довідки, інвентаризаційних документів та проміжного акту розслідування, не чекаючи підписання всіх актів звірки з клієнтами;
Спишіть викрадений товар виключно за результатами обов'язкової інвентаризації (наказ, опис, протокол) з обов'язковим нарахуванням компенсуючого ПДВ за пп. 198.5 ПКУ, якщо товар придбавався з ПДВ;
Оформіть із колишнім працівником цивільно-правовий договір про відшкодування шкоди та відобразіть його заборгованість проводкою Дт 375 — Кт 716 (сума відшкодування ПДВ не оподатковується).
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 199 грн/міс
Передплатити
