За яким курсом і на яку дату відображати витрати на відрядження, що вказані у виписці, наданій працівником?

Запитання: Водію для виконання міжнародного перевезення оформлено відрядження та видано аванс на зарплатну карту у гривнях. У Польщі виписали штраф на підприємство, але потрібно було його сплатити на місці. Підприємство додатково перерахувало кошти (на сплату штрафу) на його особисту карту у гривнях. Повернувшись з відрядження, водій надав чек у злотих, протокол про штраф, виписку з власного карткового рахунку. За яким курсом та на яку дату відображати витрати (курс НБУ чи комерційний курс банку або суму в гривні), які вказані в банківській виписці (наданій працівником)? Як бути з комісією, списаною банком з картки працівника за переказ коштів, адже понесені витрати пов'язані з виконанням службового відрядження?

Відповідь: Відповідно до п. 5 П(С)БО 21 операції в іноземній валюті під час первісного визнання відображаються у валюті звітності (тобто, в гривні) шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням валютного курсу на початок дня, дати здійснення операції (зокрема, дати визнання зобов'язань та витрат).

Таким чином, витрати водія під час відрядження в іноземній валюті, перераховуються у гривні за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту.

Перелік витрат, наведений у пп. 170.9.1 ПКУ та відповідно до якого можна без ПДФО компенсувати витрати, понесені працівником у відрядженні, не містить суми комісії, списаної банком з картки працівника за переказ коштів під час такого відрядження.

Тому є всі підстави вважати, що сплачуючи банківські витрати працівникові за особистою/власною карткою, підприємство фактично формує для нього оподатковуваний дохід з відповідним нарахуванням ПДФО та ВЗ. У випадку закордонних відряджень бажано використовувати для розрахунків корпоративні платіжні картки.

Докладніше про це читайте:

• Компенсація витрат у закордонному відрядженні, якщо аванс перераховано на гривневу картку працівника
• У відрядження з особистою гривневою карткою: за яким курсом визнавати витрати?
• За яким курсом компенсувати витрати, які понесені з власної гривневої картки працівника?
• Бронювання готелю за допомогою особистої картки працівника: які особливості?

Однак в пп. 170.9.1 ПКУ також містяться норми, що витрати відрядженого працівника не є об'єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують їхню вартість.

Крім того, будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

У ситуації, що розглядається, під час відрядження водій виконував доручення підприємства щодо сплати штрафу, тобто, цивільно-правових дій.

Дія п. 170.9 ПКУ поширюється також на витрати, пов'язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням особливостей, встановлених пп. 170.9.3 ПКУ.

Для цілей планування, ведення обліку і калькулювання собівартості перевезень вантажів і пасажирів, робіт і послуг, пов'язаних з транспортним процесом, як на транспортних підприємствах, так і на інших підприємствах, що виконують зазначені роботи (послуги), можуть застосовуватися Методичні рекомендації з формування собівартості перевезень (робіт, послуг) на транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 05.02.2001 р. №65 (далі – Методичні рекомендації №65). 

Відповідно до пп. 2 п. 29 Методичних рекомендацій №65 витрати, пов'язані з оплатою послуг комерційних банків та інших кредитно-фінансових установ, включаючи плату за розрахункове обслуговування, поштово-телеграфних послуг та інших витрат, пов'язаних з грошовим обігом належать до елементу «Інші операційні витрати», які включаються у собівартість перевезень і не враховані в попередніх елементах витрат.

При цьому банківської виписки з карткового рахунку працівника недостатньо. Для підтвердження витрат, пов'язаних з виконанням цивільно-правової дії, на нашу думку, необхідна довідка банку (банківської установи тощо) про суми комісії, списані банком з картки працівника за переказ коштів, за період перебування водія у відряджені.

Отже, в ситуації, що розглядається, витрати водія пов’язані з господарською діяльністю підприємства, що виконує міжнародні перевезення. Тому витрати у вигляді суми комісії, списаної банком з картки працівника за переказ коштів під час виконання доручення роботодавця можна включити до складу інших операційних витрат та відшкодувати водію без утримання ПДФО за умови надання ним довідки банку про суму комісії, списаної за час перебування водія у відряджені.