Бронювання готелю за допомогою особистої картки працівника: які особливості?

Особиста картка та оплата закордонних рахунків

Якщо підприємство забезпечує працівника авансом[1], то зазначимо, що відповідно до пп. 6 п. 118 Положення №5 за поточними рахунками в іноземній валюті фізосіб – резидентів здійснюють, зокрема, й операції виплати/повернення коштів на відрядження. Тобто на особисті рахунки працівників, до яких випущені платіжні картки, можна зарахувати й кошти на відрядження за кордон.

До того ж можливість використання особистої картки у діяльності суб'єктів господарювання передбачено нормами п. 20 Положення №148. Згідно із зазначеною нормою, фізособи – довірені особи установ/підприємств – юросіб, які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Такі довірені особи подають до бухгалтерії установи/підприємства звіт про використання готівки разом із підтвердними документами в установлений строк і в порядку, визначеному для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунка (чек банкомату, копію видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанцію торговельного терміналу) разом з невитраченим залишком готівки.

Із гривневої особистої картки фізособа може здійснювати розрахункові операції в інвалюті (відповідно до умов договору, зазвичай, відбувається автоматично конвертація валюти) для придбання товарів/послуг із-за кордону.

Витрати щодо проживання, які підлягають компенсації

Перш за все відмітимо, що податківці завжди говорять, що Інструкція №59 є обов’язковою для бюджетних установ, а госпрозрахункові підприємства даний документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).

Примірний склад витрат на проживання за місцем відрядження, що підлягають компенсації, наведено у п. 5 розд. II Інструкції №59 (по Україні) і п. 7 розд. ІІІ Інструкції №59 (за кордоном). Таким переліком витрат цілком можна керуватися при розробці власного Положення про службові відрядження. При цьому варто пам’ятати про те, що підприємство може включити туди й інші витрати, не передбачені Інструкцією №59.

Згідно з Інструкцією №59 відшкодуванню підлягають фактичні витрати на:

• найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання, у тому числі за час вимушеної зупинки в дорозі;
• бронювання місця в готелі (мотелі) в розмірі, що не перевищує 50% вартості такого місця за одну добу;
• побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більше 10% сум добових витрат за всі дні проживання;
• користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором;
• інші витрати (за умови, що вони включені в рахунки на оплату вартості проживання) (сюди належать усі інші надані готелем послуги під час проживання відрядженого працівника, які не ввійшли до переліку послуг, зазначеного в Інструкції №59, і можуть бути відшкодовані відповідно до законодавства України, тобто не заборонені до відшкодування – див. лист Мінфіну від 03.02.2012 р. №31-07230-2-6/53).

Що стосується самого бронювання (тобто оплати за бронювання, а не попередньої оплати за проживання), то впевнені, що для госпрозрахункових підприємств немає обмежень у сумах відшкодування, навіть, якщо у такого СГ немає затвердженого Положення про службові відрядження. Іншими словами, відшкодовувати можна будь-які витрати працівника у відрядженні.

Але не слід забувати про оподаткування. Без ПДФО та ВЗ можна відшкодувати лише ті витрати, що зазначені у пп. 170.9 ПКУ. Все, що відшкодовується зверх цього – підпадає під оподаткування ПДФО та ВЗ. Зокрема, у пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ прямо сказано, що в оподатковуваний дохід не потрапляють витрати (за наявності первинних документів), у тому числі - за бронюванням місць у готелі. Тобто такі витрати можна відшкодовувати в їх фактичному розмірі без ризику потрапити під обкладення ПДФО і ВЗ.

Документальне оформлення

Документами, які підтверджують вартість витрат на проживання відряджених осіб згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, є рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення і проживання фізичної особи, в тому числі з бронювання місць у місцях проживання.

А згідно з вимогами Закону про РРО документами, що підтверджують оплату готельних послуг, тобто розрахунковими документами, можуть бути фіскальні касові чеки РРО або розрахункові квитанції.

Тож працівнику варто, аби не виникало питань у ДФС, до авансового звіту додати виписку банку з особистого карткового рахунку та рахунок готелю.

Який курс застосовувати?

Уся особливість ситуації в тому, що працівник, який відряджається, розраховується гривневою особистою  карткою. Тому рух коштів за картрахунком буде в гривнях (у виписці банку фігуруватимуть гривневі суми). Але як же тоді бути, якщо до авансового звіту працівник додав рахунок за проживання в інвалюті?

У такому разі суму витрат на проживання визначають (інвалюту перераховують) за курсом НБУ на  дату затвердження авансового звіту. Різниця, яка при цьому виникає, фактично є конвертаційними, тобто банківськими витратами самого працівника, які не є його витратами на відрядження.

Якщо йдеться про  ситуацію, коли працівник поїхав у відрядження із власною/особистою гривневою платіжною карткою і фактично він витратив в гривні більше, ніж облікувалося відрядження за рахунком курсу НБУ на дату затвердження звіту, то постає питання: чи має підприємство компенсувати йому різницю?

На перший погляд можна стверджувати, що так. Проте,  якщо звернутися  до пп. 170.9.1 ПКУ, який регламентує можливість компенсувати без ПДФО витрати на відрядження, то він не передбачає такої компенсації. Адже сплачуючи банківські витрати працівникові за особистою/власною карткою, ми фактично формуємо для такого працівника оподатковуваний дохід.

Отже, використання для обліку суми, фактично списаної з гривневого особистого банківського рахунку, призводить до появи ризику нарахування ПДФО та ВЗ. Тому бажано використовувати для розрахунків корпоративні платіжні картки, адже при правильному обліку і витрати, обраховані за курсом НБУ, і «банківська» різниця не підлягають оподаткуванню ПДФО та ВЗ. Загальна сума витрат включається до витрат підприємства.

Про це ми зазначали тут та тут.