Головна Усі консультації Праця та соціальний захист Трудові відносини

Компенсація витрат у закордонному відрядженні, якщо аванс перераховано на гривневу картку працівника

Директор отримав аванс на закордонне відрядження на власну гривневу картку. Після завершення відрядження виникла перевитрата. За яким курсом компенсувати працівнику витрати? Чек з готелю складено в валюті, проте працівник надав виписку з карти, де списано кошти за комерційним курсом банку

Зауважимо, що аванс на відрядження необхідно видавати в валюті держави, до якої відряджають працівника, або у вільно конвертованій. Проте ці вимоги містить Інструкція №59, яка має рекомендаційний характер для небюджетних підприємств, а ст. 121 КЗпП такої вимоги не містить, головне – видати аванс. Не заборонено перераховувати аванс на приватну картку працівника.

Слід зазначити,  що якщо б у закордонне відрядження працівника було відправлено з валютною корпоративною карткою, витрати за відрядженням за кордон визначали б так: маючи виписку банку за картрахунком, витрати на відрядження визнавали б на дату затвердження авансового звіту за курсами НБУ, що діяли на дати списання  коштів з картрахунку (тобто проведення безготівкових розрахунків за допомогою картки або зняття готівки в банкоматі). 

Проте  працівник у відрядженні розраховується гривневою особистою  карткою. Тому рух коштів за картрахунком буде в гривні (у виписці банку фігуруватимуть гривневі суми). У такому разі суму витрат  визначають  за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту за документами, які надав працівник (у даному випадку - це готельний рахунок, який складено в валюті). Різниця, яка при цьому може  виникати, фактично є конвертаційними, тобто банківськими витратами самого працівника, які не є його витратами на відрядження.

Якщо йдеться про  ситуацію, коли працівник поїхав із особистою гривневою платіжною карткою і фактично він витратив в гривні більше, ніж облікувалося відрядження за рахунком курсу НБУ на дату затвердження звіту, то постає питання: чи має підприємство компенсувати йому різницю?  Якщо звернутися  до пп. 170.9.1 ПКУ, який регламентує можливість компенсувати без ПДФО витрати на відрядження, то він не передбачає такої компенсації. Адже сплачуючи банківські витрати працівникові за особистою/власною карткою, підприємство фактично формує для такого працівника оподатковуваний дохід з відповідним нарахуванням ПДФО та ВЗ. Оскільки має місце компенсація витрат саме за особистою карткою працівника. Тому у випадку закордонних відряджень бажано використовувати для розрахунків корпоративні платіжні картки.

Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників електронного або паперового «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.

Або оформіть передплату, перейшовши за посиланням;  вартість мінімального пакету «Мій асистент» становить лише 36 грн на місяць.

Дякуємо за розуміння.

Автор:
Степанов Михаил
Джерело
«Дебет-Кредит»
Рубрика:
Праця та соціальний захист / Трудові відносини
Теги:
Валюта , Витрати , Відрядження , Банки

Коментарі: 7

Новини по темі

Консультації по темі