Працівник користується авто, наданим в користування підприємству, в неробочий час для власних цілей: оформлення та наслідки

Юридичний аспект

Як оформити такі відносини й враховувати паливо на авто при такому спільному користуванні?

Взагалі можливі два варіанти використання майна працівників у госпцілях підприємства – оренда (платна та безоплатна - позичка), а також  «трудова» компенсація за використання інструменту працівника.

Компенсація

Відразу розберемося із другим варіантом, адже тут не все так просто, якщо мова йде про авто.

Так, відповідно до ст. 125 КЗпП працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, установи, організації, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію).

Розмір і порядок виплати цієї компенсації, якщо вони не встановлені в централізованому порядку, визначаються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з працівником.

Тож, такий варіант оформлення відносин підходить, якщо:

• власник авто – працівник зазначеного підприємства;
• авто використовують у межах робочого часу або нерегулярно.
• решту часу працівник може використовувати авто на власний розсуд.

А ось що слід вважати під словом «інструмент», ні у КЗпП, ні у роз’яснювальних листах не сказано. Податківці із цим питанням просили звернутися до Мінсоцполітики (див. лист ДФСУ від 21.03.2016 р. №6054/6/99-99-19-02-02-15), аби він роз’яснив, чи вважати авто інструментом працівника для цілей ст. 125 КЗпП, як це він зробив для телефонів у листі від 12.09.2014 р. №150/06/187-14. Втім поки що відповіді немає.

Що кажуть суди?

ВАСУ в Ухвалі №К/800/42370/14 від 24.01.2017 р. у справі №806/1575/14  зазначає, що правомірність застосування до транспортних засобів за аналогією з інструментами, підтверджується й Інструкцією №5, у п. 3.22 розділу 3 якої зазначено про компенсації працівникам за використання для потреб виробництва власного інструменту та особистого транспорту. Від себе зауважимо, що Інструкція №5 усе-таки розділяє інструмент й особистий автотранспорт, втім, як бачимо, суд навпаки зробив норму Інструкції №5 аргументом.

Опосередковано погоджуються із тим, що до інструментів відноситься й авто, й Дніпропетровський апеляційний адмінсуд в Ухвалі від 13.12.2016 №808/1190/16, Харківський апеляційний адмінсуд у Постанові від 02.10.2014 р. у справі №818/1169/14, Одеський апеляційний адмінсуд від 13.02.2013 р. у справі №2а-1899/12/2170, Київський апеляційний адмінсуд в Ухвалі від 16.05.2013 р. у справі №2а-7466/12/2670.

Що кажуть податківці?

Фахівці ДФС також опосередковано вважають, що до таких інструментів можна віднести й власний автомобіль працівника, адже у підкатегорії 103.02 ресурсу «ЗІР», хоча й не згадують про ст. 125 КЗпП, зазначають, що компенсація, яка виплачується юрособою найманому працівнику за використання ним під час здійснення службових обов'язків власного автомобіля, який не перебуває в оренді у юридичної особи, може здійснюватися за рішенням керівника підприємства та буде вважатися додатковим благом найманого працівника.

Регіональні податківці у листі ГУ Міндоходів у м. Києві від 22.08.2014 р. №7720/10/26-1517-01-07 розмежовують оподаткування операцій при надані компенсації за використання авто працівником у трудовій діяльності, а також при оплаті за послуги оренди авто із таким працівником. Тобто податківці опосередковано також зазначають, що ТЗ є інструментом для цілей ст.125 КЗпП.

Що стосується документального оформлення, то судячи із судових рішень потрібно мати такі документи:

• заява до керівника підприємства про дозвіл використання особистого автомобіля в службових цілях;
• дозвіл  керівництва підприємства на використання автомобіля в службових цілях з виплатою компенсації;
• договір про використання власних автомобілів (якщо можливість використання власних автомобілів працівників із наступною виплатою компенсації передбачена в колективному договорі, то окремого договору не потрібно);
• наказ про порядок використання автомобіля, належного працівникові у службових цілях;
• накащ про виплату працівникові суми компенсації за використання його автомобіля в службових цілях.

Таким чином, можна застосувати такий варіант використання авто працівника, якщо підприємство не проти, аби працівник в неробочий час використовував його для власних цілей. Втім, зауважимо, що КЗпП говорить про компенсації працівнику у разі, коли він сам використовує таке авто. Тобто користуватися таким авто інший працівник для виконання вже його трудових обов’язків не може.

Оренда

Тут із використанням авто у власних цілях при передачі його в оренду складніше, адже згідно з ст. 759 ЦКУ чи ст. 827 ЦКУ за договором оренди та позички (безкоштовної оренди) орендодавець  передає у користування та відповідно володіння транспортний засіб за плату чи безкоштовно на перший строк. Строк визначається роками, місяцями, тижнями, днями або годинами (ст. 252 ЦКУ).

До істотних умов договору оренди відосяться: предмет договору (ч. 1 ст. 238 ЦКУ), орендна плата, строк дії договору (ч. 1 ст. 759 ЦКУ).

Тож, якщо особа вже передала майно у користування, то протягом всього періоду надання майна у користування, сам орендодавець не має користуватися таким майном для власних цілей.

Чи можна договором оренди все-таки передбачити можливість користування авто лише з 9:00 до 18:00 у будні. Вважаємо, що можна, втім такі договори не поширені на практиці, адже доволі громіздкий документооборот.

Стосовно договору оренди транспортного засобу передбачено норми ст. 798-805 ЦКУ. Втім у них немає якихось особливостей оренди, а тому звернемося до інших норм ЦКУ.

Відповідно до ч. 1 ст. 795 ЦКУ передання наймачеві будівлі або іншої капітальної споруди (їх окремої частини) оформляється відповідним документом (актом), який підписується сторонами договору. З цього моменту починається обчислення строку договору найму, якщо інше не встановлено договором.

Повернення наймачем предмета договору найму оформляється відповідним документом (актом), який підписується сторонами договору. З цього моменту договір найму припиняється (ч. 2 ст. 795 ЦКУ).

Хоча стосовно рухомих речей (в т.ч. й ТЗ) ЦКУ не передбачає обов’язкового підписання жодних документів про передачу їх у користування та повернення із користування орендарем, на практиці при передачі-поверненні будь-якого рухомого майна, в т.ч. й авто, оформлюється акт приймання-передачі. Це роблять з метою уникнення суперечок щодо моменту передачі та повернення рухомого майна, його цілісності та неушкодженості.

Тож, якщо у договорі обумовити, що авто передається в оренду на день з 9:00 до 18:00 у будні, то виходить, що кожного ранку та ввечері слід оформлювати акти приймання-передачі авто. Більше того, кожного дня слід оформлювати новий договір оренди, адже при повернені авто попередній договір оренди припиняється. Детально про ці особливості ми писали тут>>

Втім, деякі юристи вважають, що можна зменшити такий документооборот, трансформувавши складання щоденних актів приймання-передачі в ведення єдиного документа - Журнал обліку передачі та повернення об’єкту оренди. Та окремо прописавши у договорі строк оренди та строк дії договору.

Згідно з ст. 627 ЦКУ відповідно до ст. 6 ЦКУ сторони є вільними в укладенні договору, виборі контрагента та визначенні умов договору з урахуванням вимог цього Кодексу, інших актів цивільного законодавства, звичаїв ділового обороту, вимог розумності та справедливості. А відповідно до ч. 2 ст. 628 ЦКУ сторони мають право укласти договір, в якому містяться елементи різних договорів (змішаний договір).

Відповідно до вищесказаного, вважаємо, що за бажанням сторони можуть трансформувати щоденні договори оренди авто в єдиний один договір оренди, який міститиме домовленість сторін про користування ТЗ протягом певного періоду в часі (наприклад, протягом місяця/кварталу/півроку/року) на умовах щоденного примайння-передачі ТЗ в оренду з 9:00 до 18:00 у будні.

А що стосується складання актів, то у договорі прописати, що керуючись ст. 627 ЦКУ про свободу договору з метою уникнення великого обсягу документообороту факт щоденної передачі та повернення ТЗ фіксуватиметься в єдиному документі – наприклад, Журналі обліку передачі та повернення об’єкта оренди, який вестиметься протягом певного періоду (наприклад, місяця) або й протягом всього строку дії договору. Оскільки такий Журнал за своєї суттю й є актом приймання-передачі, то його слід вести у двох примірниках, а форму самого Журналу бажано закріпити в додатку до договору оренди.

Попереджаємо, що такі договори не є поширеними на практиці, а тому викликають багато питань у перевіряючих. Немає й судової практики при їх використанні.

Бензин

Про бензин слід вести окрему мову, адже тут викає найбільше ризиків. Справа в тому, що відповідно до пп. 117.3 ПКУ здійснення СГ операцій з реалізації пального без реєстрації таких суб’єктів платниками акцизного податку у порядку, передбаченому ПКУ, тягне за собою накладення штрафу на юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців у розмірі 100% вартості реалізованого пального або спирту етилового. Про це податківці нагадувати тут.

А якщо відбуватиметься передача пального чи то підприємством-орендарем, чи то ФОП-орендодавцем, то тут виникатиме реалізація пального згідно з абз. 2 пп. 14.1.212 ПКУ. Передача пального здійснюється не безпосередньо, а шляхом щоденного приймання-передачі авто, в якому воно й міститься.

Можливо й можна було б спробувати уникнути таких наслідків наступним чином. Підприємство щоденно має заправляти (чи за дорученням підприємства, чи компенсацією витрат) ту кількість пального, яку протягом робочого дня має «викатати», тобто списати за подорожніми листами. Втім, розуміємо, на практиці такий варіант навряд чи можливий, адже не може кожного дня приїжджати та уїзджати на пустому баку. Ще як варіант кожного разу оформлювати договір зберігання палива, адже операція по передачі палива не є реалізацією пального.

Втім, впевнені, що податківці дуже прискіпливо та фіскально будуть відноситися до цього. Аби уникнути із ними непорозумінь радимо отримати власну ІПК.

Оподаткування та облік

В частині оподаткування у разі оформлення договору оренди чи договору користування авто працівника із компенсацією ми детально роз’яснювали тут, тут,тут,тут>>