Використання автомобіля працівника у діяльності підприємства: наслідки

Запитання:

У працівника відкрито корпоративну карту. У госпдіяльності підприємства працівник використовує власне авто (під час відряджень в межах України та під час закупівлі ТМЦ  в межах місцевості, де розташоване підприємство). На заправку авто використовує корпоративну карту. Звіти про витрачені кошти із оригіналами чеків працівник здає до бухгалтерії на наступний день після повернення з відрядження або купівлі ТМЦ. Договір на оренду авто з працівником не укладався, про компенсацію витрат на авто працівник вимог не висуває.

Пальне списується згідно з розрахунком на основі норми згідно з наказом підприємства та пробігу даного автомобіля за даний період. Перевитрат пального немає і дана кількість співпадає з пройденим кілометражем у відрядженні чи відстані у під час придбання ТМЦ.

Чи має право підприємство віднести витрачене пальне в повному об'ємі на витрати в бухгалтерському та податковому обліку? Чи нараховуються податки (ПДФО, військовий збір) особисто працівнику, якщо перевитрат за корпоративною карткаю не має, а всі витрати підтверджені чеками?

Чи достатньо для підприємства документів: наказ про норму списання пального для даного автомобіля та розрахунок?

Відповідь:

Факт використання працівником свого автомобіля у діяльності підприємства обов’язково повинен бути підтверджений документально. Це може бути відплатний договір оренди такого автомобіля або безоплатний договір позички автомобіля.

Договір оренди (найму) транспортного засобу за участю фізособи підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ).

Договір позички, за яким однією зі сторін є юрособа, укладається лише у письмовій формі. Обов'язковому нотаріальному посвідченню підлягають договори позички транспортного засобу (крім наземних самохідних транспортних засобів), у якому хоча б однією стороною є фізособа (ст. 828 ЦКУ). Оскільки автомобіль є наземним транспортним засобом, нотаріальне посвідчення договору позички законом не вимагається.

Підприємство може обрати будь-який з цих цивільно-правових договорів (які регулюються нормами ЦКУ) на власний розсуд.

КЗпП допускає використання інструментів, належних працівникам, з компенсацією за їх зношування (ст.  125 КЗпП). На думку автора, автомобіль – це не інструмент, тож ця стаття КЗпП не поширюється на використання основних засобів.

Отже, використання підприємством автомобілів, які належать працівникам, можливе тільки на умовах договорів оренди або позички.

Бухоблік

За періоди, у яких автомобіль використовувався без укладання договору з працівником, не можна визнавати господарські витрати на утримання цього автомобіля. Оплата пального для заправки такого автомобіля буде додатковим благом працівника (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ) незалежно від того, чи є перевитрата пального відносно норм, чи ні. Витрати на таке пальне слід списати до складу інших операційних витрат як додаткове благо, надане працівнику: Дт 949 Кт 203.

Податок на прибуток

Фінрезультат з метою оподаткування не коригується на вартість пального, яка списана як додаткове благо, надане фізособі – на підставі пп. 140.5.10 ПКУ.

ПДВ

Оскільки пальне використане не в госпдіяльності підприємства, то якщо воно придбавалося з ПДВ і був визнаний податковий кредит з ПДВ за таким придбанням, то на вартість такого пального потрібно нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ на підставі пп. 198.5 ПКУ. Якщо пальне придбавалося без ПДВ, то нараховувати ПЗ з ПДВ не потрібно. Про це читайте тут>>

ПДФО та ВЗ

Оскільки витрати пального є додатковим благом працівника, воно оподатковується ПДФО та військовим збором на підставі пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ.

Документування

Перш за все потрібно укласти з працівником договір про використання автомобіля – нотаріальний договір оренди або договір позички у простій письмовій формі. За наявності такого договору всі документи, які вказані у запитанні (наказ про норму списання пального для даного авто, авансові звіти працівника, розрахунки та акти списання пального) будуть свідчити про господарське призначення витрат пального, а відтак немає підстав вважати такі витрати додатковим благом працівника.