Відрядження працівника неприбуткової організації без приймаючої сторони: податкові ризики та порядок оподаткування витрат

Податкові ризики та статус неприбутковості

Відрядження працівника для виконання статутних завдань не несе ризиків для статусу неприбутковості організації. ПКУ дозволяє неприбутковим організаціям використовувати свої доходи для фінансування видатків на власне утримання та для реалізації мети й напрямів діяльності, визначених установчими документами (пп.134.4.2 ПКУ). Компенсація витрат на відрядження, пов'язаних зі статутною діяльністю, вважається саме такими витратами.

Ключові умови для уникнення податкових ризиків:

1. Зв'язок відрядження зі статутною діяльністю. Мета поїздки має чітко відповідати цілям, зазначеним у статуті неприбуткової організації;

2. Належне документальне оформлення. Усі витрати та сам факт відрядження мають бути підтверджені відповідними документами.

Відсутність приймаючої сторони: як підтвердити мету відрядження?

Відсутність формальної приймаючої сторони (філії, іншої юридичної особи) не є перешкодою. Адже за наявності приймаючої сторони чи без неї все одно потрібно готувати пакет документів.

Необхідні документи для підтвердження відрядження:

• наказ про відрядження - це обов'язковий документ, в якому зазначаються мета, місце, термін відрядження та працівник, що направляється у поїздку;
• договір оренди приміщення, в якому працівник буде виконувати свої обов'язки;
• накладні, акти приймання-передачі або інші документи на товари, з якими працюватиме співробітник;
• документи, що підтверджують перебування у відрядженні та витрати, зокрема транспортні квитки, рахунки з готелів або договори оренди житла, інші чеки та квитанції, що підтверджують витрати.

Також читайте: Розрахунки під час та після відрядження: правила оформлення та звітування

Оподаткування витрат на відрядження

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця (пп. 170.9.3 ПКУ).

Відповідно до пп.170.9.1 ПКУ, документи, які підтверджують витрати, поділять на чіткі категорії: 

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Тому якщо працівник надасть транспортні квитки та акти щодо проживання від готелю, то неприбуткова організація відшкодовує їх в загальному порядку.

Щодо добових ситуація наступна: Неоподатковувана сума добових відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ:

• не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, – для відряджень у межах території України. Розмір мінімальної зарплати з 1 січня 2025 року і на весь рік у місячному розмірі становить 8000 грн. Тобто мова максимум про 800 грн/день;
• не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день, – для відряджень за кордон.
• Якщо добові в зазначених межах, то додаткового оподаткування не буде.

Сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні (наприклад, проїзні документи, рахунки на проживання, відмітки прикордонних служб).

Висновок: Неприбуткова організація може без податкових ризиків відрядити штатного працівника в інший населений пункт для виконання посадових обов'язків за умови відсутності приймаючої сторони. Оплата добових, квитків та проживання в такому випадку не буде оподатковуватися за умови належного документального оформлення.