Компенсація працівнику за використання його автомобіля

Документальне оформлення

На практиці виплату компенсації за використання автомобіля, який належить працівнику, оформлюють по-різному: наказом керівника, передбачають у трудовому договорі (контракті) з працівником або укладають окремий договір.

Ми радимо скласти договір про компенсацію за використання власного автомобіля. Адже ст. 125 КЗпП, якою передбачена виплата компенсації за використання інструменту, який належить працівнику, навряд чи регулює компенсацію працівнику за використання автомобіля, у зв'язку з тим, що автомобіль не зовсім можна віднести до інструментів.

У договорі радимо висвітлити, крім іншого, такі питання: дані автомобіля (марка, державний номер, рік випуску); питання технічного обслуговування і ремонту (хто саме і за чий рахунок має їх здійснювати); розмір і порядок виплати компенсації.

За таким договором автомобіль не переходить у володіння підприємства, а залишається у власності працівника. Що стосується розміру компенсації, то вона визначається за домовленістю сторін і її розмір залежить від вартості автомобіля, нормативного строку його служби, строку та інтенсивності використання тощо.

Розраховувати компенсацію податківці радять у межах норм амортизації автомобіля (оскільки компенсація виплачується за зношення автомобіля). Для цього потрібно визначитися з вартістю автомобіля на момент його передачі роботодавцю у використання та з порядком розрахунку зносу (амортизації). Підтвердженням вартості автомобіля є документи на його купівлю, якщо автомобіль новий, або експертний висновок, якщо автомобіль був в експлуатації. Амортизація нараховується одним із методів, визначених п. 26 П(С)БО 7 «Основні засоби».

Також радимо скласти наказ керівника підприємства про порядок використання автомобіля працівника в господарській діяльності підприємства із виплатою компенсації. Цим наказом встановлюється напрямок використання автомобіля на підприємстві (з якою метою він використовуватиметься), порядок використання (хто саме ним користуватиметься); порядок оформлення документів про таке використання (наприклад, на підставі подорожніх листів) тощо.

Бухгалтерський облік

У бухгалтерському обліку рахунок для відображення витрат на компенсацію вартості використання авто працівнику залежить від напряму використання такого автомобіля (Д-т 23, 91, 92, 93 чи 94). За кредитом радимо використовувати рахунок 663 «Розрахунки з працівниками за іншими виплатами».

Приклад. Заступник директора вирушає у відрядження власним автомобілем, за використання якого йому встановлено компенсацію в розмірі 1 000 грн. Відображення в обліку виплати цієї компенсації див. у таблиці.

Таблиця

Облік витрат на виплату компенсації працівнику за використання авто

Податковий облік

Податок на прибуток

Наразі об'єктом оподаткування податком на прибуток є фінансовий результат, який визначається в бухгалтерському обліку підприємства.

Вартість компенсації за користування авто, так само, як і вартість придбаного і використаного у зв'язку з таким користуванням бензину, у бухгалтерському обліку потрапить до витрат підприємства у повній сумі. Розділ ІІІ ПКУ не передбачає коригувань фінрезультату у таких ситуаціях.

Податок на додану вартість

Оскільки власником автомобіля є фізособа — неплатник ПДВ, то, звісно, жодного податкового кредиту в сумі сплаченої компенсації або орендної плати підприємство не матиме.

Але якщо підприємство за договором буде здійснювати витрати на ремонти та утримання автомобіля, то матиме і податковий кредит на суми ПДВ, сплачені у ціні придбаних у зв'язку з цим товарів та послуг. І не буде визнавати податкове зобов'язання згідно з п. 198.5 ПКУ, у разі документального підтвердження використання автомобіля в господарській діяльності.

Саме для цього слід скласти наказ, у якому вказати напрямок використання такого автомобіля (він, звісно, має бути пов'язаний із господарською діяльністю) та підтвердити факт використання бензину для користування саме цим автомобілем. Для цього слід складати відповідні первинні документи (можна використовувати подорожні листи, хоча їх форма*, колись типова, наразі скасована). Радимо для доведення зв'язку здійснених підприємством витрат пального з його господарською діяльністю зазначати у подорожніх листах мету поїздок і маршрут, яким рухався автомобіль.

* Форма подорожного листа службового легкового автомобіля раніше була затверджена наказом Держкомстату від 17.02.98 р. №74, а для вантажного автомобіля — наказом Мінтрансу та Мінстату від 29.12.95 р. №488/346.

Податок на доходи фізосіб та військовий збір

Сума компенсації за використання авто не належить до фонду оплати праці, вона є додатковим благом (лист ГУ Міндоходів у м. Києві від 22.08.2014 р. №7720/10/26-1517-01-07).

Тому із суми компенсації потрібно утримати ПДФО у розмірі 18% та військовий збір у розмірі 1,5%. Ознака у формі №1ДФ у такому разі «126».

Єдиний соціальний внесок

Не є базою нарахування ЄСВ суми компенсації, виплачені найманому працівнику за використання особистого транспорту, на це прямо вказує п. 11 р. І Переліку №1170.