Який договір застосовувати?
Законодавство не регулює порядок використання власного транспорту працівників у госпдіяльності підприємства та особливостей оплати такого використання. Але разом з цим факт використання працівником свого автомобіля у діяльності підприємства обов’язково повинен бути підтверджений документально. Це може бути відплатний договір оренди такого автомобіля або безоплатний договір позички автомобіля.
Договір оренди (найму) транспортного засобу за участю фізособи підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ).
Договір позички, за яким однією зі сторін є юрособа, укладається лише у письмовій формі. Обов'язковому нотаріальному посвідченню підлягають договори позички транспортного засобу (крім наземних самохідних транспортних засобів), у якому хоча б однією стороною є фізособа (ст. 828 ЦКУ). Оскільки автомобіль є наземним транспортним засобом, нотаріальне посвідчення договору позички законом не вимагається.
Підприємство може обрати будь-який з цих цивільно-правових договорів (які регулюються нормами ЦКУ) на власний розсуд. КЗпП допускає використання інструментів, належних працівникам, з компенсацією за їх зношування (ст. 125 КЗпП). На думку автора, автомобіль – це не інструмент, тож ця стаття КЗпП не поширюється на використання основних засобів.
Отже, використання підприємством автомобілів, які належать працівникам, можливе тільки на умовах договорів оренди або позички. В даному випадку працівник не претендує на оплатне використання його аквтомобіля, а отже, більше підійде безвідплатний договір позички авто.
Якщо договору немає
Без оформлення договору позички або оренди неможливо буде списувати вартість пального на роботу автомобіля в межах діяльності підприємства. Оплата пального для заправки такого автомобіля буде додатковим благом працівника (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ). Витрати на таке пальне слід списати до складу інших операційних витрат як додаткове благо, надане працівнику: Дт 949 Кт 203. Фінрезультат з метою оподаткування податком на прибуток не коригується на вартість пального, яка списана як додаткове благо, надане фізособі – на підставі пп. 140.5.10 ПКУ. Оскільки витрати пального є додатковим благом працівника, воно оподатковується ПДФО та військовим збором на підставі пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ. Зокрема, ДФСУ у листі від 05.01.2017 р. №104/6/99-99-13-02-03-15 роз'яснила: «якщо юридична особа компенсує своєму найманому працівнику вартість палива, використаного під час виконання трудових обов’язків, то сума зазначеної компенсації підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором як додаткове благо на підставі пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ». Проте у цьому листі було описано ситуацію, коли використання працівником свого автомобіля в госпдіяльності підприємства не було оформлене документально.
ПДВ
Оскільки пальне використане не в госпдіяльності підприємства, то якщо воно придбавалося з ПДВ і був визнаний податковий кредит з ПДВ за таким придбанням, то на вартість такого пального потрібно нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ на підставі пп. 198.5 ПКУ. Якщо пальне придбавалося без ПДВ, то нараховувати ПЗ з ПДВ не потрібно. Про це читайте тут>>
Якщо ж правильно оформити фактичне використання автомобіля працівника у госпдіяльності підприємства – укласти з ним договір, - то на час такого використання автомобіль стає «службовим» автомобілем, і витрати на пальне стають витратами підприємства. Отже, за наявності договору позички автомобіля, наказу про норму списання пального для даного авто, авансові звіти працівника – якщо він придбаває пальне, розрахунки та акти списання пального, - всі ці документи будуть свідчити про господарське призначення витрат пального, а відтак не буде підстав вважати такі витрати додатковим благом працівника. Також не буде підстав і для нарахування податкових зобов’язань ПДВ за п. 198.5 ПКУ.
Придбання та списання палива
Щодо придбання палива за талонами ми писали у цьому матеріалі, який залишається актуальним в частині бухобліку:
https://online.dtkt.ua/Book/%C2%AB%D0%94%D0%9A%C2%BB%20%E2%84%9631-2014.epub/navPoint-8
Списання палива для роботи авто підприємство здійснює на підставі даних про фактичні показники використання палива (зазвичай вони накопичуються у подорожніх листах) та оформлює актом списання. При цьому, сам подорожній лист не є підставою для списання палива, а лише підтверджує кількість витраченого палива та те, що таке паливо було використано в госпдіяльності підприємства. Вимоги щодо складання подорожніх листів певної форми немає.
Бухоблік усіх видів палива ведеться на субрахунку 203. Вартість використаного палива списується на витратні рахунки, залежно від цілей використання автомобіля — 23, 91, 92, 93, 94, 97. Наприклад, витрати на використання бензину службовим автомобілем керівника підприємства потраплять до складу адмінвитрат. А вартість палива, використаного автомобілями, що належать менеджерам зі збуту, — до складу збутових витрат, і т.д.
Щодо використання подорожнього листа як підтвердження використання автомобіля у госпдіяльності підприємства ми писали у матеріалах:
https://consulting.dtkt.ua/taxation/other/11467
https://consulting.dtkt.ua/state/other/11563
https://news.dtkt.ua/state/other/24601
https://online.dtkt.ua/Book/%C2%AB%D0%94%D0%9A%C2%BB%20%E2%84%9607-2017.epub/navPoint-12
Додатково пропонуємо матеріал «Заправка у вихідний — не порушення»
https://online.dtkt.ua/Book/%C2%AB%D0%94%D0%9A%C2%BB%20%E2%84%9641-2014.epub/navPoint-15
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цього матеріалу можливий лише для зареєстрованих користувачів. Якщо ви вже зареєстровані на нашому сайті — будь ласка, авторизуйтесь.
Або зареєструйтесь , прямо зараз, це не вимагає ваших персональних даних і займе не більше однієї хвилини.
Зареєструватись