Сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт і не повернутих у встановлені законодавством терміни, оподатковується ПДФО за ставкою 18% (пп. 164.2.11 ПКУ) і військовим збором за ставкою 1,5%.
Для розрахунку суми, що підлягає оподаткуванню, слід керуватися п. 170.9 ПКУ. Зверніть увагу, що підзвітна особа звітує шляхом подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841*. До моменту подання авансового звіту або одночасно з його поданням підзвітна особа повертає надміру витрачені кошти (за їх наявності) до каси або на банківський рахунок роботодавця, який видав такі кошти (останній абзац пп. 170.9.2 ПКУ).
Якщо платник податку не повертає надміру витрачених сум у граничний строк**, то така сума, збільшена на натуральний коефіцієнт згідно з п. 164.5 ПКУ, підлягає оподаткуванню ПДФО. Згідно з пп. 168.1.1 ПКУ податковий агент повинен утримати ПДФО за рахунок працівника, використовуючи ставку податку, визначену в ст. 167 ПКУ, — 18%. Таке утримання ПДФО проводиться з будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) підзвітної особи за відповідний місяць (наприклад, із зарплати до виплати). У разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку (п. 4 Порядку №841)***. А інформація про суму надміру витрачених коштів, а також розрахунок суми ПДФО, завірений підписом відповідальної особи, заноситься до відповідних рядків авансового звіту.
* З 19.04.2016 р. у редакції згідно з наказом Мінфіну від 10.03.2016 р. №350.
** До закінчення третього або п'ятого, а в окремих випадках десятого або двадцятого банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок податкового агента платника податку, який надав кошти під звіт.
*** Див. додатково роз'яснення податківців.
І не забудьте про військовий збір. Адже відповідно до пп. 1.1 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ платниками військового збору є особи, визначені пунктом 162.1 ПКУ, зокрема фізособа-резидент, яка отримує доходи з джерела їх походження в Україні. Об'єктом оподаткування військовим збором є доходи, визначені ст. 163 ПКУ, зокрема загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід. Податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника, зобов'язаний утримати військовий збір зі суми такого доходу за його рахунок за ставкою 1,5% (пп. 168.1.1 ПКУ).
Для нашого запитання-прикладу необхідно буде зробити такий розрахунок:
1. Сума витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт і не повернених у встановлені законодавством терміни: 1000 грн - 950 грн = 50 грн.
2. ПДФО: 50,00 х 1,2195 х 18% = 10,98 грн.
3. Військовий збір: 50,00 х 1,5% = 0,75 грн.
Надміру витрачені у відрядженні кошти відображаються у формі №1ДФ за ознакою доходу «118».
Див. також «ДК» №19/2016 (стаття «Роз'їзний характер роботи») і «ДК» №50/2015 (стаття «Відрядження: акценти для бухгалтера»).