Працівник затримався у відрядженні на вихідні: компенсація зворотнього квитка

• Добові: Так, виплачуєте добові за 18.09 та 19.09 обом працівникам;
• Зарплата: Так, за 18.09 та 19.09 за обома працівниками зберігається заробітна плата, розмір якої не може бути нижчим за середній заробіток;
• Проїзд туди (корп. картка): Компенсація не потрібна, це прямі витрати підприємства;
• Проїзд назад (1-й працівник, корп. картка): Компенсація не потрібна;
• Проїзд назад (2-й працівник, власні кошти): Компенсація можлива. Щоб уникнути оподаткування, потрібен дозвіл керівника на затримку у відрядженні на вихідний день. В іншому випадку компенсація буде додатковим благом з оподаткуванням ПДФО (18%) та військовим збором (5%).

Виплата добових

Добові виплачуються за кожен день перебування у відрядженні, включаючи дні вибуття та прибуття. Оскільки офіційний термін відрядження для обох працівників — з 18 по 19 вересня 2025 року, добові за ці два дні належать обом. День 20 вересня для другого працівника не є днем відрядження, тому добові за цей день не нараховуються. Це право гарантоване ст. 121 КЗпП.

Оплата праці за дні відрядження

За працівниками, направленими у відрядження, зберігається місце роботи та посада. Оплата праці за дні відрядження (18 та 19 вересня) здійснюється відповідно до умов трудового договору, але її розмір не може бути нижчим за середній заробіток працівника (ст. 121 КЗпП та п. 13 розділу І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженій наказом МФУ від 13.03.1998 №59.

Оплата проїзду корпоративною карткою

Витрати на проїзд, оплачені з корпоративної платіжної картки, є прямими витратами підприємства. Кошти на такій картці належать юридичній особі, а не працівнику. Відповідно, працівник не ніс власних витрат, тому відшкодовувати (компенсувати) йому нічого не потрібно. Факт витрат підтверджується випискою з рахунку та транспортними квитками.

Компенсація зворотного квитка працівнику, який повернувся пізніше

Це питання має два варіанти вирішення.

Варіант 1 (Без оподаткування)

Пункт 7 розділу І Інструкції про службові відрядження №59 передбачає з дозволу керівника брати до уваги затримку у відрядженні на вихідні дні. Оскільки 20 вересня 2025 року — це субота (вихідний день), керівник може надати дозвіл на таку затримку. В такому разі вартість зворотного квитка можна компенсувати працівнику без оподаткування як витрати на відрядження.

Що потрібно:

• дозвіл керівника (наприклад, резолюція на службовій записці працівника або відповідний пункт у наказі про відрядження);
• підтвердні документи від працівника: транспортний квиток та документ, що підтверджує оплату власними коштами (наприклад, виписка з особистого карткового рахунку).

Для цього необхідно отримати від працівника службову записку з проханням дозволити повернутися з відрядження на день пізніше у зв'язку з вихідним днем та отримати на ній позитивну резолюцію керівника. На підставі цього та підтвердних документів (квиток, доказ оплати) можна провести компенсацію без податкових наслідків.

Варіант 2 (з оподаткуванням як додаткове благо)

Якщо дозвіл керівника на затримку не оформлено, податкові органи можуть розглядати таку компенсацію як додаткове благо працівника. У такому випадку суму компенсації необхідно оподаткувати: ПДФО) за ставкою 18% та ВЗ за ставкою 5%.

База оподаткування для ПДФО визначається із застосуванням «натурального» коефіцієнта (1,219512), оскільки дохід надається у негрошовій формі (оплата витрат). Для ВЗ коефіцієнт не застосовується.

Висновок:

• Перед відрядженням треба прописати в наказі про відрядження дати початку та закінчення відрядження, а також порядок компенсації витрат;
• Коли працівник змінює дату повернення для власних потреб, у наказі можна зазначити, що зворотний проїзд компенсується лише до дати закінчення відрядження, або ж взагалі не компенсується, якщо дата повернення змінена з особистих причин.