Чинне законодавство не встановлює прямої заборони на направлення працівника у наступне відрядження до моменту подання звіту за попереднє.
Проте важливо враховувати такі аспекти:
Обов'язок звітування не є абсолютним
Звіт про використання коштів (авансовий звіт) подається не завжди. Відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт є обов'язковим у двох основних випадках:
- якщо під час відрядження виник оподатковуваний дохід (наприклад, через відсутність підтвердних документів на витрати);
- якщо працівник використовував готівку понад суму добових, включаючи отриману з платіжних інструментів.
Якщо працівнику видавали лише добові, або всі розрахунки були безготівковими і немає надміру витрачених коштів для повернення, обов'язку подавати авансовий звіт у нього немає.
Окрім того, відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ після повернення з відрядження працівник зобов’язаний подати підтвердні документи про витрати (чек, квитанції, авансовий звіт) у встановлений строк до кінця місяця, наступного за місяцем завершення відрядження.
Тож, у працівника вдосталь часу для звітування за попереднє відрядження.
Наслідки неповернення коштів
Якщо працівник не повернув залишок підзвітних коштів в установлені строки, ця сума включається до його загального оподатковуваного доходу. Роботодавець як податковий агент зобов'язаний утримати з цієї суми:
- ПДФО за ставкою 18%. База оподаткування визначається із застосуванням «натурального» коефіцієнта (пп. 164.5 ПКУ);
- ВЗ за ставкою 5%, натуральний коефіцієнт не застосовується.
Внутрішні правила підприємства
Підприємства самостійно розробляють внутрішнє Положення про відрядження. У цьому документі роботодавець може встановити власні правила, зокрема, передбачити заборону на видачу авансу чи направлення у нове відрядження до повного звітування за попереднє. Такі внутрішні норми є обов'язковими для виконання працівниками підприємства.
Отже, хоча пряма законодавча заборона відсутня, з метою фінансового контролю та уникнення податкових ризиків доцільно врегулювати це питання у внутрішньому Положенні про відрядження.
Висновок:
Законодавство прямо не забороняє направляти працівника у нове відрядження, якщо він не відзвітував за попереднє. Однак, якщо працівник не поверне вчасно залишок підзвітних коштів, у роботодавця виникне обов'язок утримати з цих сум ПДФО та військовий збір.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 139 грн/міс
Передплатити